Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp tối ưu nhất

Doanh nghiệp hoạt động bền vững trong hoàn cảnh khó khăn là do có thể kiểm soát ngân sách chặt chẽ. Bài viết sau Faceworks sẽ giới thiệu một giải pháp hoàn hảo để doanh nghiệp quản trị ngân sách – Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp. Công cụ tối ưu nhất để doanh nghiệp tự động hóa việc quản lý thu chi trong doanh nghiệp.

1. Phần mềm quản lý ngân sách là gì?

Phần mềm quản lý ngân sách là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác kiểm soát, điều hành và quyết toán ngân sách thu chi trong doanh nghiệp dễ dàng hơn. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khai thác dữ liệu ngân sách trên một hệ thống theo cách đầy đủ, nhanh chóng nhất. Đồng thời phần mềm cũng cung cấp các báo cáo đáp ứng công tác điều hành và quyết toán ngân sách doanh nghiệp.

Ảnh 1: Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp quản lý mọi thu chi trong doanh nghiệp

2. Chức năng của phần mềm quản lý ngân sách

Một phần mềm quản lý ngân sách sẽ có 4 chức năng chính là quản lý ngân sách, quản lý tiến trình mua sắm, chức năng báo cáo và giám sát ngân sách theo danh mục. Cụ thể từng chức năng sẽ được Faceworks trình bày cụ thể ngay sau đây.

2.1. Chức năng quản lý ngân sách

Khi sử dụng phần mềm quản lý ngân sách, doanh nghiệp có một không gian an toàn để nhanh chóng theo dõi và điều chỉnh các khoản ngân sách trong doanh nghiệp. Danh mục quản lý ngân sách cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ sau.

Tác vụ 1: Thêm mới ngân sách

Tại đây người dùng trên phần mềm dễ dàng thêm mới các khoản ngân sách đã có kế hoạch hoặc mới phát sinh trong doanh nghiệp để quản lý hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp cho phép người dùng:

– Thêm mới hạng mục ngân sách từ file excel mà không tốn công nhập lại.

– Thêm mới từng đầu mục ngân sách chi tiết để dễ dàng quản lý.

– Sửa thông tin của từng hạng mục ngân sách.

– Xóa hạng mục ngân sách đã xử lý xong.

– Xem chi tiết từng đầu mục ngân sách với những người dùng được cấp quyền quản lý.

– Xem tổng quát các hạng mục ngân sách tùy vào chức năng được phân quyền của người dùng.

– Thêm mới hạng mục ngân sách con trong từng hạng mục ngân sách.

– Sửa dữ liệu của hạng mục ngân sách con.

– Xóa hạng mục ngân sách con.

– Xem lịch sửa chỉnh sửa về dữ liệu thay đổi và người chỉnh sửa ngân sách con.

– Xóa hạng mục ngân sách con.

Tác vụ 2: Điều chuyển ngân sách

Với từng hạng mục ngân sách được lưu trên phần mềm, người dùng dễ dàng điều chuyển từng danh mục ngân sách từ hạng mục này sang hạng mục khác để khớp nhất với ngân sách thực tế trong doanh nghiệp. Cụ thể chức năng điều chuyển ngân sách của phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp như sau.

– Chuyển ngân sách từ hạng mục này sang hạng mục khác chi tiết về số tiền điều chuyển, ghi chú đính kèm.

– Sửa dữ liệu ngân sách được điều chuyển.

– Xóa thông tin điều chuyển ngân sách.

– Xem lịch sửa điều chuyển ngân sách.

Ảnh 2: Dễ dàng điều chuyển ngân sách trên phần mềm

Tác vụ 3: Điều chỉnh ngân sách

Cụ thể chức năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện các tác vụ sau.

– Điều chỉnh ngân sách trong từng hạng mục chi tiết thông tin về số tiền được điều chỉnh, ngày điều chỉnh, số tiền điều chỉnh.

– Sửa thông tin điều chỉnh ngân sách trong từng mục.

– Xóa thông tin điều chỉnh ngân sách (nếu được cấp quyền).

– Xem lịch sử tiến trình mua sắm.

– Tách lô: chỉ được tách từ ngân sách gốc

– Điều chuyển đi: chỉ được điều chuyển từ ngân sách gốc hoặc nếu điều chuyển từ ngân sách con thì chỉ được trả về ngân sách gốc (điều chuyển từ 1-n hoặc 1-1).

