Phần mềm quản lý Báo giá, Báo giá nhiều phiên bản cho hệ thống CRM
Phần mềm quản lý Báo giá, Báo giá nhiều phiên bản cho hệ thống CRM
Báo giá trong CRM không chỉ là một file PDF gửi cho khách. Đây là điểm nối giữa nhu cầu bán hàng, bảng giá, chiết khấu, điều khoản thương mại, phê duyệt nội bộ, phản hồi của khách và hợp đồng sau bán. Faceworks giúp doanh nghiệp quản lý báo giá nhiều phiên bản có kiểm soát, biết rõ bản nào đã duyệt, bản nào đã gửi, bản nào bị thay đổi và bản nào được khách chấp nhận.
Báo giá là cam kết thương mại trước hợp đồng, nên cần kiểm soát như một hồ sơ bán hàng có phiên bản
Mỗi báo giá thể hiện phạm vi bán, sản phẩm dịch vụ, đơn giá, chiết khấu, thuế phí, điều khoản thanh toán, hiệu lực, cam kết triển khai và trách nhiệm sau bán. Khi báo giá thay đổi nhiều lần, phần mềm phải lưu được lịch sử phiên bản để không nhầm giữa bản nháp, bản đã duyệt, bản đã gửi khách và bản được chấp nhận.
Phiên bản báo giá
Quản lý v1, v2, v3, bản nháp, bản đã duyệt, bản đã gửi và bản khách chấp nhận.
Line item
Kiểm soát sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế, chiết khấu, phí và ghi chú từng hạng mục.
Approval
Duyệt khi vượt chiết khấu, thay đổi điều khoản, giảm biên lợi nhuận hoặc phát sinh cam kết đặc biệt.
Chuyển đổi
Báo giá được chấp nhận phải chuyển tiếp được sang hợp đồng, đơn hàng, kế toán hoặc dự án triển khai.
Điểm nghẽn thường nằm ở việc nhiều bản báo giá cùng tồn tại nhưng không rõ bản nào là bản đúng
Trong quá trình bán hàng, báo giá thường thay đổi liên tục theo phản hồi của khách, đề xuất của sales, chính sách của quản lý và điều kiện tài chính. Nếu quản lý bằng file rời, doanh nghiệp dễ gửi nhầm bản, duyệt thiếu, tính sai chiết khấu hoặc ký hợp đồng theo điều khoản không còn hiệu lực.
- Sales lưu nhiều file báo giá trên máy cá nhân, tên file giống nhau nên khó xác định bản cuối.
- Khách yêu cầu thay đổi phạm vi nhưng hệ thống không lưu được lý do và tác động đến tổng tiền.
- Chiết khấu vượt thẩm quyền nhưng không qua quản lý duyệt trước khi gửi khách.
- Báo giá hết hạn vẫn được dùng để chốt hợp đồng, gây sai giá hoặc sai điều khoản.
- Kế toán, pháp chế hoặc triển khai không biết hợp đồng đang dựa trên phiên bản báo giá nào.
Các câu hỏi cần kiểm soát
- Bản báo giá nào đã gửi khách gần nhất?
- Bản nào đã được quản lý duyệt chiết khấu?
- Dòng sản phẩm nào bị thay đổi giữa v2 và v3?
- Báo giá còn hiệu lực không, hay cần xin giá lại?
- Nếu khách chấp nhận, dữ liệu nào được chuyển sang hợp đồng và kế toán?
