Overbooking và sai trạng thái phòng
Khi dữ liệu tồn phòng không cập nhật tức thời, khách sạn dễ nhận quá số phòng hoặc bán nhầm phòng chưa sẵn sàng.
Phần mềm quản lý khách sạn
Faceworks ERP tùy biến theo quy trình
Phần mềm quản lý khách sạn
Phần mềm Faceworks giúp khách sạn số hóa đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ, giá phòng, doanh thu, kho, bảo trì và tài chính theo quy trình vận hành riêng.
Bản chất nghiệp vụ
Một khách sạn vận hành tốt cần dữ liệu chạy liền mạch từ đặt phòng đến thanh toán. Nếu booking nằm ở sales, trạng thái phòng nằm ở buồng phòng, dịch vụ nằm ở nhà hàng, công nợ nằm ở kế toán thì người quản lý luôn nhìn thấy bức tranh chậm hơn thực tế.
Phần mềm quản lý khách sạn của Faceworks được xây dựng để gom các điểm dữ liệu đó về một hệ thống. Lễ tân biết phòng nào có thể bán, buồng phòng biết phòng nào cần ưu tiên, kế toán biết khoản nào thu ngay hoặc ghi công nợ, ban điều hành biết công suất và doanh thu từng ngày.
Điểm khác biệt của Faceworks là khả năng tùy biến. Khách sạn có quy trình check-in riêng, chính sách giá riêng, cách tính phụ thu riêng, cấu trúc phòng riêng hoặc mô hình dịch vụ riêng đều có thể được thiết kế vào phần mềm.
Vấn đề thực tế cần xử lý
Với khách sạn, hệ thống phải phục vụ vận hành tức thời, giảm thất thoát doanh thu và giúp quản lý nhìn thấy chất lượng dịch vụ qua dữ liệu.
Check-in/check-out mất thời gian
Hồ sơ khách, đặt cọc, phụ thu, dịch vụ phát sinh và yêu cầu đặc biệt không nằm cùng nơi khiến lễ tân xử lý chậm.
Khó kiểm soát doanh thu dịch vụ
Dịch vụ nhà hàng, spa, minibar, giặt là và xe đưa đón dễ bị thiếu ghi nhận nếu không liên kết với phòng.
Báo cáo quản trị không kịp
Công suất, ADR, RevPAR, nguồn khách, kênh bán và doanh thu bộ phận cần được xem hằng ngày, không phải chờ tổng hợp cuối tháng.
Bàn giao ca thiếu chuẩn
Ca lễ tân, buồng phòng và bảo vệ có nhiều ghi chú quan trọng; nếu ghi sổ tay sẽ khó kiểm tra trách nhiệm và lịch sử xử lý.
Các phân hệ cần có trong Phần mềm quản lý khách sạn
Faceworks thiết kế các phân hệ theo quy trình, vai trò, biểu mẫu, phân quyền và báo cáo riêng của từng mô hình khách sạn.
Sơ đồ phòng
Hiển thị trạng thái phòng theo ngày, loại phòng, tầng, khu vực, dirty/clean/occupied/out of order và booking sắp đến.
Đặt phòng
Quản lý nguồn booking, khách lẻ, khách đoàn, đại lý, OTA, đặt cọc, chính sách hủy và yêu cầu đặc biệt.
Lễ tân
Check-in, phân phòng, đổi phòng, gia hạn, phụ thu, tách hóa đơn, chuyển folio và check-out nhanh.
Buồng phòng
Giao việc dọn phòng, kiểm phòng, minibar, đồ thất lạc, laundry, phòng ưu tiên và ghi nhận lỗi phòng.
Dịch vụ cộng thêm
Ghi nhận nhà hàng, spa, minibar, xe đưa đón, tour, giặt là, thuê phòng họp và đưa về tài khoản khách.
Quản lý giá
Thiết lập giá theo mùa, kênh bán, loại khách, đoàn, corporate, gói dịch vụ, phụ thu và khuyến mãi.
Kho khách sạn
Quản lý amenity, linen, minibar, thực phẩm, đồ uống, vật tư kỹ thuật và cấp phát theo bộ phận.
Bảo trì phòng
Tạo phiếu sửa chữa, khóa phòng bán, theo dõi tiến độ, nghiệm thu và lịch bảo trì định kỳ.
Kế toán
Thu tiền, công nợ đại lý, công nợ corporate, hóa đơn, đặt cọc, hoàn cọc và báo cáo doanh thu.
Báo cáo điều hành
Theo dõi occupancy, ADR, RevPAR, doanh thu theo bộ phận, nguồn khách và hiệu suất kênh bán.
Quy trình vận hành đề xuất
- 01
Nhân viên nhận booking, hệ thống kiểm tra tồn phòng và gắn điều kiện giá, đặt cọc, kênh bán.
- 02
Lễ tân chuẩn bị check-in, xác nhận giấy tờ, phân phòng và chuyển yêu cầu đặc biệt cho bộ phận liên quan.
- 03
Trong thời gian khách ở, dịch vụ phát sinh được ghi nhận trực tiếp vào phòng hoặc hóa đơn riêng.
- 04
Buồng phòng cập nhật trạng thái dọn phòng, minibar, đồ thất lạc và sự cố kỹ thuật ngay trên hệ thống.
- 05
Cuối ca và cuối ngày, hệ thống hỗ trợ đối soát tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, công nợ và doanh thu từng bộ phận.
Điểm cần làm sâu khi triển khai
Giảm thất thoát nhờ ghi nhận dịch vụ theo thời gian thực
Khi minibar, nhà hàng, spa hoặc giặt là được post về phòng ngay lúc phát sinh, lễ tân không phải gọi từng bộ phận lúc check-out. Điều này giảm thiếu sót doanh thu và tạo trải nghiệm thanh toán gọn hơn.
Tùy biến chính sách giá theo thực tế bán phòng
Khách sạn có thể có giá weekday/weekend, mùa cao điểm, giá đoàn, giá corporate, voucher, combo phòng và bữa sáng. Faceworks có thể cấu hình logic giá theo đúng chính sách đang dùng.
Một hệ thống cho vận hành và quản trị
Nhân viên cần màn hình nhanh, dễ thao tác; ban điều hành cần báo cáo doanh thu và công suất. Phần mềm phải phục vụ cả hai lớp nhu cầu này mà không bắt nhập liệu lặp.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không ép khách sạn theo mẫu cứng
Faceworks là công ty phần mềm ERP chuyên phát triển hệ thống quản lý theo đặc thù từng doanh nghiệp. Khách sạn có quy trình càng rõ, phần mềm càng có thể bám sát cách vận hành thật.
Kết nối dữ liệu xuyên suốt
Hệ thống có thể liên kết đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, dịch vụ, kho, bảo trì, kế toán và dashboard để giảm nhập liệu lặp và tăng tốc điều hành.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có quản lý sơ đồ phòng trực quan không?
Có. Sơ đồ phòng có thể hiển thị theo tầng, loại phòng, trạng thái phòng và lịch booking.
Có dùng cho khách sạn vừa và nhỏ không?
Có. Faceworks có thể triển khai theo phạm vi phù hợp, bắt đầu từ đặt phòng, lễ tân, buồng phòng và báo cáo doanh thu.
Có tùy biến được mẫu phiếu và quy trình bàn giao ca không?
Có. Biểu mẫu, checklist, phân quyền và luồng bàn giao ca có thể thiết kế theo quy định của từng khách sạn.
Muốn xây phần mềm theo đúng quy trình khách sạn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và phát triển hệ thống ERP phù hợp với cách khách sạn thật sự vận hành.
