Phần mềm quản lý bảo trì khách sạn | Faceworks
Phần mềm quản lý bảo trì khách sạn
Faceworks giúp khách sạn quản lý yêu cầu sửa chữa, lịch bảo trì định kỳ, tài sản phòng, thiết bị kỹ thuật, phụ tùng, kỹ thuật viên, phòng out-of-order và báo cáo chi phí. Hệ thống kết nối lễ tân, housekeeping, kỹ thuật, kho và quản lý để sự cố được ghi nhận đúng, xử lý đúng hạn và cập nhật trạng thái phòng kịp thời.
Mỗi yêu cầu có phòng, khu vực, thiết bị, ảnh lỗi, mức độ ưu tiên, người phụ trách, SLA và trạng thái.
Theo dõi phòng out-of-order, nguyên nhân, thời gian dừng, xác nhận sau sửa và thời điểm sẵn sàng bán.
Lập lịch cho điều hòa, điện nước, thang máy, PCCC, hồ bơi, bếp, phòng khách và khu công cộng.
Bảo trì khách sạn là một phần của trải nghiệm khách
Khách thường không nhìn thấy đội kỹ thuật, nhưng họ cảm nhận rất rõ khi bảo trì không tốt: điều hòa yếu, nước nóng chậm, đèn hỏng, khóa cửa lỗi, thang máy dừng, tiếng ồn bất thường hoặc phòng chưa sẵn sàng. Nếu yêu cầu sửa chữa chỉ được nhắn qua nhóm chat, khách sạn khó biết việc nào đã xử lý, ai đang giữ, phụ tùng nào cần dùng và phòng khi nào có thể bán lại.
Faceworks giúp số hóa toàn bộ quy trình bảo trì. Lễ tân, housekeeping hoặc quản lý ca có thể tạo ticket ngay khi phát hiện lỗi. Kỹ thuật viên nhận việc, cập nhật nguyên nhân, ghi phụ tùng, tải ảnh sau xử lý và chuyển trạng thái để housekeeping hoặc quản lý xác nhận. Dữ liệu này tạo một dòng chảy rõ ràng giữa vận hành phòng và đội kỹ thuật.
Luồng xử lý bảo trì
Phát hiện
Ghi nhận từ khách, lễ tân, housekeeping, checklist phòng hoặc kiểm tra định kỳ.
Phân loại
Xác định phòng, khu vực, tài sản, mức khẩn cấp, ảnh hưởng an toàn và doanh thu.
Giao việc
Điều phối kỹ thuật viên, đặt hạn xử lý, chuẩn bị phụ tùng và cập nhật trạng thái phòng.
Sửa chữa
Lưu thao tác, nguyên nhân, ảnh, chi phí, phụ tùng và thời gian hoàn thành.
Xác nhận
Housekeeping hoặc quản lý kiểm tra lại, đóng ticket và đưa phòng về trạng thái sẵn sàng.
Dữ liệu cần quản lý
- Mã phòng, khu vực, tài sản, thiết bị, serial, bảo hành, lịch bảo trì và trạng thái sử dụng.
- Ticket sự cố, ảnh trước sau, mức ưu tiên, SLA, người tạo, người xử lý và người xác nhận.
- Phụ tùng, vật tư, chi phí, thời gian dừng phòng, nguyên nhân lỗi và biện pháp phòng ngừa.
- Checklist bảo trì định kỳ cho phòng, hành lang, sảnh, hồ bơi, bếp, PCCC và hệ thống kỹ thuật.
- Báo cáo theo phòng, thiết bị, tầng, bộ phận, kỹ thuật viên, downtime và chi phí bảo trì.
Hạng mục thường cần bảo trì
| Khu vực | Ví dụ hạng mục |
|---|---|
| Phòng khách | Điều hòa, nước nóng, khóa cửa, đèn, ổ cắm, TV, minibar, nội thất và thiết bị vệ sinh. |
| Khu công cộng | Sảnh, hành lang, thang máy, hồ bơi, phòng gym, camera, âm thanh và bãi xe. |
| Hệ thống kỹ thuật | Máy bơm, máy phát, điện nước, PCCC, boiler, thông gió và xử lý nước. |
| Bếp và F&B | Tủ lạnh, bếp, hút mùi, máy rửa, kho lạnh, thiết bị buffet và dụng cụ an toàn. |
Báo cáo giúp quản lý bảo trì theo chi phí và chất lượng
Faceworks cho phép ban quản lý theo dõi tỷ lệ ticket đúng hạn, thời gian xử lý trung bình, số phòng out-of-order, thiết bị hay hỏng, chi phí phụ tùng và hiệu suất kỹ thuật viên. Nếu một tầng thường xuyên phát sinh lỗi nước nóng, hoặc một dòng khóa cửa gây nhiều ticket, hệ thống giúp nhìn thấy xu hướng để xử lý tận gốc.
Với khách sạn nhiều cơ sở, dữ liệu còn giúp so sánh chi phí bảo trì trên mỗi phòng, tỷ lệ downtime và mức độ tuân thủ lịch định kỳ giữa các khách sạn. Đây là cơ sở để lập ngân sách thay thế tài sản, chọn nhà cung cấp bảo trì và nâng chuẩn vận hành toàn chuỗi.
Faceworks giúp khách sạn kiểm soát bảo trì hằng ngày
Nếu khách sạn đang dùng nhóm chat, sổ ghi chú hoặc file Excel cho yêu cầu sửa chữa, Faceworks giúp chuẩn hóa ticket, lập lịch bảo trì, điều phối kỹ thuật viên và đo tác động đến doanh thu phòng.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có quản lý ticket sửa chữa theo phòng không?
Có. Mỗi ticket có thể gắn với phòng, khu vực, tài sản, ảnh lỗi, người xử lý, SLA và trạng thái phòng.
Có lập lịch bảo trì định kỳ khách sạn không?
Có. Hệ thống hỗ trợ lịch định kỳ cho phòng, điều hòa, điện nước, PCCC, hồ bơi, bếp và tài sản chung.
Có báo cáo phòng out-of-order không?
Có. Faceworks theo dõi thời gian phòng ngừng bán, nguyên nhân, chi phí và thời điểm phòng sẵn sàng trở lại.
