Thu nhưng chưa phân bổ
Kế toán nhận tiền nhưng kinh doanh chưa biết hợp đồng đã đủ cọc.
Phần mềm quản lý đặt cọc thuê thiết bị y tế
Faceworks · Đặt cọc thuê
Phần mềm quản lý đặt cọc thuê thiết bị y tế
Kiểm soát khoản cọc từ lúc yêu cầu, xác nhận thu, phân bổ hợp đồng đến khấu trừ và hoàn trả; bảo đảm tiền cọc luôn khớp với thiết bị và nghĩa vụ thực tế.
Đặt cọc hợp đồng HD-0726 Đủ cọc
₫Yêu cầu đặt cọc20.000.000
✓Đã xác nhận thu20.000.000
0Còn thiếu0
Tiền cọc phải theo được từ hợp đồng đến khi hoàn
Nếu thu cọc, giao thiết bị, tính phí và hoàn tiền nằm ở các bảng riêng, doanh nghiệp dễ giao khi chưa đủ cọc hoặc hoàn nhầm khi còn công nợ, thiếu phụ kiện.
Giao khi thiếu cọc
Không có rule khóa bàn giao theo điều kiện hợp đồng.
Hoàn cọc thiếu căn cứ
Chưa đối chiếu công nợ, hư hỏng và biên bản thu hồi.
Quy trình quản lý đặt cọc
- Xác định mức cọcTheo hợp đồng, giá trị và nhóm thiết bị.
- Tạo yêu cầu thuSố tiền, hạn nộp và phương thức.
- Xác nhận khoản thuChứng từ, tài khoản và người nộp.
- Phân bổ hợp đồngMột hoặc nhiều lần thu vào nghĩa vụ cọc.
- Đối chiếu cuối thuêCông nợ, thiếu hỏng và khoản khấu trừ.
- Phê duyệt hoàn cọcHoàn tiền và khóa nghĩa vụ.
Dữ liệu đặt cọc
HD
Nghĩa vụ cọcHợp đồng, thiết bị, số phải nộp.
₫
Khoản thuNgày, tiền, phương thức, chứng từ.
↩
Hoàn/khấu trừLý do, số tiền và phê duyệt.
Rule tài chính
!
Chưa đủ cọcKhóa bàn giao hoặc xin duyệt ngoại lệ.
≠
Thu thừa/thiếuCảnh báo chênh lệch khi phân bổ.
✓
Điều kiện hoànPhải hoàn tất thu hồi và đối chiếu công nợ.
Báo cáo đặt cọc
Phải thuĐến hạn chưa nộp
Đang giữTheo khách, hợp đồng
Chờ hoànTheo trạng thái duyệt
Khấu trừLý do và giá trị
Chính sách cọc theo doanh nghiệp
Faceworks cấu hình mức cọc, thẩm quyền ngoại lệ, điều kiện bàn giao và quy trình hoàn theo từng nhóm khách, thiết bị hoặc hợp đồng.
Nhiều lần thu
Nhiều hợp đồng
Phiếu thu/chi
Duyệt ngoại lệ
Đối chiếu công nợ
Lịch sử đầy đủ
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý nhiều lần nộp cọc cho một hợp đồng không?
Có. Mỗi khoản thu có chứng từ riêng và được phân bổ đến khi đủ nghĩa vụ.
Có khấu trừ phí hư hỏng trước khi hoàn cọc không?
Có thể lập đề nghị khấu trừ dựa trên biên bản thu hồi và chuyển đúng cấp phê duyệt.
Có khóa giao thiết bị khi chưa đủ cọc không?
Có thể khóa hoặc yêu cầu duyệt ngoại lệ tùy chính sách doanh nghiệp.
