Vì sao Incoterms cần được quản lý trong phần mềm?

Incoterms không chỉ là một dòng chữ trong hợp đồng. Nó quyết định bên nào chịu chi phí vận chuyển, bên nào mua bảo hiểm, bên nào làm thủ tục xuất nhập khẩu, hàng chuyển rủi ro ở đâu và chi phí nào cần cộng vào giá vốn. Nếu phòng mua hàng chọn CIF nhưng kế toán lại tính như FOB, báo cáo lợi nhuận theo đơn hàng sẽ sai. Nếu hợp đồng ghi DDP nhưng logistics vẫn chuẩn bị thông quan như người mua chịu trách nhiệm, tiến độ nhận hàng có thể bị chậm.

Faceworks giúp doanh nghiệp tạo danh mục Incoterms chuẩn và quy tắc đi kèm. Khi nhân viên chọn điều kiện giao hàng, hệ thống hiển thị các trách nhiệm cần kiểm tra, chi phí dự kiến, chứng từ bắt buộc và cảnh báo nếu điều kiện không phù hợp với tuyến vận chuyển hoặc loại hàng.

Luồng quản lý Incoterms trên Faceworks

Kiểm soát chi phí landed cost

Một trong những lợi ích lớn nhất của quản lý Incoterms là tính đúng landed cost. Với EXW, người mua phải chịu gần như toàn bộ chi phí đưa hàng từ kho người bán về kho của mình. Với CIF, giá đã bao gồm cước và bảo hiểm đến cảng đích nhưng vẫn còn chi phí nội địa, thông quan và vận chuyển về kho. Faceworks giúp mapping từng điều kiện với các nhóm chi phí cần theo dõi, từ đó cảnh báo khoản nào chưa được nhập trước khi chốt giá vốn.

Khi chi phí thực tế phát sinh, hệ thống có thể phân bổ theo lô hàng, mã hàng, số lượng, trọng lượng hoặc giá trị. Ban quản lý nhìn thấy chênh lệch giữa chi phí dự kiến và thực tế, biết điều kiện giao hàng nào đang làm đội giá vốn.

Báo cáo và phê duyệt rủi ro

Faceworks cung cấp báo cáo lô hàng theo Incoterms, nhà cung cấp, tuyến vận chuyển, chi phí phát sinh và trách nhiệm chứng từ. Những điều kiện có rủi ro cao hoặc chi phí lớn có thể yêu cầu cấp duyệt cao hơn. Ví dụ, đơn hàng DDP từ nhà cung cấp mới hoặc EXW với hàng giá trị lớn có thể cần logistics và tài chính kiểm tra trước khi ký.

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý từng đơn hàng, mà còn tối ưu chính sách mua hàng quốc tế theo nhà cung cấp, thị trường và nhóm hàng.