Hồ sơ pháp lý nhiều lớp
Giấy phép, phân loại, CO/CQ, invoice, packing list, tờ khai, chứng nhận và tài liệu kỹ thuật cần lưu có hệ thống.
Phần mềm ERP quản lý nhà nhập khẩu thiết bị y tế
Faceworks ERP cho nhập khẩu thiết bị y tế
Phần mềm ERP quản lý nhà nhập khẩu thiết bị y tế
Phần mềm Faceworks giúp nhà nhập khẩu thiết bị y tế quản lý hồ sơ nhập khẩu, giấy phép, serial, lot, kho, bảo hành, bảo trì, đấu thầu và công nợ.
Bản chất nghiệp vụ
Nhà nhập khẩu thiết bị y tế không chỉ mua hàng và bán lại. Doanh nghiệp phải quản lý giấy phép, hồ sơ pháp lý, chứng từ nhập khẩu, CO/CQ, serial, lot, hạn bảo hành, phụ kiện, linh kiện thay thế, đấu thầu, giao bệnh viện và dịch vụ sau bán.
ERP cho nhà nhập khẩu thiết bị y tế cần quản lý nhà cung cấp, hợp đồng ngoại, shipment, hồ sơ nhập, phân loại thiết bị, kho serial/lot, giao hàng, lắp đặt, nghiệm thu, bảo hành, bảo trì, hiệu chuẩn, công nợ và báo cáo quản trị.
Faceworks có thể tùy biến cho doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị chẩn đoán, xét nghiệm, hình ảnh, phòng mổ, vật tư tiêu hao, máy móc phòng khám hoặc thiết bị cần bảo trì định kỳ.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Phần mềm cần bám vào dữ liệu vận hành thật, từ chứng từ, kho, chất lượng, truy xuất đến dịch vụ sau bán và giá thành.
Serial phải theo từ nhập đến bảo hành
Một thiết bị cần biết nhập lô nào, bán cho ai, lắp ở đâu, bảo hành đến khi nào và đã sửa gì.
Kho vừa quản thiết bị vừa quản vật tư
Thiết bị lớn, phụ kiện, linh kiện thay thế và vật tư tiêu hao có cách quản lý tồn khác nhau.
Đấu thầu và dự án kéo dài
Báo giá, hồ sơ thầu, hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu và thanh toán có nhiều mốc cần theo dõi.
Dịch vụ sau bán ảnh hưởng uy tín
Bảo hành, bảo trì, hiệu chuẩn, SLA và lịch kỹ thuật viên cần quản lý chặt.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm ERP quản lý nhà nhập khẩu thiết bị y tế
Faceworks thiết kế phân hệ theo nghiệp vụ riêng, có thể mở rộng theo nhà máy, dòng sản phẩm, tiêu chuẩn khách hàng và cách doanh nghiệp đang vận hành.
Nhà cung cấp nước ngoài
Quản lý hãng, hợp đồng, điều khoản, chứng chỉ, catalogue, giá mua và lịch sử giao dịch.
Hồ sơ nhập khẩu
Lưu PO, invoice, packing list, tờ khai, CO/CQ, giấy phép, phân loại và chứng từ liên quan.
Quản lý thiết bị
Theo dõi model, cấu hình, phụ kiện, serial, lot, hạn bảo hành, tài liệu kỹ thuật và trạng thái.
Kho serial/lot
Quản lý nhập kho, xuất kho, vị trí, serial, lot, hạn dùng, phụ kiện và trạng thái QC.
Bán hàng dự án
Theo dõi lead, báo giá, hồ sơ thầu, hợp đồng, lịch giao, nghiệm thu và công nợ.
Giao hàng và lắp đặt
Quản lý lịch giao, địa điểm, kỹ thuật viên, biên bản bàn giao, checklist và nghiệm thu.
Bảo hành
Theo dõi serial, thời hạn, phiếu bảo hành, lỗi, linh kiện thay thế, SLA và kết quả xử lý.
Bảo trì/hiệu chuẩn
Lập lịch định kỳ, checklist, chứng nhận hiệu chuẩn, cảnh báo quá hạn và lịch sử dịch vụ.
Linh kiện thay thế
Quản lý spare parts, mã hãng, tồn kho, cấp phát sửa chữa, thu hồi và chi phí.
Tài liệu thiết bị
Lưu manual, catalogue, chứng chỉ, hướng dẫn sử dụng, tài liệu đào tạo và phiên bản.
Tài chính
Theo dõi chi phí nhập khẩu, tỷ giá, thuế phí, công nợ khách, công nợ hãng và lợi nhuận.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Tạo kế hoạch nhập khẩu, PO hãng, shipment và hồ sơ chứng từ cần chuẩn bị.
- 02
Nhập kho theo serial/lot, gắn CO/CQ, tài liệu, phụ kiện và trạng thái hàng.
- 03
Bán hàng hoặc đấu thầu, lập báo giá, hợp đồng, lịch giao và nghiệm thu.
- 04
Giao lắp, bàn giao, kích hoạt bảo hành, lập lịch bảo trì/hiệu chuẩn.
- 05
Theo dõi dịch vụ sau bán, linh kiện thay thế, công nợ và lợi nhuận từng dự án.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Serial là trục quản trị sau bán
Từ serial có thể biết nguồn nhập, hồ sơ, khách hàng, bảo hành, bảo trì và chi phí sửa chữa.
Hồ sơ nhập khẩu cần kiểm hạn
Giấy phép, chứng nhận, phân loại và tài liệu kỹ thuật cần cảnh báo để tránh bị động khi nhập hoặc đấu thầu.
Dịch vụ kỹ thuật là một phần của ERP
Thiết bị y tế cần bảo hành, bảo trì và hiệu chuẩn nên không thể chỉ quản lý bán hàng và kho.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép doanh nghiệp theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Miễn là có quy trình, Faceworks có thể xây phần mềm theo quy trình đó.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết kinh doanh, kỹ thuật, kế hoạch, kho, QC, kế toán, dịch vụ và dashboard để giảm nhập liệu lặp.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý serial thiết bị y tế không?
Có. Faceworks theo dõi serial từ nhập khẩu, kho, bán hàng, lắp đặt đến bảo hành và bảo trì.
Có quản lý hồ sơ nhập khẩu không?
Có. Hệ thống lưu PO, invoice, packing list, tờ khai, CO/CQ, giấy phép và tài liệu kỹ thuật.
Có quản lý bảo trì, hiệu chuẩn không?
Có. Phần mềm lập lịch, checklist, chứng nhận, cảnh báo quá hạn và lịch sử dịch vụ.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình doanh nghiệp?
Faceworks có thể khảo sát, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển ERP phù hợp với cách doanh nghiệp thật sự vận hành.
