Phần mềm quản lý khách hàng Cách quản lý data khách hàng tối ưu nhất

Data khách hàng là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Quản lý data khách hàng chặt chẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ được dữ liệu khách hàng tiềm năng, tạo cơ hội khai thác lâu dài để kích thích doanh thu và cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ trên thị trường. Bài viết sau đây Faceworks sẽ trình bày chi tiết về phần mềm quản lý data khách hàng – cách quản lý dữ liệu khách hàng tối ưu nhất hiện nay.

1. Mẫu data khách hàng

Data khách hàng hay dữ liệu khách hàng là toàn bộ thông tin khách hàng mà doanh nghiệp khai thác và thu thập được để phục vụ trong quá trình kinh doanh. Các thông tin cần có để tạo nên một data khách hàng hoàn chỉnh là thông tin định danh và thông tin hành vi của khách hàng.

Trong đó, thông tin định danh cần có bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ liên hệ,…Thông tin về hành vi khách hàng doanh nghiệp cần khai thác bao gồm lịch sử mua hàng, đánh giá về sản phẩm, kỳ vọng, mong muốn, sở thích của khách hàng,…

Quản lý data khách hàng nghĩa là cách doanh nghiệp quản lý toàn bộ danh sách thông tin của khách hàng tiềm năng. Sau đó có phương pháp khai thác hợp lý để phân loại và tiếp cận khách hàng nhằm tạo ra giá trị lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có danh sách khách hàng phong phú nghĩa là đã có lợi thế hơn 50% so với các doanh nghiệp đối thủ trong ngành. Lý do bởi vì những thông tin định danh khách hàng bạn có được chắc chắn đối thủ cũng dễ dàng có được. Giá trị khai thác khách hàng nằm ở những thông tin hành vi liên quan đến sở thích, tính cách, mong muốn khách hàng về sản phẩm. Khai thác được lượng data khách hàng này doanh nghiệp dễ dàng xây dựng kế hoạch bán hàng, thuận lợi hơn khi tiếp thị sản phẩm và giữ chân khách hàng lâu hơn với doanh nghiệp.

Một mẫu data khách hàng thường sẽ trông như ảnh dưới đây

Ảnh 1: Mẫu quản lý dữ liệu khách hàng trên excel

Doanh nghiệp có thể tải file Mẫu excel quản lý khách hàng 1.xlsx để xem chi tiết hơn.

2. Cách quản lý data khách hàng

Mỗi doanh nghiệp có cách quản lý thông tin và khai thác dữ liệu khách hàng khác nhau. Nhưng cơ bản gồm 3 phương pháp quản lý dữ liệu khách hàng sau đây.

2.1. Quản lý dữ liệu khách hàng bằng sổ sách

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng sổ sách là cách lưu trữ data khách hàng truyền thống nhất mà các doanh nghiệp đã từng sử dụng. Khi đó, với mỗi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ xin thông tin và nhập vào sổ.

Phương pháp này có tính bảo mật cao vì chỉ ghi có sổ thông tin thì nhân viên hoặc đối thủ mới nắm được thông tin khách hàng. Tuy nhiên, về tính an toàn của dữ liệu không cao. Khi doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng trên sổ phải đối mặt với nguy cơ mối mọt, khó bảo quản, dữ liệu khách hàng khó cập nhật. Việc liên kết thông tin khách hàng với các phòng ban gặp khó khăn lớn. Đồng thời quy trình bán hàng và khai thác thông tin khách hàng cũng bị cồng kềnh và khó kiểm soát hơn.

2.2. Quản lý thông tin khách hàng bằng excel

Một cách quản lý data khách hàng phổ biến và tiện ích hơn đó là doanh nghiệp sử dụng excel để nhập và lưu thông tin khách hàng. Phương pháp này có ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm khi quản lý data khách hàng bằng excel

– Excel là một ứng dụng tin học văn phòng đã quá phổ biến, ai cũng biết cách sử dụng. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí để đào tạo nhân sự sử dụng file lưu trữ thông tin khách hàng.

– Excel sở hữu các hàm tính sẵn để doanh nghiệp dễ dàng lọc, tìm kiếm và phân loại dữ liệu khách hàng chỉ với vài thao tác đơn giản.

– Đồng thời, việc chỉnh sửa thông tin, dữ liệu trên một file excel cũng cực kỳ dễ dàng. Bạn chỉ cần tải file về máy tính và thực hiện chỉnh sửa mà không cần được cấp quyền. Việc này tiết kiệm tối đa thời gian nhập và chỉnh sửa tệp dữ liệu khách hàng.

– Việc tạo file, chỉnh sửa file excel có thể chỉnh sửa mọi lúc, mọi nơi kể cả trên điện thoại mà không cần kết nối mạng.

Tuy nhiên, chính những tiện ích về việc lưu trữ dữ liệu khách hàng bằng excel đôi khi lại tồn tại nhiều nhược điểm liên quan đến tính bảo mật thông tin khách hàng.

