Kho phân tán
Mỗi bộ phận quản lý Excel riêng, khó kiểm soát tồn toàn khách sạn.
Phần mềm quản lý kho khách sạn
Faceworks kho & mua hàng khách sạn
Phần mềm quản lý kho khách sạn
Kho khách sạn không chỉ có một kho: F&B, Housekeeping, kỹ thuật, minibar và vật tư văn phòng đều có luồng nhập xuất riêng. Faceworks giúp quản lý tập trung nhưng vẫn theo đặc thù từng bộ phận.
Khođa bộ phận
Mua hàngtheo yêu cầu
Cấp phátcost center
Kiểm kêđối chiếu
Mockup dashboard
Bảng điều hành kho khách sạn
Minh họa dữ liệu trọng yếu, cảnh báo và trạng thái xử lý của nghiệp vụ trên cùng một màn hình.
| Yêu cầu mua mở | 86 | Theo dõi |
| Mã dưới tồn tối thiểu | 214 | Theo dõi |
| Lệch kiểm kê | 32 | Theo dõi |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý kho khách sạn là quản lý nhiều nhóm vật tư phục vụ lưu trú, F&B, bảo trì, sự kiện và vận hành nội bộ.
Mỗi bộ phận có định mức tiêu hao, quy trình yêu cầu mua, phê duyệt và cấp phát khác nhau.
Hệ thống cần kết nối mua hàng, kho, bộ phận sử dụng, kiểm kê và chi phí theo cost center.
Vấn đề thực tế
Mua hàng thiếu kế hoạch
Đặt mua khi đã thiếu, không dựa trên tồn tối thiểu.
Cấp phát không rõ chi phí
Vật tư cấp cho bộ phận nhưng không phân bổ cost center.
Kiểm kê thủ công
Cuối tháng mất nhiều thời gian đối chiếu.
Hàng hết hạn/hỏng
F&B và hóa chất có hạn dùng nhưng không cảnh báo.
Phê duyệt mua lỏng lẻo
Yêu cầu mua qua tin nhắn, thiếu lịch sử duyệt.
Faceworks giải quyết như thế nào
Faceworks quản lý kho khách sạn theo nhiều kho, bộ phận, nhóm vật tư, yêu cầu mua, phê duyệt, nhập xuất và kiểm kê.
Mỗi phiếu cấp phát có thể gắn bộ phận sử dụng, cost center, sự kiện, phòng ban hoặc outlet.
Dashboard giúp thấy tồn tối thiểu, hàng cận hạn, chi phí vật tư và trạng thái yêu cầu mua.
Các phân hệ cần có
Các phân hệ tập trung vào mua hàng, kho đa bộ phận, cấp phát và kiểm kê.
Quy trình vận hành đề xuất
- Bộ phận tạo yêu cầu mua hoặc yêu cầu cấp phát.
- Quản lý phê duyệt theo ngân sách và tồn kho hiện có.
- Mua hàng tạo PO, nhận hàng và nhập kho theo lô nếu cần.
- Kho cấp phát cho bộ phận/cost center và cập nhật chi phí.
- Định kỳ kiểm kê, ghi chênh lệch và xử lý điều chỉnh.
- Báo cáo tổng hợp tồn, mua hàng và chi phí vận hành.
Báo cáo quản trị
| Tồn toàn khách sạn | Tồn theo kho, nhóm vật tư, bộ phận và giá trị. |
| Yêu cầu mua | Trạng thái đề nghị, PO, nhận hàng và nhà cung cấp. |
| Chi phí cấp phát | Vật tư cấp theo cost center, outlet, phòng ban. |
| Tồn tối thiểu | Mã cần mua, nguy cơ thiếu và tồn chậm luân chuyển. |
| Hạn dùng | Hàng cận hạn, quá hạn và đề xuất FEFO. |
| Kiểm kê | Chênh lệch tồn và lịch sử điều chỉnh. |
Vì sao nên tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks phát triển phần mềm theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp, không ép doanh nghiệp dùng một mẫu cố định.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa, các bộ phận cùng nhìn một nguồn số liệu, giảm nhập tay, giảm nhầm lẫn và tăng tốc ra quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý nhiều kho trong khách sạn không?
Có. Có thể quản lý kho tổng, kho outlet, kho tầng và kho kỹ thuật.
Có luồng phê duyệt mua hàng không?
Có. Yêu cầu mua có thể đi qua nhiều cấp duyệt.
Có phân bổ chi phí theo bộ phận không?
Có. Phiếu cấp phát có thể gắn cost center hoặc bộ phận sử dụng.
