Phần mềm ERP quản lý trung tâm đào tạo
Phần mềm ERP quản lý trung tâm đào tạo
Faceworks thiết kế ERP cho trung tâm đào tạo để quản lý tuyển sinh, tư vấn, lớp học, lịch học, giáo viên, học viên, điểm danh, học phí, công nợ, thu nhập giáo viên và chăm sóc sau khóa học.
Thiết kế theo quy trìnhDữ liệu tập trungDashboard realtime
Mockup dashboard Phần mềm ERP quản lý trung tâm đào tạo
Tuyển sinhLớp họcGiáo viênHọc phíCSHV
Tuyển sinh nối với vận hành lớp
Lead, tư vấn, kiểm tra đầu vào, xếp lớp, học thử, đóng phí và chăm sóc phải liền mạch để trung tâm không mất học viên giữa các bước.
Lớp học là đơn vị vận hành lõi
Mỗi lớp có lịch, phòng, giáo viên, giáo trình, sĩ số, trạng thái buổi học, điểm danh và kết quả học tập.
Tài chính đào tạo có nhiều biến thể
Học phí trọn khóa, theo tháng, theo buổi, trả góp, bảo lưu, chuyển lớp, hoàn phí và học bù cần được quản lý rõ.
Giáo viên cần được tính thu nhập đúng
Thu nhập có thể theo giờ, theo buổi, theo lớp, theo số học viên, theo doanh thu hoặc theo KPI chất lượng.
Bản chất bài toán quản lý
Đây là bài toán phần mềm lớn vì nó không dừng ở một nghiệp vụ đơn lẻ. Hệ thống phải nối được dữ liệu phát sinh ở tuyến đầu với tài chính, nhân sự, vận hành, phê duyệt và báo cáo quản trị.
Faceworks bắt đầu từ quy trình thật của doanh nghiệp: ai tạo dữ liệu, ai kiểm tra, ai duyệt, dữ liệu nào cần cảnh báo và báo cáo nào phục vụ quyết định điều hành.
Vấn đề thực tế
- Tư vấn viên có nhiều nguồn lead nhưng không biết học viên đã học thử, đã đóng phí hay cần chăm lại lúc nào.
- Lịch học thay đổi liên tục, nếu quản lý bằng bảng tính sẽ dễ trùng phòng, trùng giáo viên hoặc bỏ sót lịch học bù.
- Học phí thu nhiều đợt, bảo lưu và chuyển lớp làm kế toán khó đối soát công nợ từng học viên.
- Thu nhập giáo viên tính thủ công theo buổi dạy, lớp dạy, trợ giảng và học bù nên dễ sai và mất nhiều thời gian.
Luồng dữ liệu vận hành
Khi luồng dữ liệu được nối liền, doanh nghiệp giảm nhập lại, giảm lệch số liệu giữa các bộ phận và nhìn thấy điểm nghẽn ngay trong quá trình vận hành.
Vai trò sử dụng theo từng bộ phận
Tư vấn tuyển sinh
Nắm lịch sử chăm sóc, nhu cầu, lịch học thử và trạng thái đóng phí để không bỏ sót học viên.
Giáo vụ
Xếp lớp, đổi lịch, quản lý điểm danh, học bù, bảo lưu và thông báo lịch học.
Kế toán
Đối soát học phí, công nợ, hoàn phí, ưu đãi và thu nhập giáo viên.
Ban giám đốc
Xem phễu tuyển sinh, hiệu quả lớp, doanh thu, tỷ lệ tái ghi danh và chất lượng đào tạo.
Rule tự động và cảnh báo
- Cảnh báo lớp dưới sĩ số tối thiểu, học viên nghỉ quá số buổi hoặc công nợ quá hạn.
- Không cho xếp lịch nếu trùng giáo viên, trùng phòng hoặc vượt sức chứa lớp.
- Tự động tính học phí còn lại khi chuyển lớp, bảo lưu, học bù hoặc hoàn phí.
- Tự động tạo lịch chăm sóc trước khi kết thúc khóa để tăng tỷ lệ tái ghi danh.
Tùy biến Faceworks
Faceworks không ép doanh nghiệp dùng một mẫu cứng. Nếu doanh nghiệp có quy trình riêng, Faceworks có thể thiết kế phần mềm theo quy trình đó: biểu mẫu, trạng thái, phân quyền, luồng duyệt, công thức tính và dashboard đều có thể tùy biến.
Câu hỏi thường gặp
ERP trung tâm đào tạo có quản lý tuyển sinh không?
Có. Faceworks có thể nối dữ liệu từ lead, tư vấn, học thử, xếp lớp đến đóng học phí và chăm sóc sau khóa học.
Có tính được thu nhập giáo viên không?
Có. Hệ thống có thể tính theo giờ, buổi, lớp, số học viên, doanh thu hoặc chính sách riêng của trung tâm.
Có dùng được cho nhiều chi nhánh không?
Có. Faceworks có thể phân quyền theo chi nhánh nhưng vẫn tổng hợp dữ liệu tuyển sinh, lớp, học phí và giáo viên toàn hệ thống.
Triển khai ERP theo đúng mô hình vận hành
Faceworks giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tập trung dữ liệu và xây dựng hệ thống quản trị phù hợp với thực tế thay vì phải ép mình theo một mẫu phần mềm có sẵn.