– Điều chuyển nhận: cả ngân sách gốc và ngân sách con đều được nhận điều chuyển. Nhập số tiền cần điều chuyển, phần mềm tự động tải gợi ý theo thứ tự và điều kiện đã setup sau đó fill sẵn số tiền vào ô ngân sách điều chuyển. Nếu số tiền nhập điều chuyển chưa đủ với số tiền cần điều chuyển thì phần mềm đưa ra cảnh báo và không cho xác nhận điều chuyển đến khi khớp số tiền.

Lưu ý:

– Công thức tính nguồn ngân sách còn lại có thể điều chuyển bằng ngân sách sau điều chỉnh trừ ngân sách đề xuất mua sắm

– Cho phép thực hiện điều chuyển ngân sách ngay cả khi đang có điều chuyển khác đang chờ duyệt, miễn số tiền điều chuyển không được vượt giá trị ngân sách còn lại có thể điều chuyển

– Điều chuyển ngoài hạng mục ngân sách:

+ Tại danh sách gợi ý các ngân sách có thể điều chuyển, phần mềm highlight những ngân sách nằm ngoài hạng mục của ngân sách nhận.

+ Cảnh báo cho người tạo đề xuất điều chuyển trước khi xác nhận điều chuyển ngoài hạng mục

– Chức năng quản lý danh sách đề xuất điều chuyển ngân sách của bạn

– Chức năng quản lý danh sách điều chuyển ngân sách cần duyệt

– Chức năng xem và duyệt điều chuyển ngân sách: cho phép người duyệt chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu trên phiếu duyệt.

2.2. Quản lý tiến trình mua sắm

Mua sắm trang thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính là việc tiêu tốn nhiều chi phí nhất trong doanh nghiệp. Vì thế ngân sách dành cho hạng mục mua sắm cần được doanh nghiệp quản lý thật chặt chẽ. Cụ thể chức năng quản lý tiến trình mua sắm như sau.

Tác vụ 1: Quản lý quy trình mua sắm.

– Tạo lập, thêm mới các bước cần thực hiện trong quá trình mua sắm. Cụ thể về tên bước, định mức thời gian thực hiện từng bước.

– Sửa thông tin các bước trong quy trình mua sắm.

– Xóa các bước trong quy trình mua sắm.

– Quản lý danh sách các bước phải thực hiện trong quá trình mua sắm tại doanh nghiệp.

Chức năng cập nhật thông tin chi tiết tiến trình triển khai ngân sách:

– Thông tin hạng mục triển khai: tên hạng mục, nhóm đầu tư, bước thực hiện,…

– Danh sách người liên quan

– Kế hoạch triển khai (thêm, sửa xóa)

– Chi tiết tiến độ triển khai (thêm, sửa, xóa)

– Comment: thể hiện dạng ô nội dung văn bản (có các thuộc tính như soạn thảo văn bản), bắt buộc nhập ngày deadline (cảnh báo khi không nhập ngày), người dùng được reply các comment

– Upload file (thêm, sửa, xóa)

Tác vụ 2: Tạo nhóm quy trình thực hiện mua sắm.

Khi thực hiện mua sắm trong doanh nghiệp, số lượng sản phẩm cần mua sẽ rất đa dạng. Có một số sản phẩm có thể gộp thành một nhóm chung. Doanh nghiệp có thể nhóm các bước phải làm để mua sắm các sản phẩm này lại để dễ dàng quản lý. Chức năng nhóm tiến trình mua sắm cụ thể là thêm mới, sửa, xóa và quản lý danh sách nhóm các bước thực hiện tiến trình mua sắm.

Ảnh 3: Dễ dàng lập nhóm tiến trình mua sắm

Tác vụ 3: Quản lý luồng thực hiện tiến trình mua sắm.

– Thêm mới chi tiết dữ liệu về luồng thực hiện tiến trình mua sắm. Cụ thể về tên luồng, các bước thuộc luồng, thứ tự các bước.

– Sửa luồng thực hiện các bước trong tiến trình mua sắm.

– Xóa luồng thực hiện các bước trong quy trình mua sắm.

– Quản lý danh sách các bước mua sắm.