Vòng đời quản lý báo giá nhiều phiên bản trong Faceworks CRM
Faceworks cho phép doanh nghiệp cấu hình vòng đời báo giá theo thẩm quyền duyệt và cách bán hàng thực tế.
| Giai đoạn | Dữ liệu cần quản lý | Điểm kiểm soát |
|---|---|---|
| Tạo báo giá | Khách hàng, cơ hội, người phụ trách, bảng giá, tiền tệ, thời hạn hiệu lực. | Đảm bảo báo giá đi ra từ đúng cơ hội bán hàng và đúng chính sách giá. |
| Sửa phiên bản | Lý do sửa, dữ liệu trước/sau, người sửa, bản thay thế, bản bị hủy. | Tránh nhầm bản nháp với bản đã gửi hoặc bản đã duyệt. |
| Duyệt báo giá | Ngưỡng chiết khấu, biên lợi nhuận, điều khoản thanh toán, cam kết giao hàng. | Chặn báo giá rủi ro trước khi gửi khách. |
| Chấp nhận báo giá | Ngày khách đồng ý, người xác nhận, file đính kèm, điều khoản cuối. | Chuyển đúng dữ liệu sang hợp đồng, đơn hàng và kế toán. |
Chức năng cần có của phần mềm quản lý báo giá CRM
Các chức năng dưới đây bám vào nghiệp vụ báo giá thực tế: nhiều phiên bản, nhiều điều khoản, nhiều cấp duyệt và nhiều điểm liên kết sau bán.
Tạo báo giá từ Opportunity
Lấy thông tin khách hàng, nhu cầu, người phụ trách, sản phẩm quan tâm và giá trị dự kiến từ cơ hội bán hàng để tạo báo giá không phải nhập lại.
Quản lý line item
Quản lý từng dòng sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế, phí, chiết khấu, thời gian triển khai và ghi chú kỹ thuật.
Bảng giá và chính sách giá
Áp bảng giá theo nhóm khách hàng, vùng, kênh bán, loại hợp đồng, thời điểm hiệu lực hoặc chương trình ưu đãi.
Báo giá nhiều phiên bản
Tạo v1, v2, v3 theo từng lần thay đổi; lưu lý do sửa, người sửa, dữ liệu trước/sau, bản đã gửi khách và bản được chấp nhận.
Phê duyệt chiết khấu
Tự động yêu cầu duyệt khi vượt mức chiết khấu, thấp hơn biên lợi nhuận, thay đổi điều khoản thanh toán hoặc thêm cam kết đặc biệt.
Điều khoản thương mại
Quản lý hiệu lực báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, SLA, phạm vi triển khai và điều kiện loại trừ.
Gửi báo giá và theo dõi phản hồi
Gửi email hoặc link báo giá, ghi nhận thời điểm gửi, người nhận, trạng thái xem, phản hồi, yêu cầu sửa và lịch follow-up.
So sánh phiên bản
So sánh thay đổi giữa các bản báo giá: tổng tiền, chiết khấu, hạng mục thêm/bớt, điều khoản và tác động đến lợi nhuận.
Chuyển đổi sau khi chấp nhận
Chuyển báo giá được duyệt thành hợp đồng, đơn hàng, lịch thanh toán, dự án triển khai hoặc yêu cầu xuất hóa đơn.
Quản lý phiên bản báo giá giúp kiểm soát rủi ro trước khi ký hợp đồng
Mỗi lần thay đổi báo giá đều có thể ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận, pháp lý và triển khai. Vì vậy Faceworks lưu vết thay đổi và kích hoạt approval theo rule.
| Tình huống | Rule phần mềm | Giá trị kiểm soát |
|---|---|---|
| Thay đổi chiết khấu | Nếu chiết khấu vượt ngưỡng của sales, tự động chuyển quản lý duyệt. | Không để sales gửi mức giá vượt thẩm quyền. |
| Thay đổi phạm vi | Nếu thêm/bớt hạng mục, tạo phiên bản mới và yêu cầu ghi lý do. | Biết rõ khách đang nhận phương án nào. |
| Thay đổi điều khoản | Nếu đổi thanh toán, bảo hành, SLA hoặc thời gian giao hàng, đưa vào luồng duyệt. | Giảm rủi ro cam kết ngoài chính sách. |
| Báo giá hết hạn | Không cho chuyển hợp đồng nếu báo giá quá hiệu lực hoặc chưa xin gia hạn. | Tránh ký theo giá cũ hoặc chương trình hết hạn. |
| Khách yêu cầu nhiều phương án | Cho tạo phương án A/B/C trong cùng opportunity và so sánh từng phương án. | Sales tư vấn linh hoạt nhưng vẫn kiểm soát được bản cuối. |
Báo giá cần nối liền CRM, bảng giá, hợp đồng, kế toán và triển khai
Nếu báo giá chỉ là file xuất ra, doanh nghiệp vẫn phải nhập lại dữ liệu khi ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn. Faceworks biến báo giá thành dữ liệu có cấu trúc, có thể chuyển tiếp sang các phân hệ liên quan.
