Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cho doanh nghiệp thương mại
Faceworks ERP theo quy trình riêng
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cho doanh nghiệp thương mại
Công nợ khách hàng trong doanh nghiệp thương mại ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền. Bán được hàng nhưng thu tiền chậm, vượt hạn mức hoặc thiếu đối chiếu có thể làm doanh nghiệp thiếu vốn lưu động.
Mockup dashboard vận hành
Dashboard công nợ giúp kế toán và sales nhìn rõ khách nào quá hạn, hóa đơn nào cần thu, ai phụ trách và dòng tiền dự kiến trong kỳ.
| Công nợ hiện tại | Theo khách hàng, hóa đơn, nhân viên phụ trách, hạn thanh toán |
| Cảnh báo | Quá hạn, vượt hạn mức, chưa đối chiếu, tranh chấp |
| Lịch thu tiền | Cam kết thanh toán, nhắc việc, lịch sử liên hệ |
| Dòng tiền | Dự kiến thu theo tuần/tháng, nợ khó đòi, tỷ lệ thu |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý công nợ khách hàng thương mại cần liên kết đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng, lịch sử thu tiền và trách nhiệm của sales/kế toán. Không chỉ kế toán cần xem công nợ, sales cũng cần biết để xử lý bán hàng tiếp theo.
Vấn đề thực tế thường gặp
Sales bán vượt hạn mức
Không có cảnh báo hạn mức nên khách còn nợ quá hạn vẫn tiếp tục được giao hàng.
Đối chiếu thanh toán chậm
Tiền về ngân hàng nhưng chưa gắn đúng hóa đơn, làm sai trạng thái công nợ.
Không có lịch thu tiền rõ
Kế toán nhắc nợ bằng file riêng, sales không biết khách đã cam kết thanh toán khi nào.
Các phân hệ cần có
Hệ thống cần quản lý khách hàng, hạn mức, hóa đơn, lịch thu, thanh toán, đối chiếu, cảnh báo quá hạn và báo cáo aging.
Quy trình vận hành đề xuất
- Khai báo điều khoản thanh toán, hạn mức và người phụ trách công nợ từng khách hàng.
- Khi phát sinh bán hàng/hóa đơn, hệ thống tự tạo khoản phải thu và ngày đến hạn.
- Hệ thống cảnh báo nợ sắp đến hạn, quá hạn hoặc khách vượt hạn mức tín dụng.
- Kế toán/sales ghi nhận cam kết thanh toán, lịch nhắc nợ và phản hồi khách hàng.
- Thanh toán về được đối chiếu với hóa đơn, xử lý chênh lệch hoặc thanh toán một phần.
- Báo cáo aging, dự báo dòng tiền thu và danh sách cần ưu tiên thu hồi.
Báo cáo và kiểm soát
| Aging công nợ | Nợ theo nhóm 0-30, 31-60, 61-90, trên 90 ngày và khách hàng. |
| Hạn mức tín dụng | Khách vượt hạn mức, đơn cần chặn, nợ quá hạn và rủi ro thu tiền. |
| Lịch thu tiền | Cam kết thu theo tuần/tháng, người phụ trách, trạng thái nhắc nợ. |
| Dòng tiền phải thu | Dự kiến thu, đã thu, còn phải thu, nợ khó đòi và tỷ lệ thu hồi. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến quản lý công nợ cho doanh nghiệp thương mại bán buôn, phân phối, bán dự án, nhiều chi nhánh hoặc có chính sách tín dụng khách hàng riêng.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks có thể cấu hình dữ liệu, phân quyền, cảnh báo, luồng duyệt và báo cáo theo quy trình của doanh nghiệp.
Có liên thông với hệ thống hiện có không?
Có. Có thể nối CRM, WMS, kế toán, PMS, MES, máy móc hoặc file dữ liệu hiện có tùy bài toán.
Có theo dõi lịch sử và trách nhiệm xử lý không?
Có. Hệ thống có thể lưu log thay đổi, người xử lý, thời gian và bằng chứng liên quan.
