Phần mềm quản lý hợp đồng bán cho doanh nghiệp thương mại
Faceworks ERP theo quy trình riêng
Phần mềm quản lý hợp đồng bán cho doanh nghiệp thương mại
Hợp đồng bán trong doanh nghiệp thương mại là cầu nối giữa báo giá, giao hàng, hóa đơn và công nợ. Quản lý hợp đồng tốt giúp tránh giao sai điều khoản, quên nghĩa vụ và khó đối chiếu thanh toán.
Mockup dashboard vận hành
Dashboard hợp đồng bán giúp sales, kế toán và kho nhìn được trạng thái thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ giao hàng, hóa đơn và công nợ.
| Hợp đồng đang chạy | Chờ ký, hiệu lực, đang giao, sắp hết hạn, đã thanh lý |
| Điều khoản | Giá, chiết khấu, thanh toán, bảo hành, giao hàng |
| Thực hiện | Đơn giao, hóa đơn, nghiệm thu, công nợ, phụ lục |
| Cảnh báo | Trễ giao, quá hạn thanh toán, thiếu hồ sơ, sắp gia hạn |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý hợp đồng bán thương mại cần kiểm soát từ báo giá thắng, điều khoản hợp đồng, phụ lục, phê duyệt, lịch giao hàng, hóa đơn, nghiệm thu, công nợ đến thanh lý. Mỗi thay đổi về giá, số lượng hoặc thời hạn cần có lịch sử rõ ràng.
Vấn đề thực tế thường gặp
Hợp đồng và đơn hàng tách rời
Sales lưu hợp đồng, kho xử lý giao hàng, kế toán xuất hóa đơn nhưng thiếu trạng thái chung.
Thiếu kiểm soát phụ lục
Thay đổi giá, số lượng, thời hạn hoặc điều khoản thanh toán không được lưu version.
Quên nghĩa vụ hợp đồng
Bảo hành, nghiệm thu, lịch giao hoặc thanh toán theo mốc bị bỏ sót.
Các phân hệ cần có
Hệ thống cần quản lý hợp đồng, phụ lục, điều khoản, phê duyệt, giao hàng, nghiệm thu, hóa đơn, công nợ và thanh lý.
Quy trình vận hành đề xuất
- Tạo hợp đồng từ báo giá thắng hoặc nhập hợp đồng đã ký với khách hàng.
- Khai báo điều khoản giá, thanh toán, giao hàng, bảo hành và hồ sơ đính kèm.
- Hợp đồng/phụ lục đi qua luồng phê duyệt nếu có điều khoản vượt chuẩn.
- Kho và kế toán thực hiện giao hàng, hóa đơn, nghiệm thu theo lịch hợp đồng.
- Hệ thống theo dõi công nợ, cảnh báo quá hạn, thiếu hồ sơ hoặc sắp hết hạn.
- Khi hoàn thành, đối chiếu nghĩa vụ, lập thanh lý và lưu lịch sử hợp đồng.
Báo cáo và kiểm soát
| Tình trạng hợp đồng | Chờ ký, hiệu lực, đang giao, trễ nghĩa vụ, sắp hết hạn, đã thanh lý. |
| Thực hiện giao hàng | Số lượng đã giao/chưa giao, trễ giao, phiếu xuất và nghiệm thu. |
| Công nợ hợp đồng | Hóa đơn, lịch thu, đã thu, còn nợ, quá hạn và tranh chấp. |
| Phụ lục thay đổi | Thay đổi giá, số lượng, thời hạn, điều khoản và người phê duyệt. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến quản lý hợp đồng bán cho doanh nghiệp thương mại B2B, phân phối, bán dự án, nhiều đợt giao hàng hoặc nhiều cấp phê duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks có thể cấu hình dữ liệu, phân quyền, cảnh báo, luồng duyệt và báo cáo theo quy trình của doanh nghiệp.
Có liên thông với hệ thống hiện có không?
Có. Có thể nối CRM, WMS, kế toán, PMS, MES, máy móc hoặc file dữ liệu hiện có tùy bài toán.
Có theo dõi lịch sử và trách nhiệm xử lý không?
Có. Hệ thống có thể lưu log thay đổi, người xử lý, thời gian và bằng chứng liên quan.
