Quản lý vòng đời thiết bị cho thuê từ bàn giao tới thu hồi

Phần mềm quản lý hợp đồng thuê thiết bị y tế

Faceworks giúp quản lý hợp đồng cho thuê thiết bị y tế, lịch bàn giao, tình trạng thiết bị, tiền thuê, bảo trì, thu hồi và đối soát công nợ. Faceworks tùy biến theo quy trình thực tế, không ép doanh nghiệp dùng một khuôn cứng.

Xem phân hệ Xem quy trình

Thiết bị thuêTheo serial

Bàn giaoCó biên bản

Tiền thuêTheo kỳ

Thu hồiTheo tình trạng

Mockup dashboard

Màn hình quản trị đủ dữ liệu để ra quyết định

Faceworks gom trạng thái nghiệp vụ, người phụ trách, cảnh báo, chứng từ và lịch sử xử lý vào cùng một nơi.

Hợp đồng thuê	Thời hạn, đơn giá, cọc, phụ phí, điều kiện bảo trì
Thiết bị	Serial, tình trạng, phụ kiện, vị trí sử dụng
Chu kỳ phí	Kỳ tính tiền, hóa đơn, công nợ, gia hạn

Bản chất nghiệp vụ

Cần kiểm soát điều gì?

Cho thuê thiết bị y tế khác bán đứt ở chỗ doanh nghiệp vẫn phải theo dõi tài sản của mình trong suốt thời gian thiết bị nằm tại bệnh viện, phòng khám hoặc đối tác. Hợp đồng thuê cần gắn với tình trạng bàn giao, phụ kiện, lịch bảo trì, phí định kỳ và điều kiện thu hồi.

Hệ thống được thiết kế từ quy trình đang vận hành, sau đó chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền, bước duyệt, cảnh báo và báo cáo.

Vấn đề thực tế

Những điểm dễ sai khi quản lý thủ công

Mất dấu thiết bị

Không biết serial nào đang ở khách nào, khoa phòng nào và còn phụ kiện gì.

Tính phí sai kỳ

Tiền thuê theo tháng, ngày hoặc ca sử dụng bị tính thủ công.

Bàn giao thiếu bằng chứng

Không lưu ảnh, phụ kiện, tình trạng trước khi cho thuê.

Bảo trì không rõ trách nhiệm

Hư hỏng do khách dùng sai hay lỗi thiết bị không được phân loại.

Thu hồi khó đối soát

Thiết bị trả về thiếu phụ kiện hoặc hư hỏng nhưng không có hồ sơ ban đầu.

Gia hạn bị quên

Hợp đồng hết hạn nhưng thiết bị vẫn sử dụng, chưa xuất phí tiếp theo.

Phân hệ đề xuất

Các chức năng nên có trong Phần mềm quản lý hợp đồng thuê thiết bị y tế

Hợp đồng thuê

Quản lý thời hạn, giá thuê, tiền cọc, phụ phí, điều khoản bảo trì và gia hạn.

Bàn giao thiết bị

Lưu serial, phụ kiện, ảnh, tình trạng, người nhận và địa điểm sử dụng.

Tính phí định kỳ

Tự sinh kỳ thu, hóa đơn, công nợ và cảnh báo trễ thanh toán.

Theo dõi vận hành

Quản lý lịch bảo trì, sự cố, đổi thiết bị và thời gian ngừng sử dụng.

Thu hồi tài sản

Kiểm tra tình trạng trả về, phụ kiện, chi phí hư hỏng và biên bản thu hồi.

Báo cáo khai thác

Theo dõi tỷ lệ sử dụng, doanh thu thuê, thiết bị nhàn rỗi và lợi nhuận.

Quy trình vận hành đề xuất

Từ phát sinh nghiệp vụ tới báo cáo

Khai báo danh mục thiết bị cho thuê, serial, phụ kiện và tình trạng sẵn sàng.
Lập hợp đồng thuê với thời hạn, giá thuê, tiền cọc và điều kiện sử dụng.
Thực hiện bàn giao, chụp ảnh, ký biên bản và cập nhật vị trí thiết bị.
Hệ thống sinh kỳ tính phí, nhắc thanh toán và theo dõi công nợ.
Trong thời gian thuê, ghi nhận bảo trì, sự cố, đổi máy hoặc phát sinh phụ phí.
Khi kết thúc, kiểm tra thu hồi, đối chiếu tình trạng và chốt thanh lý hợp đồng.

Chỉ số quản trị