Điều phối giao hàng từ đơn bán tới xác nhận nhận hàng

Phần mềm quản lý giao hàng cho doanh nghiệp thương mại

Faceworks giúp lập kế hoạch giao hàng, điều phối xe, theo dõi trạng thái, lưu bằng chứng giao nhận và đối soát chi phí vận chuyển. Faceworks tùy biến theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp, không ép vận hành theo một khuôn cố định.

Xem phân hệ Xem quy trình

Đơn giaoTheo tuyến

PODẢnh/ký nhận

Chi phíĐối soát

Trễ hẹnCảnh báo

Mockup dashboard

Một màn hình quản trị đủ dữ liệu để ra quyết định

Thay vì theo dõi bằng nhiều file rời, Faceworks gom dữ liệu chính vào một màn hình: trạng thái nghiệp vụ, người phụ trách, cảnh báo, chứng từ liên quan và lịch sử xử lý.

Lệnh giao	Đơn bán, địa chỉ, khung giờ, trọng lượng, thể tích
Tuyến xe	Tài xế, phương tiện, điểm giao, thứ tự giao
Xác nhận	Ảnh giao hàng, chữ ký, trạng thái thiếu/thừa

Bản chất nghiệp vụ

Bán hàng công ty thương mại cần kiểm soát điều gì?

Giao hàng là mắt xích kết nối bán hàng, kho, vận tải, công nợ và chăm sóc khách hàng. Một đơn bán có thể tách nhiều đợt giao, gom nhiều đơn trên một tuyến, giao bằng xe nội bộ hoặc đơn vị vận chuyển ngoài, kèm các điều kiện ký nhận và chứng từ.

Faceworks bắt đầu từ quy trình đang dùng, sau đó chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền, bước duyệt, báo cáo và tích hợp theo mức độ cần thiết.

Vấn đề thực tế

Những điểm dễ gây sai lệch khi quản lý thủ công

Điều phối thủ công

Nhân viên xếp tuyến bằng Excel nên dễ sót đơn hoặc trùng xe.

Không thấy trạng thái

Kinh doanh không biết hàng đang soạn, đang đi đường hay đã giao.

Thiếu chứng từ

Không có ảnh, chữ ký hoặc biên bản thiếu hàng khi khách phản hồi.

Chi phí khó kiểm soát

Phí vận chuyển, phụ phí, hoàn hàng không được đối soát theo đơn.

Giao sai ưu tiên

Đơn gấp, khách VIP hoặc hàng dễ hỏng không được cảnh báo.

Không liên kết công nợ

Đã giao hàng nhưng chứng từ chưa đủ để xuất hóa đơn hoặc ghi nhận công nợ.

Phân hệ đề xuất

Các chức năng nên có trong Phần mềm quản lý giao hàng cho doanh nghiệp thương mại

Kế hoạch giao

Tạo lệnh giao từ đơn bán, phiếu xuất kho hoặc yêu cầu giao lại.

Điều phối tuyến

Sắp xếp tuyến theo khu vực, khung giờ, tải trọng, xe và tài xế.

Theo dõi trạng thái

Cập nhật đang soạn, chờ lấy hàng, đang giao, giao thành công, giao thất bại.

Bằng chứng giao nhận

Lưu ảnh, chữ ký, GPS, ghi chú thiếu hàng, hàng lỗi hoặc khách hẹn lại.

Đối soát vận chuyển

So sánh phí dự kiến, phí thực tế, phụ phí và trách nhiệm thanh toán.

Báo cáo giao hàng

Đo tỷ lệ đúng hẹn, lỗi giao hàng, chi phí theo tuyến và năng suất tài xế.

Quy trình vận hành đề xuất

Từ phát sinh nghiệp vụ tới báo cáo quản trị

Từ đơn bán đã duyệt, hệ thống tạo yêu cầu giao hàng kèm địa chỉ, hàng hóa và thời gian mong muốn.
Bộ phận kho xác nhận tồn, chuẩn bị hàng và cập nhật trạng thái sẵn sàng giao.
Điều phối viên gom đơn, tạo tuyến, gán xe, tài xế hoặc đơn vị vận chuyển ngoài.
Tài xế cập nhật trạng thái trên thiết bị di động, chụp ảnh và lấy xác nhận khi giao.
Nếu giao thiếu, giao lỗi hoặc khách hẹn lại, hệ thống tạo phiếu xử lý phát sinh.
Quản lý đối soát chứng từ, chi phí vận chuyển và báo cáo tỷ lệ giao hàng đúng hẹn.

Chỉ số quản trị