Phần mềm ERP quản lý xuất khẩu nông sản
Phần mềm ERP quản lý xuất khẩu nông sản
Faceworks xây dựng ERP cho xuất khẩu nông sản để quản lý vùng nguyên liệu, hợp đồng, thu mua, QC, sơ chế, đóng gói, kho lạnh, container, chứng từ xuất khẩu, truy xuất nguồn gốc và công nợ quốc tế.
Theo quy trình thực tếDữ liệu tập trungDashboard realtime
Mockup dashboard Phần mềm ERP quản lý xuất khẩu nông sản
Vùng nguyên liệuQCĐóng góiContainerChứng từ
Xuất khẩu bắt đầu từ vùng nguyên liệu
Đơn hàng xuất khẩu không chỉ cần đủ sản lượng; cần đủ tiêu chuẩn, mã vùng trồng, nhật ký, dư lượng, chứng nhận và lịch thu hoạch phù hợp.
QC quyết định khả năng đi hàng
Kích cỡ, độ chín, độ đường, dư lượng, sâu bệnh, phân loại, xử lý sau thu hoạch và nhiệt độ bảo quản đều ảnh hưởng đến việc thông quan và khiếu nại.
Chứng từ là một phần của quy trình
Hợp đồng, packing list, invoice, CO, phytosanitary, kiểm dịch, vận đơn, booking container và chứng thư cần gắn với lô hàng.
Truy xuất phải nối từ farm đến container
Từ mã QR trên thùng/carton cần truy ngược được vùng trồng, ngày thu hoạch, nhà đóng gói, QC, kho lạnh và container.
Bản chất bài toán quản lý
Đây là bài toán phần mềm lớn vì dữ liệu không chỉ nằm ở một chứng từ. Hệ thống phải nối được kế hoạch, vận hành, kho, chất lượng, tài chính, phê duyệt và báo cáo để nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ luồng phát sinh.
Faceworks khảo sát quy trình thật, xác định dữ liệu nào phát sinh ở đâu, ai chịu trách nhiệm, bước nào cần kiểm soát và báo cáo nào cần cho điều hành.
Vấn đề thực tế
- Kinh doanh nhận đơn nhưng vùng nguyên liệu chưa chắc đủ sản lượng đạt chuẩn vào đúng ngày đóng container.
- QC ghi bằng giấy khiến kết quả phân loại, mẫu kiểm nghiệm và quyết định loại hàng không nối với hợp đồng xuất khẩu.
- Chứng từ xuất khẩu làm thủ công nên dễ sai thông tin lô hàng, số container, số seal hoặc quy cách đóng gói.
- Khi khách nước ngoài khiếu nại, doanh nghiệp mất nhiều giờ truy lại lô trồng, ca đóng gói, nhiệt độ kho và người phụ trách.
Luồng dữ liệu vận hành
Khi dữ liệu được nối liền, doanh nghiệp giảm nhập lại, giảm lệch số giữa các bộ phận và phát hiện sớm rủi ro trước khi thành chi phí.
Vai trò sử dụng theo từng bộ phận
Kinh doanh xuất khẩu
Biết khả năng đáp ứng đơn hàng, sản lượng đạt chuẩn, lịch container và tình trạng chứng từ.
Thu mua/vùng nguyên liệu
Điều phối thu hoạch, cân nhận, phân loại và đối chiếu công nợ với nhà vườn/hợp tác xã.
QC/nhà máy đóng gói
Kiểm soát tiêu chuẩn, hao hụt, đóng gói, tem truy xuất và điều kiện kho lạnh.
Logistics/chứng từ
Theo dõi booking, container, seal, chứng từ, lịch tàu và trạng thái thanh toán.
Rule tự động và cảnh báo
- Không cho đóng container nếu lô hàng thiếu QC, thiếu chứng từ bắt buộc hoặc không đủ dữ liệu truy xuất.
- Cảnh báo sản lượng đạt chuẩn thấp hơn hợp đồng, kho lạnh quá nhiệt hoặc lô lưu kho quá ngày.
- Tự động tạo mã truy xuất từ vùng nguyên liệu, lô thu hoạch, ca đóng gói và container.
- Cảnh báo chứng từ sắp đến hạn, thanh toán quá hạn hoặc điều kiện giao hàng chưa hoàn tất.
Tùy biến Faceworks
Faceworks không ép doanh nghiệp dùng một mẫu cứng. Nếu doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể thiết kế phần mềm theo quy trình đó: biểu mẫu, trạng thái, phân quyền, luồng duyệt, công thức tính và dashboard đều có thể tùy biến.
Câu hỏi thường gặp
ERP xuất khẩu nông sản có quản lý được chứng từ xuất khẩu không?
Có. Faceworks có thể quản lý invoice, packing list, CO, kiểm dịch, vận đơn, booking container và các chứng từ theo yêu cầu từng thị trường.
Có truy xuất từ container về vùng trồng không?
Có. Hệ thống có thể nối container, pallet, thùng, lô đóng gói, lô thu hoạch, vùng trồng, nhật ký và kết quả QC.
Có quản lý được kho lạnh và FEFO không?
Có. Faceworks có thể theo dõi nhiệt độ, thời gian lưu kho, vị trí, lô hàng và cảnh báo theo hạn chất lượng hoặc nguyên tắc FEFO.
Triển khai ERP theo đúng quy trình riêng
Faceworks giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, kiểm soát vận hành và xây dựng hệ thống quản trị phù hợp với thực tế thay vì phải ép mình theo một mẫu phần mềm có sẵn.
