Phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý dự án bất động sản
Faceworks ERP theo quy trình riêng
Phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý dự án bất động sản
Hồ sơ pháp lý dự án có nhiều bản scan, bản cứng, bản nộp, bản duyệt và bản bổ sung. Nếu không quản lý version rõ ràng, doanh nghiệp dễ dùng nhầm tài liệu.
Mockup dashboard vận hành
Dashboard giúp quản lý nhìn nhanh trạng thái vận hành, cảnh báo, dữ liệu cần xử lý và trách nhiệm của từng bộ phận trên cùng một màn hình.
| Kho hồ sơ | Đất đai, quy hoạch, giấy phép, thiết kế, nghiệm thu, bán hàng |
| Version | Bản nháp, bản nộp, bản duyệt, bản hết hiệu lực |
| Cảnh báo | Thiếu tài liệu, hết hiệu lực, chưa duyệt |
| Truy xuất | Dự án, thủ tục, người cập nhật, lịch sử thay đổi |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý hồ sơ pháp lý dự án là quản lý tài liệu theo ngữ cảnh: tài liệu thuộc dự án nào, thủ tục nào, cơ quan nào, phiên bản nào, ngày hiệu lực ra sao, ai cập nhật và dùng cho mục đích gì.
Vấn đề thực tế thường gặp
Dùng nhầm phiên bản
Bản dự thảo, bản nộp và bản được duyệt không phân biệt rõ khiến hồ sơ gửi sai.
Không biết thiếu tài liệu nào
Bộ hồ sơ cho từng thủ tục không có checklist nên đến hạn mới phát hiện thiếu.
Khó truy lịch sử
Khi có tranh chấp hoặc audit, không truy được ai cập nhật, thay đổi gì, lúc nào.
Các phân hệ cần có
Hệ thống cần gom dữ liệu nghiệp vụ, trạng thái xử lý, phân quyền, cảnh báo, báo cáo và lịch sử truy xuất theo đúng quy trình thực tế.
Quy trình vận hành đề xuất
- Khai báo cây hồ sơ pháp lý theo dự án, phân khu, thủ tục và loại tài liệu.
- Tải lên tài liệu, gắn version, ngày hiệu lực, người phụ trách và trạng thái duyệt.
- Thiết lập checklist hồ sơ cần có cho từng thủ tục pháp lý của dự án.
- Hệ thống cảnh báo tài liệu thiếu, hết hiệu lực, chưa duyệt hoặc cần bổ sung.
- Phòng pháp lý duyệt/khóa bản chính thức và lưu lịch sử thay đổi tài liệu.
- Khi cần báo cáo/audit, truy xuất bộ hồ sơ theo dự án, thủ tục và thời điểm.
Báo cáo và kiểm soát
| Tình trạng hồ sơ | Đủ/thiếu hồ sơ theo dự án, phân khu, thủ tục và nhóm tài liệu. |
| Version tài liệu | Bản hiện hành, bản cũ, người cập nhật, ngày hiệu lực và lịch sử thay thế. |
| Cảnh báo pháp lý | Tài liệu hết hạn, thiếu chữ ký, thiếu bản chính, chưa duyệt hoặc cần bổ sung. |
| Audit hồ sơ | Lịch sử cập nhật, tải xuống, phê duyệt, khóa tài liệu và người thao tác. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến quản lý hồ sơ pháp lý theo cây tài liệu, checklist thủ tục, phân quyền và quy trình duyệt tài liệu riêng của từng chủ đầu tư.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks có thể cấu hình trường dữ liệu, biểu mẫu, phân quyền, cảnh báo, luồng duyệt và báo cáo theo đúng quy trình doanh nghiệp.
Có liên thông với các phân hệ khác không?
Có. Hệ thống có thể nối hồ sơ, công việc, tài chính, nhân sự, kho, bán hàng hoặc báo cáo quản trị tùy bài toán.
Có lưu lịch sử thay đổi và truy xuất không?
Có. Mỗi hồ sơ, chứng từ, cảnh báo và dữ liệu quan trọng đều có thể lưu lịch sử để truy xuất và kiểm soát trách nhiệm.