- CRM: lấy thông tin lead, contact, opportunity, sales owner và lịch sử chăm sóc.
- Bảng giá: áp giá theo nhóm khách hàng, sản phẩm, vùng, thời gian hiệu lực hoặc chính sách riêng.
- Hợp đồng: chuyển bản báo giá được chấp nhận thành phụ lục, điều khoản và giá trị hợp đồng.
- Kế toán: tạo lịch thanh toán, đề nghị xuất hóa đơn, công nợ hoặc phiếu thu.
- Triển khai: chuyển hạng mục đã bán thành scope công việc, mốc bàn giao hoặc dự án triển khai.
Ví dụ rule tự động
-> Lấy bảng giá đang hiệu lực
-> Kiểm tra quyền chiết khấu
-> Sinh mã báo giá và phiên bản V1
Nếu khách yêu cầu giảm giá:
-> Tạo phiên bản V2
-> So sánh với V1
-> Trình quản lý duyệt nếu vượt ngưỡng
Nếu khách chấp nhận:
-> Khóa phiên bản cuối
-> Chuyển sang hợp đồng
-> Tạo lịch thanh toán
Dashboard báo giá cần theo dõi cả hiệu quả bán hàng và rủi ro thương mại
Người quản lý không chỉ cần biết có bao nhiêu báo giá đã gửi, mà còn cần biết báo giá nào chờ duyệt, báo giá nào sắp hết hạn, bản nào có chiết khấu cao và tỷ lệ chuyển đổi sang hợp đồng.
Quote performance
Chỉ số nên theo dõi
- Số báo giá theo giai đoạn
- Báo giá chờ duyệt
- Báo giá sắp hết hiệu lực
- Tỷ lệ chuyển báo giá thành hợp đồng
- Chiết khấu trung bình theo sales
- Báo giá bị từ chối và lý do
- Giá trị báo giá theo pipeline
- Số phiên bản trung bình mỗi deal
Faceworks khác gì cách làm báo giá bằng Word, Excel hoặc file PDF rời?
| Cách làm rời rạc | Faceworks CRM Báo giá |
|---|---|
| Mỗi sales tự lưu nhiều file báo giá trên máy cá nhân. | Báo giá tập trung theo opportunity, khách hàng, phiên bản và trạng thái. |
| Không biết bản nào đã duyệt và bản nào đã gửi khách. | Lưu rõ bản nháp, bản chờ duyệt, bản đã gửi, bản khách chấp nhận. |
| Chiết khấu kiểm soát thủ công qua chat hoặc email. | Approval tự động theo ngưỡng chiết khấu, biên lợi nhuận và điều khoản. |
| Ký hợp đồng phải nhập lại dữ liệu từ PDF. | Chuyển báo giá đã chấp nhận sang hợp đồng, đơn hàng, lịch thanh toán hoặc kế toán. |
| Khó phân tích tỷ lệ thắng thua theo báo giá. | Dashboard đo win rate, lý do từ chối, hiệu lực báo giá và hiệu suất từng sales. |
Faceworks thiết kế quy trình báo giá theo chính sách bán hàng thật
Mỗi doanh nghiệp có cách báo giá khác nhau: bán sản phẩm, bán dịch vụ, bán dự án, bán thuê bao, bán theo gói, bán nhiều phương án hoặc bán theo hợp đồng khung. Faceworks khảo sát cách doanh nghiệp đang báo giá để cấu hình đúng biểu mẫu, bảng giá, phê duyệt và đầu ra.
