Phần mềm quản lý doanh nghiệp online tốt nhất cho mọi doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp offline đã khó, quản lý doanh nghiệp online lại càng khó hơn vì lãnh đạo và nhân viên không thể gặp mặt và giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, làm việc online đang là một xu thế làm việc mới được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Để những doanh nghiệp kiểu vậy hoạt động thì không thể thiếu công cụ quản lý. Chi tiết giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp online sẽ được Faceworks trình bày trong bài viết sau.

1. Khó khăn khi quản lý doanh nghiệp online

Xây dựng và phát triển một doanh nghiệp hoạt động theo hình thức online nhận được rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên lãnh đạo doanh nghiệp cũng phải đối diện với rất nhiều thách thức sau đây.

1.1. Giới hạn về không gian làm việc

Giới hạn về không gian làm việc là điều mà tất cả các doanh nghiệp hoạt động online phải đối mặt. Nếu doanh nghiệp kinh doanh online thì thường chỉ đầu tư nhiều nhất vào kho hàng còn hệ thống văn phòng thường khá bé hoặc không có. Điều này đồng nghĩa với môi trường làm việc hạn hẹp, ít cảm hứng sáng tạo.

Hoặc nếu doanh nghiệp hoạt động online theo cách cho nhân viên làm việc tại nhà, thuê freelancer thì không gian làm việc trải dài ở nhiều nơi, rất khó kiểm soát. Hơn nữa, khi để nhân viên làm việc online tự do thì thiết bị máy móc làm việc rất khó để đảm bảo. Doanh nghiệp khó kiểm soát chất lượng công việc vì nó phụ thuộc nhiều vào chất lượng máy tính của nhân viên.

1.2. Giới hạn về thời gian làm việc

Bên cạnh yếu tố không gian làm việc thì việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên khi làm việc online cũng rất khó khăn. Vì đặc thù làm việc tự do nên nhân viên không tuân theo một giờ làm cụ thể, vậy nên quản lý rất khó kiểm soát. Đồng thời vì tính tự do nên lãnh đạo cũng khó để biết nhân viên có làm việc hay không, tiến độ thực hiện công việc như thế nào.

1.3. Giới hạn về công cụ quản lý công việc

Nếu hoạt động offline thì doanh nghiệp có máy chấm công để đảm bảo giờ giấc làm việc của nhân viên, có máy tính, thiết bị hiện đại để đảm bảo chất lượng công việc của nhân viên. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoạt động online thì những công cụ để quản lý rất hạn chế. Nếu không sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp online thì lãnh đạo gần như không có cách nào tối ưu để quản lý cách làm việc của mỗi nhân sự.

Ảnh 1: Doanh nghiệp hoạt động online phải đối mặt với rất nhiều khó khăn

1.4. Giới hạn về giao tiếp trong công việc

Làm việc online nghĩa là nhân sự trong doanh nghiệp không thể gặp mặt nhau trực tiếp mà chủ yếu phải giao tiếp online. Đồng nghĩa với nếu thiết bị liên lạc bị hỏng hoặc mất kết nối internet thì gần như nhân sự với doanh nghiệp mất liên lạc. Khi doanh nghiệp và nhân viên giao tiếp online cũng gặp rất nhiều hạn chế. Thứ nhất là thông tin không thể chuyển đến nhân sự, thứ hai là dữ liệu công việc dễ bị thất lạc, quan trọng nhất là ý đạt truyền tải khi giao việc có thể bị sai, không hiểu ý dẫn đến công việc hoàn thành sai.

1.5. Giới hạn về bảo mật thông tin trong công việc

Giới hạn về hình thức giao tiếp tạo nên giới hạn về bảo mật dữ liệu công việc. Nếu không dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên dụng mà chỉ giao tiếp công việc qua các kênh messenger, zalo, viber hay skype thì thông tin rất dễ bị leak ra ngoài. Đồng thời việc tổng hợp thông tin về công việc cũng khó khi các kênh giao tiếp với nhân  sự bị dàn trải, thiếu tập trung.

1.6. Khó đánh giá chất lượng công việc và năng suất làm việc của nhân sự

Vì thời gian làm việc bị hạn chế, không gian làm việc bị hạn chế, giao tiếp trong công việc bị hạn chế nên doanh nghiệp rất khó để đánh giá năng suất làm việc của nhân sự. Khi mỗi nhân sự nộp kết quả công việc thì doanh nghiệp cũng khó để xác minh tính chân thực của kết quả làm việc. Vì thế việc đánh giá chất lượng làm việc để trả lương cho nhân sự cũng ít khách quan hơn. Điều này cũng đặt ra nhu cầu là doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý để kiểm soát doanh nghiệp hoạt động online hiệu quả hơn.

