Hợp đồng và thiết bị tách rời
Một bệnh viện có nhiều máy, nhiều serial, nhiều gói bảo trì nhưng dữ liệu nằm ở file khác nhau.
Phần mềm quản lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế
Giải pháp dịch vụ sau bán cho doanh nghiệp thiết bị y tế
Phần mềm quản lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế
Faceworks giúp doanh nghiệp thiết bị y tế quản lý hợp đồng bảo trì, danh mục thiết bị, lịch định kỳ, kỹ sư, SLA, vật tư, nghiệm thu, hóa đơn và báo cáo dịch vụ sau bán. Với Faceworks, miễn là doanh nghiệp có quy trình bảo trì, điều phối kỹ thuật và nghiệm thu, quy trình đó có thể được số hóa thành phần mềm quản lý phù hợp.
Thiết bịTheo serial
Hợp đồngSLA/PM/CM
Kỹ sưĐiều phối
Nghiệm thuẢnh & chữ ký
Mockup dashboard
Trung tâm điều hành hợp đồng, thiết bị và kỹ sư
Màn hình quản trị cần cho thấy thiết bị nào tới hạn bảo trì, hợp đồng nào đang có rủi ro SLA, kỹ sư nào đang xử lý, phụ tùng nào đã dùng và hồ sơ nào đủ điều kiện nghiệm thu, xuất hóa đơn.
| Hồ sơ thiết bị | Model, serial, bệnh viện, khoa phòng, ngày lắp đặt, tình trạng bảo hành |
| Hợp đồng dịch vụ | Gói bảo trì, SLA, số lần PM, phạm vi phụ tùng, điều khoản thanh toán |
| Lệnh kỹ thuật | Lịch định kỳ, sự cố, kỹ sư phụ trách, vật tư, biên bản nghiệm thu |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý hợp đồng bảo trì thiết bị y tế là quản lý một chuỗi dịch vụ sau bán
Trong ngành thiết bị y tế, hợp đồng bảo trì không chỉ là một văn bản lưu trữ. Mỗi hợp đồng gắn với nhiều thiết bị có serial, vị trí lắp đặt, nhóm người sử dụng, lịch bảo trì định kỳ, cam kết phản hồi sự cố, phụ tùng thay thế và yêu cầu nghiệm thu nghiêm ngặt.
Nếu dữ liệu hợp đồng, thiết bị, kỹ sư, kho phụ tùng và kế toán không liên kết, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót lịch PM, chậm SLA, thất lạc biên bản hoặc không thu được đầy đủ doanh thu dịch vụ. Faceworks được thiết kế để gom toàn bộ chuỗi này thành một hệ thống quản lý tập trung.
Vấn đề thực tế
Những điểm thường làm đội dịch vụ thiết bị y tế mất kiểm soát
Quên lịch bảo trì định kỳ
Thiết bị tới hạn PM nhưng không có cảnh báo sớm, dễ vi phạm cam kết với khách hàng.
Khó kiểm soát SLA
Sự cố được báo qua điện thoại, email hoặc Zalo nên khó đo thời gian phản hồi và thời gian khắc phục.
Điều phối kỹ sư thủ công
Không nhìn được lịch bận, năng lực chuyên môn, khu vực phụ trách và tồn vật tư của từng kỹ sư.
Biên bản nghiệm thu thiếu chuẩn
Ảnh hiện trạng, thông số đo, chữ ký khách hàng và kết quả kiểm tra không được lưu tập trung.
Phụ tùng khó đối soát
Linh kiện thay thế không gắn với thiết bị, hợp đồng, bảo hành phụ tùng và chi phí dịch vụ.
Doanh thu dịch vụ bị bỏ lỡ
Hợp đồng sắp hết hạn, thiết bị hết bảo hành hoặc khách có nhu cầu nâng cấp không được nhắc chăm sóc.
Báo cáo sau bán chậm
Lãnh đạo không thấy lợi nhuận hợp đồng, năng suất kỹ sư, lỗi lặp lại và thiết bị rủi ro cao.
