Phần mềm nhà cung cấp cho ERP Core | Faceworks
Phần mềm nhà cung cấp cho ERP Core
Faceworks Nhà cung cấp giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhà cung cấp tập trung trong ERP, bao gồm thông tin pháp lý, người liên hệ, nhóm hàng cung ứng, chứng chỉ, hợp đồng, báo giá, đơn mua, công nợ, đánh giá chất lượng và lịch sử giao dịch. Dữ liệu nhà cung cấp được chuẩn hóa để mua hàng, kế toán, kho và ban quản lý cùng dùng một nguồn thông tin đáng tin cậy.
Lưu mã số thuế, tài khoản ngân hàng, địa chỉ, người liên hệ, nhóm hàng, điều khoản thanh toán và tài liệu pháp lý.
Theo dõi chứng chỉ, năng lực cung ứng, lịch sử giao hàng, chất lượng, giá, công nợ và cảnh báo hồ sơ hết hạn.
Liên kết với đề xuất mua hàng, báo giá, đơn mua, nhập kho, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và đánh giá định kỳ.
Nhà cung cấp là một phần của năng lực vận hành
Doanh nghiệp thường chú ý nhiều đến khách hàng nhưng lại quản lý nhà cung cấp khá rời rạc. Một nhà cung cấp có thể xuất hiện trong nhiều file với nhiều cách viết tên, nhiều mã thanh toán, nhiều người liên hệ và nhiều điều khoản khác nhau. Khi cần so sánh giá, truy xuất lịch sử giao hàng, kiểm tra chứng chỉ hoặc xác minh công nợ, các phòng ban phải hỏi nhau thủ công. Điều này làm quy trình mua hàng chậm và tăng rủi ro chọn sai đối tác.
Faceworks Nhà cung cấp đưa dữ liệu này về một hồ sơ chuẩn. Mỗi nhà cung cấp có thông tin định danh, nhóm hàng, năng lực, hồ sơ pháp lý, điều khoản thương mại, lịch sử báo giá, hợp đồng, đơn mua, nhập kho, thanh toán và đánh giá hiệu quả. Khi mua hàng tạo yêu cầu, hệ thống có thể gợi ý nhà cung cấp phù hợp theo nhóm hàng, trạng thái hồ sơ, năng lực cung ứng, lịch sử giá và mức độ tin cậy.
Luồng quản lý nhà cung cấp
Đăng ký
Tạo hồ sơ nhà cung cấp mới, thu thập thông tin pháp lý, tài khoản ngân hàng và người liên hệ.
Thẩm định
Kiểm tra năng lực, chứng chỉ, nhóm hàng, hồ sơ thuế, rủi ro và điều kiện hợp tác.
Giao dịch
Liên kết báo giá, đơn mua, hợp đồng, nhập kho, nghiệm thu và thanh toán.
Đánh giá
Chấm điểm giao hàng, chất lượng, giá, phản hồi, chứng từ và tuân thủ cam kết.
Cải thiện
Phân loại nhà cung cấp chiến lược, hạn chế, tạm khóa hoặc cần thương lượng lại.
Dữ liệu nên có trong hồ sơ nhà cung cấp
- Thông tin pháp lý: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, giấy phép và chứng chỉ liên quan.
- Thông tin thương mại: nhóm hàng cung ứng, bảng giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng.
- Thông tin tài chính: tài khoản ngân hàng, công nợ, hạn mức, lịch sử thanh toán và chứng từ đối soát.
- Thông tin vận hành: đơn mua, phiếu nhập, nghiệm thu, tỷ lệ giao đúng hạn và phản hồi chất lượng.
- Tài liệu đính kèm: hợp đồng, phụ lục, báo giá, chứng nhận, hồ sơ năng lực và biên bản làm việc.
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
| Tiêu chí | Ý nghĩa quản trị |
|---|---|
| Giá và ổn định giá | So sánh báo giá theo thời gian, theo nhóm hàng và theo điều kiện mua. |
| Giao hàng đúng hạn | Đo số đơn trễ, nguyên nhân trễ, ảnh hưởng đến sản xuất hoặc dự án. |
| Chất lượng | Gắn với tỷ lệ lỗi, hàng trả lại, biên bản không phù hợp và chi phí xử lý. |
| Tuân thủ hồ sơ | Theo dõi chứng chỉ, hợp đồng, hồ sơ thuế, tài khoản ngân hàng và tài liệu hết hạn. |
Liên kết mua hàng, kho và kế toán
Một hồ sơ nhà cung cấp tốt phải đi cùng luồng nghiệp vụ. Khi mua hàng tạo đề xuất, Faceworks có thể lấy danh sách nhà cung cấp đủ điều kiện. Khi nhận báo giá, hệ thống lưu giá theo nhóm hàng và thời điểm. Khi đặt hàng, hợp đồng và điều khoản thanh toán được gắn vào đơn mua. Khi kho nhập hàng, dữ liệu giao nhận và chất lượng cập nhật ngược về đánh giá nhà cung cấp. Khi kế toán thanh toán, công nợ và chứng từ được nối với đúng hồ sơ.
Cách liên kết này giúp doanh nghiệp không chỉ biết đã mua của ai, mà còn biết nhà cung cấp đó có đáng tin hay không. Báo cáo có thể chỉ ra nhà cung cấp giao trễ nhiều nhất, nhóm hàng có biến động giá lớn, đối tác có công nợ kéo dài hoặc hồ sơ pháp lý cần cập nhật. Đây là nền tảng cho mua hàng chiến lược và kiểm soát rủi ro chuỗi cung ứng.
Faceworks Nhà cung cấp giúp dữ liệu mua hàng sạch từ gốc
Nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng trùng nhà cung cấp, thiếu hồ sơ pháp lý, khó so sánh giá hoặc không đánh giá được chất lượng cung ứng, Faceworks giúp chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp và kết nối trực tiếp với mua hàng, kho, hợp đồng và kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có kiểm tra trùng nhà cung cấp không?
Có. Hệ thống có thể kiểm tra trùng theo mã số thuế, tên công ty, số điện thoại, email, tài khoản ngân hàng hoặc tiêu chí kết hợp.
Có đánh giá nhà cung cấp sau mỗi đơn mua không?
Có. Doanh nghiệp có thể đánh giá theo giao hàng, chất lượng, giá, chứng từ, phản hồi và mức độ tuân thủ.
Hồ sơ nhà cung cấp có liên kết với công nợ không?
Có. Nhà cung cấp có thể liên kết với đơn mua, phiếu nhập, hóa đơn, thanh toán, công nợ và chứng từ đối soát.