1.7. Khó khăn khi quản lý đơn hàng, khách hàng

Khó khăn lớn nhất với các doanh nghiệp bán hàng online đó là khó kiểm soát đơn hàng và khách hàng. Nguyên nhân là do đơn hàng dàn trải từ nhiều kênh bán hàng khác nhau, khó tổng hợp, dễ bị nhầm đơn hoặc thiếu đơn. Thứ hai là do lượng khách hàng quá lớn và không mua tập trung tại một kênh bán hàng. Vì thế việc biết được lịch sử mua hàng của khách cũng khó hơn. Đồng nghĩa với việc chăm sóc khách hàng không được sát sao.

Ngoài ra khó khăn doanh nghiệp bán hàng online phải đối diện đó là khó nắm bắt tiến độ vận chuyển đơn hàng. Doanh nghiệp bị phụ thuộc vào ghi chú của những đơn vị vận chuyển trên ứng dụng của họ mà không thể xác minh tính chân thực. Từ đó tăng tỷ lệ đơn hàng hoàn về và tăng thời gian nhận đơn của khách hàng.

2. Chức năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp online

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online là công cụ hữu ích để giúp các chủ shop đang bán hàng online hoặc các doanh nghiệp hoạt động bằng cách thuê freelancer kiểm soát tốt sự phát triển của doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng ưu việt như.

2.1. Quản lý sản phẩm

Tính năng quản lý sản phẩm cực kỳ hữu ích với các chủ doanh nghiệp đang kinh doanh online. Phần mềm tạo nên một danh mục để doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp, kiểm soát sản phẩm và kho hàng.

Với tính năng quản lý nhà cung cấp, phần mềm có các trường thông tin có sẵn để doanh nghiệp kiểm soát nhà cung cấp bao gồm: tên nhà cung cấp, tên sản phẩm nhập, số lượng nhập, thời gian nhập, thời gian nhận hàng dự kiến, thông tin hợp đồng, thông tin thanh toán đơn hàng, ghi chú liên quan đến từng nhà cung cấp,…Các trường thông tin này doanh nghiệp có thể tự thêm và tùy chỉnh để phù hợp nhất với nhu cầu quản lý và đặc thù doanh nghiệp.

Tính năng quản lý sản phẩm cũng tương tự, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp online để lưu trữ các thông tin quan trọng về sản phẩm. Bao gồm tên sản phẩm, số lượng, nguồn gốc, xuất xứ, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng, số lượng hàng hóa đã bán, số lượng hàng hóa lưu kho,…Doanh nghiệp có một không gian chung để tất cả các phòng ban liên quan đến sản phẩm có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin từng loại sản phẩm mà không tốn thời gian hỏi từ nhiều đầu nhân sự khác nhau.

Số lượng từng loại sản phẩm trong kho hàng cũng liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Doanh nghiệp biết chắc chắn phân loại hàng hóa nào tồn kho quá lâu, hàng nào bán chạy để kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh. Mỗi sản phẩm hiển thị trên phần mềm cũng chỉ rõ ngày nhập kho, ngày xuất kho để quản lý kho dễ dàng theo dõi.

2.2. Quản lý công việc

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online tạo nên không gian chung để tất cả các phòng ban có thể làm việc cùng nhau. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và được phân quyền tùy theo nhiệm vụ công việc. Phần mềm khắc phục được nhược điểm của hình thức làm việc online, giờ đây tất cả các bộ phận vẫn có thể kết nối và làm việc cùng nhau giống như làm việc offline.

Ảnh 2: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Bộ phận bán hàng có thể truy cập và kho hàng để kiểm tra sản phẩm, cũng có thể dễ dàng thu thập đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau để dễ dàng tạo đơn. Đơn hàng sau đó được đưa cho bộ phận đóng gói và vận chuyển. Doanh nghiệp hoạt động online được tự động hóa, mỗi nhân sự đều biết rõ nhiệm vụ công việc và thời gian hoàn thành công việc. Khi đó nhân sự làm việc chủ động hơn và doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý hơn. 

Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể tra cứu lịch sử mua hàng của từng khách hàng nhanh chóng dựa trên thông tin cá nhân của khách đã được lưu trữ. Phần mềm cũng tự động gửi các thông báo nhắc nhở sinh nhật của khách hàng để doanh nghiệp có hình thức chăm sóc hợp lý. Thông tin khách hàng lưu trên phần mềm có sẵn các trường thông tin cá nhân và thông tin hành vi. Doanh nghiệp có thể tùy ý điều chỉnh các thông tin lưu trữ phù hợp nhất.

2.3. Quản lý và đánh giá nhân sự

Tính năng quản lý nhân sự của phần mềm quản lý doanh nghiệp online cho phép lãnh đạo dễ dàng giao việc cho từng nhân viên. Không cần gọi điện, nhắn tin hay gửi mail cầu kỳ. Quản lý chỉ cần tạo tác vụ trên phần mềm có đầy đủ deadline, yêu cầu chất lượng công việc rồi gán cho nhân sự. Khi đó nhiệm vụ thông báo công việc, nhắc nhở deadline, tính toán thời gian làm việc của nhân sự sẽ được phần mềm thực hiện tự động. Lãnh đạo doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian để tập trung làm những việc khác.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online còn có chức năng checkin, checkout để nhân sự điểm danh. Từ đó thời gian làm việc của từng nhân sự cũng được kiểm soát chặt chẽ hơn. Nhân viên sau khi đã làm xong việc cũng chỉ cần gửi file lên phần báo cáo của tác vụ. Nhân sự phụ trách quản lý công việc cũng tự động nhận được thông báo kiểm tra từ phần mềm. Nếu quản lý chưa kịp check thì phần mềm sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở.

