Phần mềm quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp cơ khí
Faceworks CRM & Báo giá cơ khí
Phần mềm quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp cơ khí
Quản lý đơn hàng cơ khí là cầu nối sau khi báo giá được chốt. Đơn hàng cần chuyển đúng bản vẽ, revision, vật liệu, số lượng, ngày giao, yêu cầu QC và điều kiện thương mại sang sản xuất và giao hàng.
Mockup dashboard vận hành
Mockup thể hiện dữ liệu cần theo dõi hằng ngày: trạng thái xử lý, cảnh báo, giao dịch, người phụ trách và báo cáo quản trị.
| Đơn chốt | Khách, báo giá, bản vẽ, revision, số lượng, ngày giao |
| Sản xuất | BOM, routing, công đoạn, WIP, tiến độ, phát sinh |
| QC | Tiêu chuẩn, kết quả, lỗi, làm lại, nghiệm thu |
| Giao hàng | Packing, chứng từ, giao từng phần, công nợ, phản hồi |
Bản chất nghiệp vụ
Đơn hàng cơ khí thường sản xuất theo bản vẽ và có nhiều chi tiết/công đoạn. Nếu dữ liệu từ báo giá sang đơn hàng và sản xuất bị đứt, xưởng có thể dùng sai revision, sai vật liệu, sai số lượng hoặc bỏ sót yêu cầu QC. Quản lý đơn hàng cần giữ được chuỗi dữ liệu từ khách đến giao hàng.
Vấn đề thực tế thường gặp
Sai dữ liệu từ báo giá sang đơn
Thông số đã thay đổi nhưng đơn hàng vẫn dùng báo giá cũ.
Nhầm revision bản vẽ
Khách gửi bản vẽ mới nhưng sản xuất nhận bản cũ.
Không rõ tiến độ theo công đoạn
Sales chỉ biết đơn chưa xong, không biết đang nghẽn ở tiện, phay, CNC, QC hay outsourcing.
Phát sinh không cập nhật khách
Đổi vật liệu, làm lại, gia công ngoài, trễ tiến độ không được phản ánh kịp.
Giao hàng nhiều đợt khó theo dõi
Một đơn giao từng phần nhưng chứng từ, số lượng và công nợ không khớp.
QC và khiếu nại không gắn đơn
Lỗi sau giao hàng không truy được về bản vẽ, công đoạn, máy hoặc lô sản xuất.
Các chức năng cần có
Hệ thống cần được thiết kế theo đúng luồng xử lý nghiệp vụ, từ dữ liệu đầu vào, trạng thái, kiểm soát, phê duyệt đến báo cáo.
Phạm vi triển khai và vai trò sử dụng
Liên thông CRM – MES – kế toán
Faceworks có thể nối đơn hàng với báo giá, bản vẽ, MES sản xuất, kho vật tư, QC, giao hàng, hóa đơn và công nợ.
Vai trò sử dụng
Sales theo dõi khách; kế hoạch chuyển lệnh sản xuất; xưởng cập nhật tiến độ; QC nghiệm thu; kho/giao hàng xử lý xuất; kế toán theo dõi thanh toán.
Chỉ số quản trị cần theo dõi
Quy trình vận hành đề xuất
- Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, trạng thái xử lý, người phụ trách và điều kiện kiểm soát.
- Người dùng tạo hồ sơ/giao dịch/yêu cầu và hệ thống kiểm tra dữ liệu bắt buộc.
- Hệ thống phân loại, gắn khách hàng, gắn nguồn, gắn người xử lý và tạo việc cần làm.
- Nhân viên cập nhật kết quả, chứng từ, phản hồi, phê duyệt hoặc giao dịch phát sinh.
- CRM tự nhắc việc, cảnh báo quá hạn, cảnh báo sai điều kiện hoặc chuyển cấp khi cần.
- Dữ liệu được tổng hợp vào báo cáo để đo hiệu quả, rủi ro và chất lượng xử lý.
Báo cáo và kiểm soát
| Danh sách đơn hàng | Khách, báo giá, bản vẽ, ngày giao, trạng thái và người phụ trách. |
| Tiến độ sản xuất | Công đoạn, WIP, outsourcing, QC, hoàn thành và cảnh báo trễ. |
| Thay đổi đơn | Revision, vật liệu, số lượng, ngày giao, lý do và người duyệt. |
| QC/nghiệm thu | Tiêu chuẩn, kết quả, lỗi, làm lại, ảnh và biên bản. |
| Giao hàng | Số lượng giao, giao từng phần, chứng từ, hóa đơn và phản hồi. |
| Công nợ | Giá trị đơn, thanh toán, quá hạn, lịch thu và trạng thái. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến quản lý đơn hàng cơ khí theo quy trình gia công CNC, khuôn mẫu, chế tạo máy, kết cấu thép hoặc sản xuất theo dự án.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks cấu hình dữ liệu, trạng thái, phân quyền, cảnh báo, phê duyệt và báo cáo theo đúng quy trình vận hành thực tế.
Có liên thông CRM, ERP, kế toán hoặc hệ thống hiện có không?
Có. Hệ thống có thể liên thông CRM, ERP, kho, kế toán, POS, lịch hẹn, website, Zalo, tổng đài hoặc file dữ liệu hiện có.
Có lưu lịch sử và trách nhiệm xử lý không?
Có. Hệ thống lưu người xử lý, thời điểm, dữ liệu trước/sau, chứng từ, trạng thái và kết quả xử lý.