Tác vụ 4: Giám sát tiến trình mua sắm.

Với chức năng giám sát tiến trình mua sắm của phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp, người dùng dễ dàng thực hiện các công việc sau.

– Giám sát việc mua sắm thuộc hạng mục ngân sách nào, luồng tiến trình nào dựa trên quy trình đã được phần mềm tự động load theo mẫu. Doanh nghiệp nhìn được ngày bắt đầu thực hiện mua sắm và thời gian diễn ra các bước tiếp theo trong tiến trình.

– Sửa, xóa và quản lý danh sách tiến trình mua sắm.

– Theo dõi tiến độ thực hiện tiến trình mua sắm. Các luồng thông tin giám sát bao gồm tên tiến trình, người thực hiện, người quản lý, đầu mối PM, đầu mối mua sắm, đơn vị quản lý, đơn vị thực hiện, lịch sử thực hiện mỗi bước).

– Xem và cập nhật thông tin chi tiết mỗi tiến trình.

Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp có chức năng tự động nhắc nhở cho người thực hiện nhiệm vụ trước 3 ngày hoặc 1 ngày so với deadline. Đồng thời nếu người dùng trễ deadline trong 1 ngày hoặc 3 ngày cũng sẽ nhận được cảnh báo từ phần mềm. Từ đó việc giám sát công việc quản lý ngân sách dễ dàng hơn.

2.3. Chức năng báo cáo

Phần mềm quản lý ngân sách tự động cung cấp các báo cáo chi tiết dựa trên dữ liệu đã được import vào phần mềm.

– Báo cáo hiện trạng ngân sách. Cụ thể về dự toán ngân sách đầu năm, trạng thái giải ngân, chi tiết ngân sách đã giải ngân theo từng hạng mục chi.

– Báo cáo tiến độ thực hiện tiến trình mua sắm. Cụ thể về quy trình, tiến độ thực hiện quy trình, tỷ lệ đúng tiến độ và trễ tiến độ thực hiện mua sắm.

– Báo cáo tỷ lệ hoàn thành công việc của từng nhân sự dựa trên tiến độ đã đưa ra.

– Báo cáo việc thực hiện các hạng mục ngân sách.

2.4. Quản lý ngân sách theo từng danh mục

Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại ngân sách theo từng danh mục. Trong mỗi danh mục đều có thể thực hiện đầy đủ chức năng thêm mới, sửa, xóa và quản lý danh sách từng loại ngân sách. Cụ thể như sau:

• Danh mục nhóm tài chính

Chức năng thêm mới nhóm tài chính

Chức năng sửa nhóm tài chính

Chức năng xóa nhóm tài chính

Chức năng quản lý danh sách nhóm tài chính

• Danh mục nhóm dự án

Chức năng thêm mới nhóm dự án

Chức năng sửa nhóm dự án

Chức năng xóa nhóm dự án

Chức năng quản lý danh sách nhóm dự án

• Danh mục hình thức đầu tư

Chức năng thêm mới hình thức đầu tư

Chức năng sửa hình thức đầu tư

Chức năng xóa hình thức đầu tư

Chức năng quản lý danh sách hình thức đầu tư

• Danh mục ngân sách của năm

Chức năng thêm mới chi tiết ngân sách của năm

Chức năng import chi tiết ngân sách của năm

Chức năng sửa chi tiết ngân sách của năm

Chức năng xóa chi tiết ngân sách của năm

Chức năng quản lý danh sách chi tiết ngân sách của năm

Chức năng cài đặt và chọn  xem ngân sách theo người dùng. Người dùng chỉ cần lọc và chọn xem các trường thông tin muốn hiển thị.

• Danh mục ngân sách điều chuyển

Cấu hình duyệt điều chuyển

Chức năng thêm mới cấu hình duyệt điều chuyển.

Chức năng sửa cấu hình duyệt điều chuyển: nếu thay đổi cấu hình duyệt mới thì các dữ liệu đang chờ duyệt và đang lấy theo cấu hình duyệt cũ sẽ đổi sang cấu hình duyệt mới

Chức năng xóa cấu hình duyệt điều chuyển

Chức năng quản lý danh sách cấu hình duyệt điều chuyển

Chức năng thêm điều chuyển ngân sách

• Danh mục ngân sách được gợi ý chi, thu.