Phân hệ cần có
Các phân hệ trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị y tế
Quản lý hồ sơ thiết bị
Lưu model, serial, cấu hình, bệnh viện, khoa phòng, ngày lắp đặt, lịch sử sửa chữa và tài liệu kỹ thuật.
Quản lý hợp đồng bảo trì
Theo dõi gói dịch vụ, phạm vi công việc, SLA, số lần PM, phụ tùng bao gồm và điều khoản thanh toán.
Lịch bảo trì định kỳ
Tự tạo kế hoạch PM theo chu kỳ, cảnh báo tới hạn, gom lịch theo khu vực và điều phối kỹ sư.
Tiếp nhận sự cố
Ghi nhận yêu cầu CM từ khách hàng, phân loại mức độ, ưu tiên SLA và chuyển điều phối xử lý.
Điều phối kỹ sư
Phân công theo chuyên môn thiết bị, vị trí, lịch rảnh, chứng chỉ, cấp độ kỹ thuật và vật tư cần mang theo.
Quản lý vật tư phụ tùng
Theo dõi tồn kho phụ tùng, linh kiện thay thế, serial linh kiện, bảo hành và chi phí theo từng lệnh.
Biên bản điện tử
Tạo checklist kiểm tra, ảnh trước sau, thông số đo, kết luận kỹ thuật, chữ ký khách hàng và file PDF nghiệm thu.
Cảnh báo gia hạn
Nhắc hợp đồng sắp hết hạn, thiết bị hết bảo hành, số lần PM còn lại và cơ hội bán thêm dịch vụ.
Công nợ và hóa đơn
Liên kết nghiệm thu với đợt thanh toán, hóa đơn, công nợ, phụ phí và doanh thu dịch vụ.
Báo cáo dịch vụ
Theo dõi SLA, tỷ lệ hoàn thành PM, lỗi lặp lại, năng suất kỹ sư, chi phí phụ tùng và lợi nhuận hợp đồng.
Cổng khách hàng
Cho bệnh viện gửi yêu cầu, xem lịch bảo trì, tải biên bản và theo dõi trạng thái xử lý.
Tích hợp hệ thống
Kết nối CRM, kho, kế toán, email, SMS, tổng đài, QR trên thiết bị hoặc app kỹ sư hiện trường.
Quy trình vận hành đề xuất
Từ ký hợp đồng tới nghiệm thu và gia hạn
- Khởi tạo hồ sơ khách hàng, bệnh viện, khoa phòng và danh mục thiết bị theo model, serial, ngày lắp đặt.
- Khai báo hợp đồng bảo trì gồm phạm vi dịch vụ, SLA, số lần bảo trì định kỳ, phụ tùng, điều khoản thanh toán.
- Hệ thống tự sinh lịch PM, cảnh báo trước hạn và đề xuất gom tuyến theo khu vực hoặc nhóm thiết bị.
- Khi có sự cố, nhân viên tiếp nhận tạo ticket CM, phân loại mức độ, kiểm tra hợp đồng và thời hạn SLA.
- Điều phối viên gán kỹ sư phù hợp theo chuyên môn, lịch rảnh, vị trí, chứng chỉ và vật tư dự kiến.
- Kỹ sư thực hiện tại hiện trường, cập nhật checklist, ảnh, thông số đo, phụ tùng thay thế và kết luận.
- Khách hàng xác nhận nghiệm thu bằng chữ ký, ảnh hoặc biên bản điện tử; hệ thống khóa dữ liệu sau khi duyệt.
- Bộ phận dịch vụ đối soát vật tư, chi phí, phụ phí, đợt thanh toán, hóa đơn và công nợ phát sinh.
- Quản lý theo dõi SLA, lịch PM, thiết bị lỗi lặp lại, năng suất kỹ sư và hợp đồng cần gia hạn.
Giá trị mang lại
Doanh nghiệp kiểm soát được cả dịch vụ, chi phí và trải nghiệm khách hàng
Không bỏ sót lịch bảo trì
Lịch PM được sinh tự động theo hợp đồng và cảnh báo trước khi tới hạn.
Kiểm soát đúng cam kết SLA
Mọi sự cố có thời điểm tiếp nhận, phản hồi, xử lý và nghiệm thu rõ ràng.
