Phần mềm ERP quản lý thẩm mỹ viện
Phần mềm ERP quản lý thẩm mỹ viện
Faceworks thiết kế ERP cho thẩm mỹ viện để quản lý tư vấn, hồ sơ khách hàng, bác sĩ, thủ thuật, liệu trình, phòng mổ/tiểu phẫu, vật tư y tế, thu tiền, bảo hành dịch vụ và chăm sóc sau điều trị.
Theo quy trình thực tếDữ liệu tập trungDashboard realtime
Mockup dashboard Phần mềm ERP quản lý thẩm mỹ viện
Tư vấnHồ sơ thẩm mỹBác sĩVật tư y tếHậu phẫu
Không chỉ là lịch hẹn spa
Thẩm mỹ viện có lớp nghiệp vụ sâu hơn spa thông thường: tư vấn chuyên môn, hồ sơ trước sau, cam kết dịch vụ, chỉ định bác sĩ, phòng thủ thuật và chăm sóc hậu phẫu.
Hồ sơ khách hàng cần chặt chẽ
Mỗi khách cần lưu nhu cầu, hình ảnh, chống chỉ định, bệnh sử, cam kết, dịch vụ đã làm, thuốc dùng và lịch tái khám.
Dịch vụ có nhiều bước duyệt
Tư vấn, báo giá, đặt cọc, khám sàng lọc, thực hiện thủ thuật, tái khám và bảo hành dịch vụ cần trạng thái rõ ràng.
Vận hành gắn với doanh thu và rủi ro
Doanh thu gói, công nợ, hoa hồng, vật tư tiêu hao, khiếu nại và bảo hành đều cần được quản lý chung một hệ thống.
Bản chất bài toán quản lý
Đây là bài toán ERP lớn vì dữ liệu không chỉ nằm ở một phòng ban. Từ tư vấn, vận hành, kho, nhân sự, chi phí, chất lượng đến báo cáo điều hành đều ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu mỗi bộ phận dùng một file riêng, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy kết quả muộn và rất khó truy nguyên nguyên nhân.
Faceworks khảo sát cách doanh nghiệp thật sự vận hành, sau đó thiết kế luồng dữ liệu, trạng thái, phân quyền, biểu mẫu và cảnh báo theo đúng quy trình đó.
Vấn đề thực tế
- Lead nhiều nhưng tư vấn viên, bác sĩ và thu ngân không dùng chung lịch sử trao đổi nên dễ hứa sai dịch vụ hoặc sai giá.
- Hồ sơ hình ảnh trước sau lưu rải rác trên điện thoại, khi khách khiếu nại hoặc cần tái khám rất khó tra lại.
- Vật tư y tế, thuốc, filler, chỉ, kim, dụng cụ tiêu hao không được trừ đúng theo ca thực hiện.
- Bảo hành dịch vụ và chăm sóc hậu phẫu không có lịch tự động nên phụ thuộc nhiều vào ghi nhớ của nhân viên.
Luồng dữ liệu vận hành
Luồng này giúp dữ liệu phát sinh ở tuyến đầu được chuyển thành tồn kho, chi phí, chất lượng, công nợ, lịch xử lý và dashboard quản trị mà không phải nhập lại nhiều lần.
Vai trò sử dụng theo từng bộ phận
Tư vấn viên
Nắm đầy đủ nhu cầu, hồ sơ ảnh, báo giá, công nợ và lịch chăm sóc để không bỏ sót khách.
Bác sĩ
Xem hồ sơ, chống chỉ định, hình ảnh, chỉ định dịch vụ và lịch sử can thiệp trước khi thực hiện.
Kho – điều dưỡng
Chuẩn bị vật tư theo ca, trừ kho đúng lô hạn và ghi nhận tiêu hao thực tế.
Quản lý
Kiểm soát doanh thu, rủi ro hồ sơ, lịch bác sĩ, khiếu nại và hiệu quả từng kênh marketing.
Rule tự động và cảnh báo
- Không cho thực hiện nếu hồ sơ thiếu cam kết, thiếu ảnh hoặc chưa đủ điều kiện thanh toán theo quy định.
- Cảnh báo vật tư cận hạn, thuốc cần kiểm soát, khách có chống chỉ định hoặc lịch tái khám quá hạn.
- Tự động tạo lịch chăm sóc hậu phẫu theo loại dịch vụ và ngày thực hiện.
- Khóa sửa hồ sơ nhạy cảm bằng phân quyền và lưu nhật ký thay đổi.
Tùy biến Faceworks
Faceworks không đóng khung doanh nghiệp vào một mẫu có sẵn. Nếu doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể số hóa quy trình đó thành phần mềm: từ biểu mẫu, luồng duyệt, cách tính chi phí, phân quyền đến báo cáo quản trị.
Câu hỏi thường gặp
ERP thẩm mỹ viện khác gì phần mềm spa?
ERP thẩm mỹ viện cần quản lý thêm hồ sơ chuyên môn, bác sĩ, thủ thuật, vật tư y tế, cam kết, hậu phẫu, bảo hành dịch vụ và rủi ro khiếu nại.
Faceworks có tùy biến form hồ sơ thẩm mỹ không?
Có. Mỗi loại dịch vụ có thể có form tư vấn, form khám, ảnh trước sau, cam kết và lịch chăm sóc riêng.
Có quản lý được nhiều chi nhánh không?
Có. Hệ thống có thể phân quyền theo chi nhánh nhưng vẫn tập trung dữ liệu để chủ doanh nghiệp xem toàn chuỗi.
Triển khai ERP theo đúng quy trình riêng
Faceworks giúp doanh nghiệp chuyển quy trình vận hành thực tế thành hệ thống quản lý có dữ liệu tập trung, trách nhiệm rõ ràng và khả năng mở rộng lâu dài.