Chức năng thêm mới thứ tự điều kiện gợi ý ngân sách

Chức năng sửa thứ tự điều kiện gợi ý ngân sách

Chức năng xóa thứ tự điều kiện gợi ý ngân sách

Chức năng quản lý danh sách thứ tự điều kiện gợi ý ngân sách

• Danh mục ngân sách theo hiển thị số tiền

Chức năng thêm mới dạng hiển thị số tiền ngân sách

Chức năng sửa dạng hiển thị số tiền ngân sách

Chức năng xóa dạng hiển thị số tiền ngân sách

• Danh mục ngân sách theo tiến trình triển khai

Chức năng thêm mới tiến trình

Chức năng sửa tiến trình

Chức năng xóa tiến trình

Chức năng quản lý danh sách tiến trình

• Danh mục ngân sách theo mẫu quy trình mua sắm

Chức năng thêm mới mẫu quy trình

Chức năng sửa mẫu quy trình

Chức năng xóa mẫu quy trình

Chức năng quản lý danh sách mẫu quy trình

• Danh mục ngân sách theo chi tiết mẫu quy trình

Chức năng thêm mới chi tiết mẫu quy trình: chọn mẫu quy trình, chọn tiến trình, điền số ngày thực hiện mặc định 

Chức năng sửa chi tiết mẫu quy trình

Chức năng xóa chi tiết mẫu quy trình

Chức năng quản lý danh sách chi tiết mẫu quy trình

Chức năng sửa tiến độ hạng mục triển khai

Chức năng chuyển bước triển khai cho hạng mục: sử dụng thao tác kéo thả hạng mục vào các bước muốn chuyển đến, sắp xếp các bước lớn theo hàng dọc vào một khung, khi kéo đến bước lớn nào thì hiển thị tiếp các bước con, hệ thống pop-up thông tin cần bổ sung trước khi chuyển bước, các bước bị nhảy thì tính số ngày thực tế thực hiện bước đó là 0

Chức năng theo dõi trạng thái tiến độ và trạng thái thực hiện của hạng mục

Chức năng cảnh báo các hạng mục chậm tiến độ: thể hiện bằng màu sắc tại giao diện chi tiết tiến trình triển khai

Chức năng set up màu thể hiện hạng mục chậm tiến độ

Chức năng cảnh báo các hạng mục dự kiến chậm tiến độ (trước 3 ngày kể từ ngày phải hoàn thành): thể hiện bằng màu sắc tại giao diện chi tiết tiến trình triển khai

Chức năng set up màu thể hiện hạng mục dự kiến chậm tiến độ

Chức năng ghim hạng mục ưu tiên: các hạng mục được ghim sẽ nhảy lên đầu, thể hiện bằng màu sắc

Chức năng set up màu thể hiện hạng mục ưu tiên

Ảnh 4: Phần mềm tô màu để hiển thị rõ các hạng mục ngân sách ưu tiên

• Danh mục ngân sách theo hợp đồng

Chức năng thêm mới loại hợp đồng hiển thị

Chức năng sửa loại hợp đồng hiển thị

Chức năng xóa loại hợp đồng hiển thị

Chức năng quản lý danh sách loại hợp đồng hiển thị

• Danh mục chức danh đối tác

Chức năng thêm mới chức danh đối tác

Chức năng sửa chức danh đối tác

Chức năng xóa chức danh đối tác

Chức năng quản lý danh sách chức danh đối tác

• Danh mục thông tin liên hệ đối tác

Chức năng thêm mới thông tin liên hệ đối tác

Chức năng sửa thông tin liên hệ đối tác

Chức năng xóa thông tin liên hệ đối tác

Chức năng quản lý danh sách thông tin liên hệ đối tác

3. Lời kết

Phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp là công cụ hữu ích có thể xử lý mọi rắc rối doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý thu chi. Phần mềm xử lý nhanh, chính xác mọi tác vụ mà nhân sự quản lý ngân sách phải thực hiện. Vì thế, đầu tư sử dụng phần mềm quản lý ngân sách là cách tối ưu nhất, tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất để doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ ngân sách từ đó hoạt động bền vững hơn. Hãy liên hệ ngay với Faceworks để được tư vấn giải pháp phần mềm quản lý ngân sách doanh nghiệp tốt nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(TIT Technology and Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/