Phần mềm quản lý bảo hành thiết bị y tế | Faceworks
Phần mềm quản lý bảo hành thiết bị y tế
Faceworks giúp doanh nghiệp phân phối, lắp đặt và bảo trì thiết bị y tế quản lý toàn bộ vòng đời bảo hành: hồ sơ thiết bị, serial, khách hàng, ngày kích hoạt, điều kiện bảo hành, yêu cầu sự cố, lịch kỹ thuật viên, linh kiện thay thế, biên bản xử lý và báo cáo chất lượng sau bán.
Mỗi thiết bị có mã serial, model, khách hàng, địa điểm lắp đặt, ngày bàn giao, thời hạn bảo hành và lịch sử xử lý.
Giao việc theo khu vực, kỹ năng, mức độ khẩn, SLA, lịch trống và phụ tùng cần mang theo.
Theo dõi linh kiện thay trong bảo hành, chi phí, tồn kho, bảo hành linh kiện và nguyên nhân lỗi.
Bảo hành thiết bị y tế cần chính xác và có dấu vết
Thiết bị y tế có yêu cầu cao hơn nhiều loại hàng hóa thông thường. Khi thiết bị gặp sự cố, bệnh viện, phòng khám hoặc trung tâm xét nghiệm cần phản hồi nhanh, đúng kỹ thuật và có hồ sơ rõ ràng. Nếu doanh nghiệp quản lý bảo hành bằng điện thoại, email và Excel, rất dễ bỏ sót thời hạn, không biết thiết bị còn bảo hành hay không, kỹ thuật viên đã làm gì, linh kiện nào đã thay và lỗi có lặp lại hay không.
Faceworks tạo hồ sơ bảo hành theo từng serial thiết bị. Từ lúc bàn giao, hệ thống lưu thông tin khách hàng, địa điểm lắp đặt, cấu hình máy, phụ kiện, điều kiện bảo hành, hợp đồng dịch vụ, lịch bảo trì và các lần phát sinh sự cố. Khi khách hàng gửi yêu cầu, bộ phận dịch vụ có thể tra cứu ngay tình trạng bảo hành, lịch sử lỗi, người phụ trách và linh kiện phù hợp.
Luồng xử lý bảo hành
Tiếp nhận
Ghi nhận khách hàng, serial, mô tả lỗi, mức độ khẩn, ảnh, video và thời điểm phát sinh.
Kiểm tra điều kiện
Xác định còn bảo hành, hết bảo hành, bảo hành mở rộng, hợp đồng dịch vụ hoặc lỗi ngoài phạm vi.
Điều phối
Giao kỹ thuật viên, đặt lịch onsite hoặc hỗ trợ từ xa, chuẩn bị linh kiện và tài liệu kỹ thuật.
Xử lý
Cập nhật nguyên nhân, thao tác sửa, linh kiện thay, thời gian dừng máy và xác nhận của khách hàng.
Đóng hồ sơ
Lưu biên bản, đánh giá SLA, chi phí, ảnh sau xử lý và cảnh báo lỗi lặp lại nếu có.
Dữ liệu thiết bị cần quản lý
- Model, serial, cấu hình, phụ kiện, ngày nhập, ngày bán, ngày bàn giao và ngày kích hoạt bảo hành.
- Khách hàng, khoa phòng sử dụng, địa điểm lắp đặt, người liên hệ và điều kiện truy cập kỹ thuật.
- Thời hạn bảo hành, hợp đồng dịch vụ, bảo hành mở rộng, lịch bảo trì định kỳ và SLA cam kết.
- Lịch sử sự cố, nguyên nhân, thao tác xử lý, linh kiện thay, kỹ thuật viên và biên bản xác nhận.
- Chi phí bảo hành, tồn kho linh kiện, lỗi lặp lại, cảnh báo rủi ro và đánh giá chất lượng thiết bị.
Báo cáo dịch vụ sau bán
| Báo cáo | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tỷ lệ xử lý đúng SLA | Đánh giá năng lực phản hồi và điều phối kỹ thuật viên. |
| Lỗi theo model | Nhận diện dòng thiết bị có lỗi lặp lại hoặc cần cải tiến hướng dẫn sử dụng. |
| Chi phí bảo hành | Theo dõi linh kiện, công kỹ thuật, đi lại và chi phí theo khách hàng hoặc sản phẩm. |
| Hiệu suất kỹ thuật viên | Đo số ticket, thời gian xử lý, tỷ lệ tái lỗi và phản hồi khách hàng. |
Kiểm soát linh kiện và biên bản
Trong bảo hành thiết bị y tế, linh kiện thay thế cần được quản lý cẩn thận. Faceworks cho phép kỹ thuật viên đề xuất linh kiện, kho xác nhận xuất, hệ thống ghi nhận linh kiện đã dùng cho serial nào và biên bản nào. Nếu linh kiện cũng có thời hạn bảo hành riêng, hệ thống lưu tiếp vòng đời của linh kiện đó để tra cứu sau này.
Biên bản xử lý có thể được tạo từ mẫu, có chữ ký khách hàng, ảnh trước sau và kết luận kỹ thuật. Dữ liệu này rất hữu ích khi khách hàng khiếu nại, khi hãng yêu cầu báo cáo lỗi hoặc khi doanh nghiệp cần phân tích chi phí bảo hành theo model. Thay vì chỉ “sửa xong”, mỗi ca bảo hành để lại bằng chứng đầy đủ.
Faceworks giúp nâng chất lượng hậu mãi thiết bị y tế
Nếu doanh nghiệp đang quản lý bảo hành bằng Excel, nhóm chat hoặc phiếu giấy, Faceworks giúp số hóa hồ sơ thiết bị, kiểm tra điều kiện bảo hành, điều phối kỹ thuật viên, quản lý linh kiện và đo SLA dịch vụ sau bán.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có quản lý bảo hành theo serial thiết bị không?
Có. Mỗi thiết bị có hồ sơ theo serial, model, khách hàng, ngày kích hoạt, thời hạn bảo hành và lịch sử xử lý.
Có điều phối kỹ thuật viên onsite không?
Có. Hệ thống hỗ trợ giao lịch theo khu vực, kỹ năng, SLA, lịch trống, mức độ khẩn và linh kiện cần chuẩn bị.
Có theo dõi linh kiện thay trong bảo hành không?
Có. Linh kiện thay thế được gắn với ticket, serial thiết bị, kho xuất, chi phí và biên bản xử lý.
