Phần mềm quản lý hạn sử dụng cho chuỗi nhà thuốc theo lô, FEFO và cảnh báo thu hồi
Phần mềm quản lý hạn sử dụng cho chuỗi nhà thuốc theo lô, FEFO và cảnh báo thu hồi
Faceworks giúp chuỗi nhà thuốc kiểm soát hạn sử dụng thuốc, thực phẩm chức năng, vật tư y tế và hàng chăm sóc sức khỏe theo từng lô, từng cửa hàng, từng kho trung tâm để giảm thất thoát, tránh bán nhầm hàng cận date và đáp ứng kiểm soát chất lượng.
Với dược phẩm, hạn sử dụng là dữ liệu vận hành sống còn
Một mã thuốc có thể có nhiều số lô, hạn dùng, nhà cung cấp, giá nhập và vị trí tồn khác nhau. Khi chuỗi có nhiều cửa hàng, dữ liệu hạn sử dụng không chỉ phục vụ bán hàng, mà còn liên quan đến điều chuyển nội bộ, kiểm kê, thu hồi, hủy hàng, báo cáo tồn cận date và uy tín chuyên môn của nhà thuốc.
Quản lý số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, nhà cung cấp và chứng từ nhập.
Ưu tiên bán/xuất lô hết hạn trước, giảm tồn chết và hủy hàng.
Cảnh báo thuốc cận date, hết hạn, bị khóa hoặc thuộc diện thu hồi.
Những rủi ro thường gặp ở chuỗi nhà thuốc
Tồn cận date nằm rải rác
Cùng một mặt hàng có thể còn nhiều lô ở nhiều cửa hàng. Nếu không tổng hợp tự động, quản lý chỉ phát hiện khi kiểm kê hoặc khi hàng đã quá hạn.
Xuất bán không theo FEFO
Nhân viên bán lô mới trước, lô cũ nằm lại trên kệ, dẫn đến hàng cận date không được xử lý kịp.
Điều chuyển thiếu dữ liệu hạn dùng
Hàng điều chuyển giữa cửa hàng cần biết lô nào nên đẩy đi, lô nào cần bán nhanh và lô nào phải khóa.
Khó xử lý thu hồi
Khi nhà cung cấp hoặc cơ quan quản lý yêu cầu thu hồi theo số lô, chuỗi cần biết lô đang ở cửa hàng nào, đã bán cho ai, còn tồn bao nhiêu.
Hủy hàng thiếu kiểm soát
Hàng hết hạn, hư hỏng, mất tem hoặc bảo quản sai cần biên bản, người duyệt và giá trị tổn thất rõ ràng.
Báo cáo chậm
Không có dashboard cận date theo vùng/cửa hàng khiến phòng vận hành và mua hàng phản ứng muộn.
Minh họa luồng FEFO trong chuỗi nhà thuốc
Rủi ro cao
Khóa bán tùy nhóm hàng, đề xuất hủy, trả NCC hoặc chương trình xử lý có phê duyệt.
Cần hành động
Ưu tiên bán, điều chuyển về cửa hàng có sức bán tốt hoặc tạo cảnh báo cho quản lý khu vực.
Theo dõi định kỳ
Đưa vào dashboard tồn theo tuổi hạn dùng để mua hàng và điều phối tồn kho.
Quy trình quản lý hạn sử dụng đề xuất
Nhập hàng theo lô
Ghi mã hàng, số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, nhà cung cấp, hóa đơn, kho/cửa hàng nhận và điều kiện bảo quản.
Kiểm soát chất lượng đầu vào
Đánh dấu lô đạt, chờ kiểm, khóa chất lượng, sai chứng từ hoặc cần trả nhà cung cấp.
Bán hàng theo FEFO
Đề xuất lô hết hạn trước khi bán, xuất kho, điều chuyển hoặc cấp phát nội bộ.
Cảnh báo cận date
Cấu hình ngưỡng cảnh báo theo nhóm thuốc, cửa hàng, vùng, nhà cung cấp hoặc chính sách công ty.
Điều chuyển xử lý tồn
Đề xuất chuyển lô cận date sang điểm bán có tốc độ tiêu thụ tốt hơn hoặc trả NCC nếu còn điều kiện.
Thu hồi và hủy hàng
Truy vết số lô, khóa bán, lập biên bản hủy/thu hồi, ghi người duyệt, số lượng và giá trị tổn thất.
Cấu hình quản trị dành cho chuỗi nhiều cửa hàng
Phân quyền theo vai trò
Nhân viên bán hàng xem cảnh báo tại cửa hàng; quản lý vùng xem nhiều điểm bán; bộ phận chất lượng có quyền khóa lô và xử lý thu hồi.
Ngưỡng hạn dùng theo nhóm hàng
Thuốc kê đơn, OTC, TPCN, mỹ phẩm, vật tư y tế hoặc hàng lạnh có thể dùng ngưỡng cảnh báo khác nhau.
Log kiểm soát đầy đủ
Mọi hành động đổi hạn, khóa lô, hủy hàng, điều chuyển hoặc mở bán lại đều có lịch sử người thực hiện và lý do.
Báo cáo cần có
Theo cửa hàng, vùng, nhóm hàng, nhà cung cấp, giá trị tồn và số ngày còn lại.
Tỷ lệ xuất bán đúng lô ưu tiên, lô bị bỏ qua, nhân viên/cửa hàng thường sai quy trình.
Số lượng, giá trị, nguyên nhân, biên bản, người duyệt và trạng thái xử lý theo lô.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý hạn sử dụng theo từng số lô thuốc không?
Có. Faceworks quản lý số lô, hạn dùng, nhà cung cấp, chứng từ nhập, tồn kho và lịch sử giao dịch theo từng lô.
Có cảnh báo thuốc cận date tại nhiều cửa hàng không?
Có. Hệ thống tổng hợp cảnh báo theo cửa hàng, vùng, nhóm hàng và ngưỡng ngày còn lại.
Có khóa bán thuốc hết hạn hoặc bị thu hồi không?
Có. Lô hàng có thể bị khóa bán tự động hoặc thủ công theo quyền của bộ phận quản lý chất lượng.
Có hỗ trợ FEFO khi bán hàng và điều chuyển không?
Có. Faceworks có thể đề xuất lô cần xuất trước để giảm tồn cận date.
Có lập biên bản hủy hàng hết hạn không?
Có. Hệ thống lưu số lượng, giá trị, lý do, người duyệt và chứng từ xử lý.
Kiểm soát hạn sử dụng để vận hành chuỗi nhà thuốc an toàn hơn
Faceworks giúp chuỗi nhà thuốc nhìn rõ tồn cận date, khóa rủi ro kịp thời và xử lý hạn dùng theo dữ liệu.
