Kiểm soát hợp đồng dịch vụ sau bán theo thiết bị, SLA và nghiệm thu

Phần mềm quản lý hợp đồng bảo trì cho thiết bị y tế

Faceworks giúp doanh nghiệp thiết bị y tế quản lý hợp đồng bảo trì, phạm vi dịch vụ, SLA, lịch PM, phụ tùng, nghiệm thu và công nợ dịch vụ. Faceworks tùy biến theo quy trình thực tế, không ép doanh nghiệp dùng một khuôn cứng.

Xem phân hệ Xem quy trình

Hợp đồngTheo thiết bị

SLATheo mức lỗi

PMTheo chu kỳ

Công nợTheo nghiệm thu

Mockup dashboard

Màn hình quản trị đủ dữ liệu để ra quyết định

Faceworks gom trạng thái nghiệp vụ, người phụ trách, cảnh báo, chứng từ và lịch sử xử lý vào cùng một nơi.

Hợp đồng	Gói dịch vụ, thời hạn, SLA, số lần PM, phụ tùng bao gồm
Thiết bị	Model, serial, bệnh viện, khoa phòng, lịch sử bảo trì
Thanh toán	Đợt nghiệm thu, hóa đơn, công nợ, phụ phí

Bản chất nghiệp vụ

Cần kiểm soát điều gì?

Hợp đồng bảo trì thiết bị y tế là cam kết dịch vụ sau bán gắn với từng serial thiết bị, từng khoa phòng và từng cấp độ hỗ trợ. Một hợp đồng có thể bao gồm bảo trì định kỳ, xử lý sự cố, thay phụ tùng, hiệu chuẩn, đào tạo sử dụng và điều khoản thanh toán theo nghiệm thu.

Hệ thống được thiết kế từ quy trình đang vận hành, sau đó chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền, bước duyệt, cảnh báo và báo cáo.

Vấn đề thực tế

Những điểm dễ sai khi quản lý thủ công

Không rõ phạm vi

Kỹ sư và kế toán không biết phụ tùng nào nằm trong hợp đồng, phần nào tính phí.

Quên mốc hợp đồng

Hợp đồng sắp hết hạn hoặc còn số lần PM nhưng không được nhắc chăm sóc.

SLA khó đo

Không có thời điểm tiếp nhận, phản hồi, tới hiện trường và hoàn tất rõ ràng.

Thiết bị nhiều serial

Một khách hàng có nhiều máy, nhiều khoa phòng, dữ liệu dễ nhầm lẫn.

Nghiệm thu thiếu chuẩn

Biên bản, ảnh và chữ ký khách hàng không gắn với đợt thanh toán.

Lợi nhuận dịch vụ mờ

Không tổng hợp được chi phí kỹ sư, phụ tùng và doanh thu từng hợp đồng.

Phân hệ đề xuất

Các chức năng nên có trong Phần mềm quản lý hợp đồng bảo trì cho thiết bị y tế

Hồ sơ hợp đồng

Quản lý thời hạn, phạm vi, SLA, số lần PM, điều khoản thanh toán và phụ lục.

Danh mục thiết bị

Gắn thiết bị theo serial, bệnh viện, khoa phòng, cấu hình và lịch sử dịch vụ.

Kế hoạch PM

Tự sinh lịch bảo trì định kỳ và cảnh báo trước hạn.

Ticket sự cố

Tiếp nhận yêu cầu, phân loại mức độ, kiểm tra hợp đồng và theo dõi SLA.

Nghiệm thu

Lưu checklist, ảnh, chữ ký, kết luận kỹ thuật và file biên bản.

Đối soát dịch vụ

Liên kết phụ tùng, công kỹ sư, hóa đơn, công nợ và doanh thu hợp đồng.

Quy trình vận hành đề xuất

Từ phát sinh nghiệp vụ tới báo cáo

Khai báo hồ sơ khách hàng, thiết bị, serial và vị trí lắp đặt.
Tạo hợp đồng với phạm vi dịch vụ, SLA, số lần bảo trì và điều khoản thanh toán.
Hệ thống sinh lịch PM, nhắc trước hạn và cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn.
Khi có sự cố, nhân viên tạo ticket, kiểm tra hợp đồng và phân loại mức độ.
Kỹ sư xử lý, cập nhật checklist, phụ tùng, ảnh và kết quả nghiệm thu.
Kế toán đối soát biên bản, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ dịch vụ.

Chỉ số quản trị