2.4. Quản lý khách hàng

Ngoài các danh mục lưu trữ thông tin về sản phẩm thì phần mềm còn có danh mục riêng để doanh nghiệp lưu trữ và kiểm soát thông tin khách hàng. Các trường thông tin về tên, tuổi, địa chỉ, giá trị đơn hàng, hợp đồng mua bán của khách hàng được liệt kê chi tiết. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh thông tin lưu trữ theo từng đặc thù hoạt động, kinh doanh. Việc tìm kiếm khách hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Mỗi khi có lịch hẹn với khách hàng hoặc ghi chú gì đặc biệt phần mềm cũng tự động gửi thông báo cho nhân sự phụ trách.

3. Lợi thế khi quản lý doanh nghiệp online bằng phần mềm

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp đang hoạt động online. So với các hình thức quản lý doanh nghiệp khác thì phần mềm có nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn.

– Về thời gian, phần mềm tiết kiệm thời gian quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp. Thay vì tốn thời gian nhắc nhở từng nhân sự, theo dõi từng tác vụ công việc thì phần mềm có thể thực hiện tự động. Nhân sự quản lý chỉ cần truy cập vào phần mềm và đọc báo cáo là biết rõ được tình hình làm việc của từng nhân sự.

– Về chi phí, đầu tư một phần mềm có thể quản lý nhiều tác vụ khác nhau tiết kiệm hơn việc doanh nghiệp chi tiền cho nhiều phần mềm hoặc nhân sự quản lý. Hiệu quả quản lý khi sử dụng phần mềm cũng vượt trội hơn so với các cách quản lý khác.

– Về nhân sự, doanh nghiệp giảm tải được áp lực làm việc và khối lượng công việc mà một nhân sự quản lý phải làm. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp hoặc mỗi công đoạn khi bán hàng online chỉ cần một nhân sự phụ trách để quản lý thông tin đã được lưu trên phần mềm. Thời gian dư thừa của nhân sự quản lý có thể được dùng để xử lý các công việc khác.

Như vậy, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa giúp doanh nghiệp tối ưu về cả chi phí và nhân sự vận hành vừa giúp tăng hiệu quả quản lý công việc. Đây là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp đang hoạt động online.

4. Phần mềm quản lý doanh nghiệp online tốt nhất

 Ảnh 3: Faceworks – Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Faceworks là phần mềm quản lý tốt nhất cho các doanh nghiệp online vì những lý do sau:

– Giá sử dụng phần mềm của Faceworks cực kỳ cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường. Mỗi tính năng của phần mềm có thể được bóc tách và báo giá riêng. Doanh nghiệp có thể tùy chọn có hoặc không sử dụng một tính năng nào đó, cũng có thể tùy chọn tính năng riêng phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp. Vì thế, giá phần mềm phù hợp với mọi doanh nghiệp lớn nhỏ.

– Phần mềm có thể cài đặt và tương thích với nhiều thiết bị khác nhau. Mọi nhân sự trong doanh nghiệp dễ dàng cài đặt và sử dụng. Lãnh đạo công ty có thể theo dõi và giám sát doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

– Phần mềm tạo ra không gian chung để tất cả các phòng ban có thể cùng làm việc. Vì thế. giao diện phần mềm được Faceworks thiết kế đơn giản và cực kỳ dễ sử dụng với tất cả mọi người.

– Phần mềm quản lý doanh nghiệp Faceworks có thể sử dụng online 100% trên giao diện web mà không cần tải hay cài phần mềm phức tạp.

– Mọi tính năng quản lý trên phần mềm có thể được tùy chỉnh để phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Công nghệ thiết kế phần mềm liên tục được cập nhật để bắt kịp xu thế công nghệ của thời đại.

5. Lời kết

Phần mềm quản lý doanh nghiệp online là giải pháp quản lý tiết kiệm và hiệu quả nhất cho các cơ sở kinh doanh online hoặc các doanh nghiệp hoạt động theo kiểu work from home. Mọi khó khăn khi quản lý doanh nghiệp đều được phần mềm xử lý nhanh gọn bằng các chức năng phù hợp nhất. Faceworks cung cấp một phần mềm quản lý doanh nghiệp tiện ích nhưng đơn giản và cực dễ sử dụng, chi phí đầu tư cũng xứng đáng so với hiệu quả phần mềm đem lại. Vì thế, mọi doanh nghiệp online hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận giải pháp quản trị doanh nghiệp tốt nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworks.vn/