Phần mềm quản lý Availability cho khách sạn
Faceworks PMS theo quy trình khách sạn
Phần mềm quản lý Availability cho khách sạn
Availability là nghiệp vụ nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu phòng. Nếu lịch trống sai, khách sạn có thể mất cơ hội bán, bán trùng phòng hoặc không giữ được allotment đã cam kết với đối tác.
Mockup dashboard vận hành
Phần hình ảnh đầu bài được trình bày như một màn hình dữ liệu thu gọn, giúp người đọc hình dung các nhóm thông tin sẽ được quản lý trong hệ thống thật.
| Calendar phòng | Trống, đã bán, giữ phòng, block, đang dọn, bảo trì |
| Allotment | Số phòng giữ cho OTA/đại lý/hợp đồng theo ngày |
| Rule bán phòng | Stop sell, min night, release day, giới hạn kênh |
| Cảnh báo | Overbooking, lệch tồn kênh, phòng chưa sẵn sàng |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý Availability là quản lý khả năng bán phòng theo thời gian thực. Dữ liệu không chỉ là phòng còn trống hay không, mà còn gồm loại phòng, phòng vật lý, allotment theo kênh, phòng đang giữ, phòng bảo trì, phòng chưa dọn, phòng đổi cho khách và các rule bán như stop sell, minimum stay hoặc release day.
Vấn đề thực tế thường gặp
Lịch trống lệch giữa kênh
Website, OTA, lễ tân và sales đoàn nhìn số phòng trống khác nhau.
Giữ phòng không có hạn
Nhân viên giữ phòng cho khách hoặc đại lý nhưng không đặt thời hạn tự nhả.
Block phòng không rõ lý do
Phòng bị chặn do bảo trì, dọn phòng hoặc nội bộ nhưng không có người phụ trách.
Allotment bị quên
Phòng đã cam kết cho đối tác nhưng không được trừ khỏi tồn khả dụng.
Không cảnh báo overbooking
Khi booking mới vào, hệ thống không kiểm tra phòng thật, phòng loại và lịch dọn.
Quy tắc bán không đồng nhất
Stop sell, min night, ngày lễ, phụ thu hoặc chính sách kênh bị cập nhật thủ công.
Các phân hệ cần có
Bài toán Availability cần tập trung vào lịch trống, rule bán phòng, allotment, block phòng và đồng bộ trạng thái với booking/housekeeping.
Phạm vi triển khai và vai trò sử dụng
Liên thông booking và housekeeping
Availability cần cập nhật ngay khi có booking mới, hủy phòng, đổi phòng, gia hạn, block bảo trì hoặc phòng chưa sẵn sàng sau dọn. Nếu không nối với vận hành phòng, số phòng bán được sẽ dễ sai.
Vai trò sử dụng
Lễ tân xem lịch trống và đổi phòng; revenue quản lý rule bán; sales quản lý allotment; housekeeping cập nhật phòng sẵn sàng; quản lý duyệt block dài ngày và theo dõi rủi ro overbooking.
Chỉ số quản trị cần theo dõi
Quy trình vận hành đề xuất
- Revenue hoặc quản lý cấu hình phòng, loại phòng, allotment, rule bán và chính sách giữ phòng.
- Khi có booking mới, hệ thống trừ availability theo loại phòng, ngày ở, kênh và trạng thái xác nhận.
- Nếu giữ phòng tạm, hệ thống ghi người giữ, lý do, thời hạn tự nhả và cảnh báo khi sắp hết hạn.
- Housekeeping/bảo trì cập nhật phòng chưa sẵn sàng, phòng hỏng hoặc phòng cần block khỏi lịch bán.
- Hệ thống kiểm tra overbooking khi đổi phòng, gia hạn, hủy phòng, no-show hoặc booking đoàn.
- Availability được đồng bộ sang kênh bán và lưu lịch sử thay đổi để truy xuất khi có tranh chấp.
Báo cáo và kiểm soát
| Lịch availability | Tồn phòng theo ngày, loại phòng, kênh, booking, block và allotment. |
| Báo cáo overbooking | Ngày bị rủi ro, loại phòng, booking liên quan và nguyên nhân. |
| Báo cáo allotment | Số phòng cam kết, pickup, release, tồn trả về và doanh thu theo đối tác. |
| Báo cáo block phòng | Lý do block, thời gian, người phụ trách và tác động doanh thu. |
| Lịch sử chỉnh tồn | Ai chỉnh, chỉnh gì, lúc nào, lý do và dữ liệu trước/sau. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến quản lý Availability cho khách sạn, resort, căn hộ dịch vụ, villa hoặc chuỗi lưu trú nhiều cơ sở. Quy trình giữ phòng, allotment, block, rule bán và đồng bộ kênh có thể thiết kế theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks thiết kế màn hình, dữ liệu, phân quyền, cảnh báo, quy trình duyệt và báo cáo theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.
Có liên thông với hệ thống hiện có không?
Có. Hệ thống có thể liên thông ERP, CRM, PMS, kế toán, kho, kênh bán, máy móc hoặc dữ liệu file hiện có tùy bài toán.
Có theo dõi lịch sử và trách nhiệm xử lý không?
Có. Mỗi thay đổi quan trọng có thể lưu người cập nhật, thời điểm, dữ liệu trước sau, bằng chứng và trạng thái xử lý.