Minh bạch chi phí dịch vụ
Phụ tùng, công kỹ sư, di chuyển và phát sinh được gắn với từng hợp đồng.
Tăng cơ hội gia hạn
Hệ thống nhắc hợp đồng sắp hết hạn, thiết bị có rủi ro và nhu cầu nâng cấp.
Bàn giao dễ hơn
Lịch sử thiết bị không phụ thuộc vào trí nhớ của một nhân viên hoặc một kỹ sư.
Báo cáo quản trị nhanh
Lãnh đạo nhìn được hiệu quả dịch vụ theo khách hàng, thiết bị, kỹ sư và khu vực.
KPI quản trị
Các chỉ số nên theo dõi trong dịch vụ bảo trì thiết bị y tế
Tỷ lệ bảo trì đúng hạn
Số lịch PM hoàn thành đúng hạn so với kế hoạch đã cam kết.
Thời gian phản hồi sự cố
Khoảng thời gian từ lúc tiếp nhận yêu cầu tới khi kỹ sư phản hồi.
Tỷ lệ đạt SLA
Tỷ lệ ticket xử lý trong thời hạn cam kết theo từng mức độ sự cố.
Chi phí phụ tùng theo hợp đồng
Giúp nhận biết hợp đồng nào có biên lợi nhuận thấp hoặc thiết bị lỗi nhiều.
Tỷ lệ gia hạn hợp đồng
Đo hiệu quả chăm sóc sau bán và chất lượng dịch vụ kỹ thuật.
Năng suất kỹ sư
Số lệnh hoàn thành, thời gian di chuyển, thời gian xử lý và tỷ lệ nghiệm thu đạt.
Tùy biến theo quy trình Faceworks
Mỗi doanh nghiệp thiết bị y tế có thể có một cách vận hành khác nhau
Doanh nghiệp phân phối máy xét nghiệm, thiết bị chẩn đoán hình ảnh, thiết bị phòng mổ, máy thở, thiết bị nha khoa hoặc thiết bị phòng khám sẽ có checklist, SLA, phụ tùng và cách nghiệm thu khác nhau. Faceworks không ép dùng một quy trình cố định mà có thể tùy biến theo từng nhóm thiết bị, từng loại hợp đồng và từng cấp độ dịch vụ.
Hệ thống cũng có thể mở rộng sang CRM, báo giá dịch vụ, kho phụ tùng, kế toán công nợ, app kỹ sư, cổng khách hàng, QR dán trên thiết bị hoặc tích hợp email, SMS, tổng đài. Điểm cốt lõi là doanh nghiệp mô tả rõ quy trình, Faceworks chuyển quy trình đó thành phần mềm quản lý sử dụng hằng ngày.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có quản lý thiết bị theo serial không?
Có. Mỗi thiết bị có thể quản lý theo serial, model, cấu hình, bệnh viện, khoa phòng, ngày lắp đặt, tình trạng bảo hành và lịch sử dịch vụ.
Có tự tạo lịch bảo trì định kỳ theo hợp đồng không?
Có. Faceworks có thể sinh lịch PM theo chu kỳ hợp đồng, cảnh báo trước hạn và điều phối kỹ sư theo tuyến hoặc chuyên môn.
Kỹ sư đi hiện trường có cập nhật bằng điện thoại được không?
Có. Kỹ sư có thể cập nhật trạng thái, checklist, ảnh, phụ tùng, ghi chú kỹ thuật và chữ ký nghiệm thu trên thiết bị di động nếu doanh nghiệp triển khai.
Có liên kết bảo trì với hóa đơn và công nợ không?
Có. Biên bản nghiệm thu, phụ tùng thay thế và điều khoản hợp đồng có thể liên kết sang kế toán để xuất hóa đơn, theo dõi công nợ và doanh thu dịch vụ.
Faceworks có tùy biến theo từng loại thiết bị y tế không?
Có. Mẫu checklist, thông số kiểm tra, cấp độ SLA, phụ tùng, chứng chỉ kỹ sư và quy trình nghiệm thu đều có thể tùy biến theo từng nhóm thiết bị.
