Yêu cầu cấp phát rời rạc
Phòng ban gửi yêu cầu qua email/tin nhắn, khó theo dõi.
Phần mềm quản lý kho nội bộ cho tập đoàn
Faceworks quản trị tập đoàn
Phần mềm quản lý kho nội bộ cho tập đoàn
Kho nội bộ tập đoàn gồm vật tư văn phòng, thiết bị IT, công cụ dụng cụ, quà tặng, vật tư marketing và hàng dùng chung. Faceworks giúp quản lý yêu cầu cấp phát, phê duyệt, điều chuyển và chi phí giữa các đơn vị.
Vật tưdùng chung
Cấp phátphòng ban
Điều chuyểnnội bộ
Chi phícost center
Mockup dashboard
Bảng điều hành kho nội bộ cho tập đoàn
Minh họa dữ liệu trọng yếu, cảnh báo và trạng thái xử lý của nghiệp vụ trên cùng một màn hình.
| Yêu cầu mở | 126 | Theo dõi |
| Vật tư dưới định mức | 58 | Theo dõi |
| Điều chuyển chờ nhận | 21 | Theo dõi |
Bản chất nghiệp vụ
Kho nội bộ tập đoàn là kho phục vụ vận hành chứ không nhất thiết là kho bán hàng: thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, vật tư marketing, quà tặng và tài sản nhỏ.
Đặc thù là nhiều phòng ban/đơn vị cùng yêu cầu, nhiều cấp duyệt, chi phí cần phân bổ và hàng có thể điều chuyển giữa công ty/chi nhánh.
Hệ thống cần quản lý yêu cầu, cấp phát, tồn, kiểm kê, điều chuyển và trách nhiệm sử dụng.
Vấn đề thực tế
Không biết tồn dùng chung
Một chi nhánh thiếu trong khi chi nhánh khác còn dư.
Chi phí không phân bổ
Vật tư cấp cho phòng ban nhưng không gắn cost center.
Điều chuyển thiếu đối chiếu
Xuất một nơi, nhận một nơi nhưng trạng thái không khớp.
Kiểm kê khó
Công cụ dụng cụ và vật tư nhỏ dễ thất lạc.
Mua hàng lặp lại
Không tận dụng tồn nội bộ trước khi mua mới.
Faceworks giải quyết như thế nào
Faceworks quản lý danh mục vật tư nội bộ, kho theo đơn vị, yêu cầu cấp phát, duyệt, xuất kho, điều chuyển và kiểm kê.
Hệ thống ưu tiên dùng tồn sẵn trong tập đoàn, đề xuất điều chuyển trước khi tạo nhu cầu mua mới nếu phù hợp.
Chi phí cấp phát có thể gắn phòng ban, dự án, chi nhánh hoặc cost center để phục vụ quản trị.
Các phân hệ cần có
Các phân hệ tập trung vào yêu cầu cấp phát, điều chuyển, tồn nội bộ và phân bổ chi phí.
Quy trình vận hành đề xuất
- Phòng ban tạo yêu cầu cấp phát vật tư nội bộ.
- Quản lý duyệt theo ngân sách, định mức hoặc tồn hiện có.
- Kho kiểm tồn tại đơn vị và tồn ở đơn vị khác trong tập đoàn.
- Nếu có hàng, kho cấp phát hoặc tạo phiếu điều chuyển nội bộ.
- Người nhận xác nhận số lượng, tình trạng và mục đích sử dụng.
- Cuối kỳ kiểm kê và tổng hợp chi phí theo cost center.
Báo cáo quản trị
| Tồn nội bộ | Tồn theo công ty, chi nhánh, kho và nhóm vật tư. |
| Yêu cầu cấp phát | Trạng thái yêu cầu, người duyệt, người nhận và thời gian xử lý. |
| Điều chuyển | Phiếu chờ gửi, đang vận chuyển, chờ nhận và lệch số lượng. |
| Chi phí phòng ban | Vật tư cấp phát theo cost center, dự án hoặc bộ phận. |
| Tồn dưới định mức | Vật tư cần bổ sung hoặc điều chuyển từ nơi khác. |
| Kiểm kê/mất hỏng | Chênh lệch, thất lạc, hỏng và trách nhiệm xử lý. |
Vì sao nên tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks phát triển phần mềm theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp, không ép doanh nghiệp dùng một mẫu cố định.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa, các bộ phận cùng nhìn một nguồn số liệu, giảm nhập tay, giảm nhầm lẫn và tăng tốc ra quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý cấp phát theo phòng ban không?
Có. Phiếu cấp phát có thể gắn phòng ban, dự án hoặc cost center.
Có điều chuyển giữa chi nhánh không?
Có. Hệ thống theo dõi xuất, vận chuyển, nhận và đối chiếu hai đầu.
Có ưu tiên dùng tồn nội bộ trước khi mua không?
Có thể cấu hình để gợi ý điều chuyển trước khi tạo mua mới.