Ảnh 2: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel tồn tại nhiều ưu và nhược điểm

– Dữ liệu khách hàng lưu trên file excel dễ dàng bị sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa mà không cần thông qua quyền kiểm soát của quản lý. Đây là một lỗ hổng lớn để để kẻ gian dễ dàng đánh cắp dữ liệu doanh nghiệp.

– Nhân viên khó để cập nhật liên tục dữ liệu khách hàng được thêm mới vì mỗi lần dữ liệu thay đổi nhân viên phải tải về phiên bản mới nhất và xem lại. Số lượng file excel quản lý thông tin khách hàng sẽ trở nên cồng kềnh, nặng máy mà giá trị sử dụng không cao.

– Dữ liệu khách hàng bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Mỗi nhân viên lại có một file riêng để quản lý khách hàng khiến việc tổng hợp dữ liệu gặp khó khăn, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Khi nhân viên bán hàng nghỉ việc đồng nghĩa với việc thu hồi data khách hàng do nhân viên quản lý gặp khó khăn.

Hiện nay, excel không còn được sử dụng miễn phí mà phải trả phí bản quyền cho Microsoft, vì thế chi phí khi dùng excel để quản lý khách hàng khá cao do mỗi máy tính trong công ty đều phải cài đặt một phần mềm excel riêng.

2.3. Sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng

Cách quản lý data khách hàng tối ưu nhất hiện nay đó là sử dụng một phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp. Phần mềm này khắc phục được tất cả các vấn đề mà phương pháp quản lý khách hàng bằng sổ sách hay excel gặp phải.

Cụ thể chức năng của một phần mềm quản lý khách hàng trong việc quản lý data khách hàng như sau.

– Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin khách hàng theo nhiều trường dữ liệu có sẵn đầy đủ và chi tiết. Cụ thể là tên, tuổi, ngày sinh, số điện thoại, kênh mua hàng, phân loại hàng hóa,…Người dùng cũng có thể tự tạo thêm các trường dữ liệu khác để phù hợp với ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

– Phần mềm có chức năng tổng hợp và phân loại, phân nhóm khách hàng dựa trên các trường dữ liệu đã được nhập. Ví dụ như phân loại khách hàng theo độ tuổi, khu vực, sở thích, mức chi tiêu cho sản phẩm,…

– Doanh nghiệp dễ dàng quản lý data khách hàng thông qua tính năng lọc dữ liệu nhanh chóng, chính xác chỉ với một click chuột.

– Quản trị viên phần mềm tương đương với giám đốc bán hàng có khả năng phân quyền xem, chỉnh sửa dữ liệu khách hàng cho từng nhân viên. Data khách hàng được bảo mật cao nhất. Sau khi nhân viên nghỉ việc, quản lý dễ dàng xóa tài khoản của nhân viên và giữ lại toàn bộ dữ liệu khách  hàng đã bàn giao.

– Khi nhân viên bán hàng mới được tiếp quản khách hàng từ nhân sự cũ dễ dàng xem xét lịch sử mua hàng của khách hàng và các tài liệu mua hàng đính kèm. Từ đó việc mang đến trải nghiệm mua hàng tốt cho khách hàng dễ dàng hơn.

– Phần mềm có chức năng tính điểm, xếp hạng cho từng khách hàng để doanh nghiệp dễ dàng chăm sóc và triển khai cách tiếp cận phù hợp.

– Phần mềm quản lý khách hàng cho phép người dùng lập các báo cáo tự động liên quan đến doanh số, doanh thu của từng nhóm khách hàng. Báo cáo trực quan, dễ dàng theo dõi và đánh giá.

– Phần mềm quản lý khách hàng có khả năng liên kết với các phần mềm và thiết bị phần cứng khác để lập, xuất hóa đơn hay quản lý tài chính doanh nghiệp. Đồng thời tạo nên không gian lưu trữ dữ liệu khách hàng an toàn, bảo mật cao.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng

– Giảm thiểu tối đa nguy cơ bị sai sót hoặc mất thông tin khách hàng.

– Tiết kiệm thời gian, công sức và nhân sự quản lý. Lượng thời gian và chi phí dư thừa đủ để tái đầu tư kinh doanh các sản phẩm và dự án mới.

– Dễ dàng đánh giá mức độ tiềm năng của từng nhóm khách hàng thông qua lịch sử trao đổi giữa khách hàng và kinh doanh.

– Dễ dàng quản lý thông tin từng cá nhân hoặc nhóm khách hàng để đưa ra các chiến lược kinh doanh và tiếp thị phù hợp.

– Dễ dàng lập báo cáo với độ trực quan và chính xác dữ liệu cao.

– Dễ dàng đồng bộ dữ liệu khách hàng giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kho, phòng marketing,… để chủ động trong việc chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ,…

– Quản lý chặt chẽ thông tin và năng lực của nhân viên bán hàng để đưa ra chính sách lương, thưởng phù hợp.

– Quy trình bán hàng được tinh gọn hơn mà vẫn đạt hiệu quả cao.

3. Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks – Lựa chọn quản lý data khách hàng tối ưu

Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội để giúp doanh nghiệp quản lý data khách hàng hiệu quả hơn. Cụ thể là các lợi thế cạnh tranh như sau.

3.1. Dễ dàng cài đặt, sử dụng

Faceworks không cố gắng nhồi nhét quá nhiều tính năng phức tạp, cao siêu mà tập trung tạo ra một công cụ có thể giải quyết được những vấn đề cụ thể mà người dùng gặp phải hàng ngày. Vì thế, mọi nhân sự trong doanh nghiệp đều có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm. Trong quá trình bàn giao phần mềm, kỹ thuật viên của Faceworks sẽ trực tiếp đào tạo cho từng nhân sự để đảm bảo phần mềm hoạt động hiệu quả, trơn tru nhất.

3.2. Khả năng tự động hóa cao

Sử dụng Faceworks để quản lý data khách hàng, doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí lao động do phần mềm có khả năng tự động hóa cao. Bao gồm khả năng tự động hóa quy trình bán hàng, tự động xuất báo cáo, phê duyệt, lên đơn hàng, báo giá,…Phần mềm phù hợp với cả những doanh nghiệp có nguồn nhân lực hạn chế.

3.3. Tính tùy chỉnh cao

Ưu điểm nổi trội của việc quản lý data khách hàng bằng phần mềm chính là khả năng tùy chỉnh tính năng theo đặc thù riêng của doanh nghiệp. Người dùng có thể tùy chọn chức năng muốn hiển thị và muốn ẩn trên giao diện phần mềm. Trước khi triển khai phần mềm, kỹ thuật viên của Faceworks sẽ trực tiếp khảo sát doanh nghiệp, lắng nghe nhu cầu của khách hàng để tạo ra những tính năng phù hợp nhất. Từ đó phần mềm được tinh gọn hơn, tránh lãng phí tài nguyên sử dụng và tiết kiệm ngân sách đầu tư cho doanh nghiệp.

Ảnh 3: Sử dụng phần mềm để quản lý data khách hàng là tối ưu nhất

3.4. Tiết kiệm ngân sách

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, doanh nghiệp cắt giảm được lượng lớn nhân sự và máy móc dư thừa. Từ đó tiết kiệm ngân sách vận hành và quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, Faceworks có chức năng báo giá theo tính năng, vì thế doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho những tính năng muốn sử dụng của phần mềm. Việc này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm lượng ngân sách đầu tư không nhỏ.

3.5. Dễ dàng tích hợp với các thiết bị phần cứng và phần mềm khác

Phần mềm quản lý khách hàng Faceworks có khả năng tích hợp với các hệ thống phần cứng như máy tính, máy in, máy quét mã vạch, két tiền để thuận tiện trong việc lập báo cáo, in hóa đơn. Đồng thời cũng dễ dàng liên kết với các phần mềm và các kênh bán hàng như website, landing page để tự động thu thập thông tin khách hàng theo ticket khách hàng nhập trên website.

Từ đó doanh nghiệp có một hệ thống tổng quan để quản lý data khách hàng. Các phòng ban cũng dễ dàng nắm bắt và khai thác thác dữ liệu khách hàng tiềm năng để làm việc hiệu quả, năng suất, tiết kiệm thời gian nhất.

3.6. Dễ dàng làm việc từ xa

Quản lý thông tin data khách hàng bằng phần mềm giúp người dùng linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc. Phần mềm có thể cài đặt và dễ dàng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Nhân viên bán hàng có thể đi thị trường và nhập thông tin khách hàng lên hệ thống chung ở bất cứ đâu thông qua điện thoại thông minh. Lãnh đạo cũng có thể dễ dàng quản lý và đọc báo cáo công việc từ xa của nhân viên mà không cần trực tiếp đến văn phòng. Sử dụng phần mềm đáp ứng được xu thế làm việc trực tuyến của thời đại công nghệ.

3.7. Bảo mật thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng kiểm soát chặt chẽ data khách hàng với chức năng giới hạn quyền và thiết bị truy cập. Mọi truy cập đáng ngờ sẽ được phần mềm gửi cảnh báo cho quản trị viên để kịp thời khắc phục nhanh nhất. Hạn chế tối đa nguy cơ bị thất thoát dữ liệu. Đồng thời phần mềm có chức năng tự động ghi nhớ và nhắc nhở sinh nhật của khách hàng. Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí remarketing và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

4. Lời kết

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng là cách quản lý data khách hàng tối ưu và hiệu quả nhất cho mọi doanh nghiệp. Khi đó toàn bộ dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng và đơn hàng của doanh nghiệp được lưu trữ chung trên hệ thống an toàn, bảo mật cao. Sử dụng phần mềm là cách tốt nhất để doanh nghiệp vận hành thông minh hơn khi cắt giảm được lượng chi phí và nhân sự dư thừa. Hiện nay, thay thế cách làm việc thủ công bằng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp đang là xu thế. Doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Faceworks để được tư vấn miễn phí các giải pháp vận hành doanh nghiệp hiệu quả, tối đa hóa doanh thu.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworks.vn/