Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị y tế | Faceworks
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị y tế
Faceworks giúp đơn vị y tế và doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật quản lý thiết bị y tế theo serial, khoa phòng, lịch bảo trì, kiểm định, hiệu chuẩn, ticket sự cố, phụ tùng, biên bản và hồ sơ tuân thủ. Thay vì phụ thuộc vào Excel hoặc hồ sơ giấy rời rạc, hệ thống tạo một nền tảng số để theo dõi tình trạng sẵn sàng và an toàn của từng thiết bị.
Cảnh báo thiết bị sắp đến hạn bảo trì, hiệu chuẩn, kiểm định, thay vật tư hoặc gia hạn hợp đồng dịch vụ.
Mỗi thiết bị có serial, biên bản, chứng chỉ, checklist, lịch sử sửa chữa, phụ tùng và người thực hiện.
Tiếp nhận lỗi, phân loại mức độ, điều phối kỹ thuật viên, theo dõi downtime và xác nhận sau xử lý.
Vì sao bảo trì thiết bị y tế cần phần mềm chuyên biệt?
Thiết bị y tế không chỉ là tài sản cố định. Đó là công cụ phục vụ chẩn đoán, điều trị, xét nghiệm, cấp cứu và theo dõi người bệnh. Nếu một thiết bị quá hạn kiểm định, sai hiệu chuẩn hoặc không có biên bản bảo trì rõ ràng, rủi ro không chỉ nằm ở chi phí sửa chữa mà còn ở an toàn chuyên môn và khả năng đáp ứng khi kiểm tra. Quản lý bằng bảng tính có thể phù hợp lúc số lượng ít, nhưng sẽ nhanh chóng quá tải khi có nhiều khoa phòng, nhiều model và nhiều loại lịch bảo trì khác nhau.
Faceworks chuẩn hóa toàn bộ vòng đời bảo trì. Thiết bị được tạo hồ sơ từ lúc mua sắm, lắp đặt, bàn giao, vận hành, bảo trì định kỳ, kiểm định, sửa chữa, thay linh kiện đến thanh lý. Mỗi lần xử lý đều có người phụ trách, checklist, kết quả, ảnh hoặc file đính kèm và trạng thái sau bảo trì. Khi cần truy xuất, bộ phận thiết bị không phải lục tủ hồ sơ hoặc hỏi từng kỹ thuật viên.
Luồng quản lý bảo trì thiết bị y tế
Hồ sơ thiết bị
Ghi nhận model, serial, hãng, khoa phòng, vị trí, nhà cung cấp, tài liệu kỹ thuật và trạng thái.
Lập lịch
Cấu hình chu kỳ bảo trì, hiệu chuẩn, kiểm định, kiểm tra an toàn và thay vật tư tiêu hao.
Thực hiện
Giao kỹ thuật viên, checklist, kết quả đo, biên bản, phụ tùng thay và xác nhận khoa sử dụng.
Xử lý sự cố
Tiếp nhận ticket, đánh giá mức độ ảnh hưởng, điều phối, ghi downtime và nguyên nhân lỗi.
Báo cáo
Theo dõi quá hạn, chi phí, lỗi lặp lại, thiết bị rủi ro và hồ sơ tuân thủ theo kỳ.
Những dữ liệu bắt buộc nên có
- Thông tin định danh: model, serial, mã tài sản, hãng sản xuất, cấu hình, khoa phòng và vị trí sử dụng.
- Hồ sơ pháp lý: CO, CQ, chứng chỉ kiểm định, hiệu chuẩn, hướng dẫn sử dụng và hợp đồng dịch vụ.
- Lịch bảo trì: chu kỳ, tiêu chuẩn kiểm tra, checklist, người phụ trách, kết quả và cảnh báo quá hạn.
- Ticket sự cố: mô tả lỗi, mức độ khẩn, thời gian dừng, nguyên nhân, linh kiện thay và xác nhận sau sửa.
- Báo cáo quản trị: chi phí, downtime, lỗi theo model, thiết bị sắp hết vòng đời và kế hoạch thay thế.
Nhóm thiết bị thường áp dụng
| Nhóm thiết bị | Nội dung quản lý |
|---|---|
| Chẩn đoán hình ảnh | Lịch kiểm tra chất lượng ảnh, an toàn điện, phần mềm, cảm biến và biên bản hiệu chuẩn. |
| Xét nghiệm | Hiệu chuẩn, QC, bảo trì đường ống, hóa chất, phụ tùng tiêu hao và downtime. |
| Hồi sức cấp cứu | Máy thở, monitor, bơm tiêm điện, máy sốc tim, pin, cảnh báo và kiểm tra an toàn. |
| Thiết bị phòng khám | Siêu âm, nội soi, ghế nha, tiệt trùng, thiết bị spa y khoa và lịch bảo trì định kỳ. |
Quản trị rủi ro bằng cảnh báo và bằng chứng
Faceworks hỗ trợ cảnh báo nhiều lớp: sắp đến hạn, quá hạn, ticket chưa xử lý, thiết bị đang dừng, thiết bị có lỗi lặp lại hoặc phụ tùng dưới tồn kho tối thiểu. Mỗi cảnh báo không chỉ là lời nhắc, mà có thể tạo công việc, giao người phụ trách và yêu cầu đóng bằng biên bản. Cách này giúp tổ chức hình thành kỷ luật vận hành ổn định hơn.
Khi có kiểm tra nội bộ hoặc đánh giá chất lượng, hệ thống có thể truy xuất toàn bộ hồ sơ của một thiết bị: lần bảo trì gần nhất, người thực hiện, checklist, chứng chỉ, kết quả đo, ảnh, biên bản và trạng thái sau xử lý. Đây là lớp bằng chứng quan trọng giúp đơn vị y tế chứng minh thiết bị được quản lý đúng quy trình.
Faceworks phù hợp cho đơn vị muốn số hóa quản lý thiết bị y tế
Nếu bạn đang quản lý thiết bị y tế bằng Excel, hồ sơ giấy hoặc phần mềm rời rạc, Faceworks giúp gom lịch bảo trì, kiểm định, hiệu chuẩn, ticket, phụ tùng và báo cáo tuân thủ vào một hệ thống có thể mở rộng.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có cảnh báo thiết bị quá hạn kiểm định không?
Có. Hệ thống cảnh báo theo lịch kiểm định, hiệu chuẩn, bảo trì định kỳ, thay vật tư hoặc hợp đồng dịch vụ.
Có quản lý biên bản và chứng chỉ theo từng thiết bị không?
Có. Biên bản, chứng chỉ, checklist, ảnh, kết quả đo và tài liệu kỹ thuật được lưu theo hồ sơ thiết bị.
Có theo dõi downtime và chi phí bảo trì không?
Có. Faceworks tổng hợp downtime, phụ tùng, công kỹ thuật, chi phí sửa chữa và lỗi lặp lại theo thiết bị hoặc model.