- Tùy biến mẫu báo giá theo thương hiệu, ngành hàng, ngôn ngữ và nhóm khách hàng.
- Tùy biến bảng giá, chiết khấu, thuế phí, tiền tệ và điều khoản thanh toán.
- Tùy biến approval theo số tiền, tỷ lệ chiết khấu, biên lợi nhuận, sản phẩm hoặc khách hàng.
- Tùy biến mẫu PDF, email gửi khách, watermark, mã báo giá và chữ ký số nếu cần.
- Tùy biến liên kết sang hợp đồng, kế toán, kho, dự án triển khai hoặc chăm sóc khách hàng.
Khi nào nên triển khai?
- Doanh nghiệp có nhiều sales cùng báo giá cho nhiều nhóm khách hàng.
- Báo giá thường xuyên sửa nhiều phiên bản trước khi chốt.
- Có chính sách chiết khấu nhiều cấp hoặc cần kiểm soát biên lợi nhuận.
- Hay phát sinh tranh luận về bản báo giá cuối cùng.
- Muốn đo tỷ lệ thắng thua, lý do từ chối và hiệu quả từng sales.
Triển khai phần mềm báo giá bắt đầu từ bảng giá, thẩm quyền duyệt và mẫu báo giá thật
Faceworks sẽ cùng doanh nghiệp rà soát mẫu báo giá hiện tại, chính sách giá, ngưỡng chiết khấu, điều khoản, luồng duyệt và điểm chuyển tiếp sang hợp đồng/kế toán.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý báo giá CRM
Phần mềm quản lý báo giá nhiều phiên bản là gì?
Đây là phần mềm quản lý toàn bộ vòng đời báo giá trong CRM, từ tạo báo giá theo cơ hội bán hàng, thêm sản phẩm dịch vụ, áp chiết khấu, tạo nhiều phiên bản, phê duyệt, gửi khách, theo dõi hiệu lực đến chuyển thành hợp đồng.
Vì sao báo giá cần quản lý nhiều phiên bản?
Trong thực tế khách hàng thường yêu cầu thay đổi phạm vi, số lượng, điều khoản, chiết khấu hoặc phương án triển khai. Nếu không quản lý phiên bản, sales và quản lý rất khó biết bản nào là bản đã gửi, bản nào đã duyệt và bản nào được khách chấp nhận.
Faceworks có kiểm soát chiết khấu vượt thẩm quyền không?
Có. Có thể cấu hình ngưỡng chiết khấu, biên lợi nhuận tối thiểu, cấp duyệt theo số tiền, nhóm sản phẩm, khách hàng, phòng ban hoặc vai trò quản lý.
Báo giá có liên kết với hợp đồng và kế toán không?
Có. Báo giá được duyệt có thể chuyển sang hợp đồng, đơn hàng, lịch thanh toán, hóa đơn hoặc công nợ tùy quy trình doanh nghiệp.
Faceworks giúp doanh nghiệp kiểm soát báo giá như một quy trình bán hàng có dữ liệu, không phải một file gửi khách.
Khi báo giá có phiên bản, có phê duyệt, có liên kết CRM và có chuyển đổi sang hợp đồng, doanh nghiệp giảm rủi ro sai giá, tăng tốc độ chốt deal và có dữ liệu để cải thiện hiệu quả bán hàng.
Muốn quản lý báo giá nhiều phiên bản theo đúng quy trình bán hàng của doanh nghiệp?
Đăng ký để Faceworks khảo sát mẫu báo giá, chính sách giá, luồng duyệt và đề xuất phần mềm CRM báo giá phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.
