Phần mềm quản lý minibar cho khách sạn theo phòng, ca kiểm và doanh thu thực dùng
Phần mềm quản lý minibar cho khách sạn theo phòng, ca kiểm và doanh thu thực dùng
Faceworks giúp bộ phận housekeeping và lễ tân kiểm soát minibar từ định mức từng phòng, lượt kiểm phòng, hàng tiêu hao, bù hàng, chốt doanh thu đến đối soát với hóa đơn khách trả phòng.
Minibar nhỏ nhưng dễ thất thoát nếu quản lý bằng giấy
Lệch giữa phòng và lễ tân
Housekeeping ghi khách dùng sản phẩm nhưng lễ tân không nhận kịp dữ liệu, dẫn đến bỏ sót khi check-out hoặc phải gọi xác minh nhiều lần.
Khó biết tồn thực tế theo tầng
Minibar nằm rải rác trong phòng, kho tầng, xe đẩy và kho tổng. Nếu chỉ kiểm cuối ngày, khách sạn khó thấy phòng nào thiếu hàng, tầng nào cần bù.
Không tách được lỗi nghiệp vụ
Thiếu hàng do khách dùng, do quên bù, do nhầm phòng hay do hủy phòng cần được ghi khác nhau để đánh giá đúng trách nhiệm và doanh thu.
Minh họa màn hình vận hành minibar
Phòng 1208, hạng Deluxe, trạng thái Occupied, định mức 2 nước suối, 2 nước ngọt, 1 snack, 1 bia.
Nhân viên ca sáng quét phòng, chọn sản phẩm đã dùng, chụp ảnh nếu có tranh chấp và gửi yêu cầu bù hàng.
Lễ tân nhận dữ liệu gần thời gian thực, tự động cộng phí minibar vào hồ sơ lưu trú trước khi khách thanh toán.
Quy trình quản lý minibar đề xuất
Khai báo danh mục
Tạo sản phẩm minibar, đơn giá bán, hạn dùng, mã vạch, định mức theo hạng phòng và chính sách miễn phí nếu có.
Kiểm phòng theo ca
Nhân viên mở danh sách phòng cần kiểm, ghi lượng còn lại, lượng khách dùng, hàng hư hỏng hoặc trường hợp chưa vào được phòng.
Tạo phiếu bù hàng
Hệ thống tự tính sản phẩm cần bù theo định mức, gợi ý lấy từ kho tầng hoặc kho tổng, hạn chế nhập liệu lặp.
Chốt phát sinh
Phí minibar được gửi sang lễ tân theo phòng, theo booking hoặc folio để không bỏ sót lúc check-out.
Đối soát tồn kho
Theo dõi nhập, xuất, bù hàng, trả hàng, hủy hàng hết hạn và tồn thực tế theo từng điểm chứa.
Phân tích thất thoát
Xem chênh lệch theo tầng, nhân viên, ca kiểm, loại phòng và sản phẩm để tìm điểm cần siết quy trình.
Các rule nên cấu hình trong Faceworks
Báo cáo quản trị cần có
Doanh thu minibar theo ngày, sản phẩm bán chạy, tỷ lệ phòng phát sinh, tồn kho theo tầng, hàng hết hạn, chênh lệch kiểm kê, doanh thu bị hủy và hiệu suất xử lý của từng ca housekeeping.
Câu hỏi thường gặp
Có dùng được trên điện thoại của nhân viên buồng phòng không?
Có. Faceworks chạy trên nền web, nhân viên có thể cập nhật minibar ngay tại phòng bằng điện thoại hoặc máy tính bảng.
Có quản lý định mức minibar khác nhau theo hạng phòng không?
Có. Khách sạn có thể thiết lập định mức theo hạng phòng, tầng, nhóm khách hoặc gói lưu trú.
Có hỗ trợ đối soát doanh thu với lễ tân không?
Có. Dữ liệu phát sinh minibar được ghi theo phòng và thời điểm, giúp lễ tân kiểm tra trước khi chốt hóa đơn.
