Phần mềm quản lý nhà sách tối ưu với chi phí tốt nhất [FACEWORKS]

Sở hữu một nhà sách nghĩa là bạn có từ vài trăm đến vài nghìn đầu sách khác nhau cần quản lý. Chưa kể mỗi đầu sách lại có số lượng quyển khác nhau, số năm xuất bản, tái bản khác nhau. Vì thế, việc quản lý nhà sách là một công việc rất phức tạp với nhiều dữ liệu cần lưu trữ. Nếu chỉ dùng sổ sách, những ứng dụng nhập liệu văn phòng và sức người thì công việc quản lý nhà sách là quá sức với bất kỳ ai. Và đó là lý do phần mềm quản lý nhà sách Faceworks ra đời với mục tiêu giảm bớt gánh nặng cho cho quản thư. Chi tiết chức năng, vai trò và lợi ích khi sử dụng phần mềm sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết sau.

Ảnh 1: Phần mềm quản lý nhà sách

1. Lý do cần thiết có phần mềm quản lý nhà sách

Công nghệ khi được áp dụng đúng cách vào cuộc sống sẽ giúp giảm bớt gánh nặng làm việc cho con người. Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm để quản lý công việc là một điều tất yếu và là một lợi thế cạnh tranh đặc biệt giữa các doanh nghiệp cùng ngành. Kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm là một công việc phức tạp và chủ nhà sách chắc chắn cần một phần mềm để quản lý nhà sách hiệu quả vì những lý do sau đây.

1.1. Nhà sách có cách hoạt động phức tạp

Hoạt động của nhà sách giống như hoạt động của một doanh nghiệp. Nhà sách nào có quy mô càng lớn thì có hoạt động càng phức tạp. Mỗi nhà sách sẽ có cách thức kinh doanh riêng nhưng hoạt động thường gặp sẽ là nhập và bán sách, nhập và bán văn phòng phẩm, cho thuê sách đọc tại chỗ, khu vui chơi, hoạt động giải trí cho trẻ em,…

Trong mỗi hoạt động kinh doanh lại có sự phức tạp riêng cần quản lý vì có sự tham gia của yếu tố con người, máy móc và hàng hóa. Chưa kể nhà sách là không gian mở, bất cứ ai cũng có thể ra vào hàng ngày. Và dù có quy định chặt đến đâu thì không phải ai cũng tuân thủ đúng các quy định về sử dụng sách, lấy sách, cất sách mà nhà sách đưa ra. Việc không tuân thủ quy định này tạo thêm một đầu việc mà nhà sách phải làm và quản lý đó là quản lý khách hàng và sắp xếp hàng hóa. Nếu muốn giải quyết khó khăn quản lý này thì sẽ phải thuê thêm nhân sự, từ đó chi phí quản lý cũng bị đội ngân sách.

1.2. Có nhiều mã hàng và đầu sách cần quản lý

Gánh nặng lớn nhất đối với người quản lý nhà sách là có quá nhiều đầu sách cần quản lý. Mỗi đầu sách lại có số lượng nhập kho, đã bán, tồn kho khác nhau. Mỗi lần nhập sách và bán sách lại có năm xuất bản, năm tái bản khác nhau. Sách mới và sách cũ có nội dung cập nhật khác nhau. Quản lý bắt buộc phải nắm được thông tin này để truyền lại cho đội bán hàng nhằm giải đáp cho khách mua hàng chi tiết nhất.

Ảnh 2: Kệ sách tại nhà sách

Hơn nữa, nội dung sách rất đa dạng. Nhà sách cần phân nhóm sách theo nội dung, lứa tuổi người đọc để sắp xếp sách tại vị trí hợp lý nhằm thuận tiện nhất cho việc khách hàng tìm kiếm. Với số lượng sách khổng lồ tại mỗi nhà sách thì riêng việc phân loại và sắp xếp sách đã là một bài toán khó mà người quản lý nhà sách cần giải quyết tối ưu.

Một gánh nặng khác cho người quản lý nhà sách là kích thước và trọng lượng của sách khá nhỏ. Việc thất lạc sách do khách hàng hay do nhân viên sắp xếp là việc thường xuyên xảy ra. Nếu không nắm rõ được số lượng sách tại cửa hàng theo thời gian thực thì cuối tháng khi tổng kết quản lý sẽ gặp rất nhiều rắc rối. Nhà sách cũng có khả năng bị thiệt hại nặng nề về kinh tế.

1.3. Có quá nhiều khó khăn khi quản lý kinh doanh nhà sách

Việc vận hành một nhà sách không hề dễ dàng, nó có rất nhiều khó khăn và rào cản như sau.

– Khó khăn trong việc quản lý hàng hóa: bao gồm việc quản lý mẫu mã, chủ đề sách, tác giả, vị trí trưng bày sách tại cửa hàng.

– Khó khăn trong việc quản lý kho sách: bao gồm việc nhập sách, sắp xếp sách trong kho, xuất sách ra bày bán tại cửa hàng, luân chuyển sách từ cửa hàng này sang cửa hàng khác,…

– Khó khăn khi khách hàng phải tốn nhiều thời gian để thanh toán mỗi dịp cửa hàng đông khách.

– Khó khăn khi tính giá chiết khấu, giá khuyến mãi từng đầu sách cho khách hàng, đại lý.

– Gặp trở ngại lớn khi kiểm soát tình hình công nợ với các nhà cung cấp sách, đại lý kinh doanh.

– Khó khăn khi kinh doanh sách trên sàn thương mại điện tử. Không thể đồng nhất đơn hàng giữa cửa hàng, sàn TMĐT và kho. Quản lý nhà sách gặp khó khăn khi tra cứu đơn hàng, trạng thái xử lý đơn, trạng thái vận chuyển của đơn vị chuyên trách, trạng thái nhận hàng và hoàn hàng của khách.

Nếu không tìm được giải pháp giải quyết nhanh chóng các vấn đề trên thì nhà sách sẽ gặp thiệt hại rất lớn. Vì thế chắc chắn phần mềm quản lý nhà sách là cần thiết khi kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm.

2. Thiệt hại lớn của nhà sách khi quản lý kém hiệu quả

2.1. Thiệt hại lớn về kinh tế

Thiệt hại về kinh tế là điều chắc chắn nhà sách phải đối mặt khi việc quản lý nhà sách kém hiệu quả. Thiệt hại kinh tế đến từ 2 nguyên nhân chính. Nguyên nhân thứ nhất là do thất thoát sản phẩm, không thể quản lý chính xác số lượng sách trong kho và sách tại cửa hàng. Nguyên nhân thứ hai là do việc vận hành kém hiệu quả dẫn đến mất khách hàng vào tay đối thủ. Nhà sách không có những đầu sách mà khách hàng cần. Hoặc những đầu sách khách cần quá khó tìm trong khi nhà sách không đủ nhân lực để hỗ trợ khách hàng.

2.2. Thiệt hại lớn về thương hiệu

Thiệt hại về kinh tế kéo theo thiệt hại lớn về thương hiệu. Khách hàng khi đã có trải nghiệm mua hàng không tốt thì rất khó quay lại mua sách. Mà việc giữ chân khách hàng khi kinh doanh là rất quan trọng bởi khách hàng chính là doanh thu và là kênh marketing hiệu quả nhất với doanh nghiệp và thương hiệu.

Ảnh 3: Hàng hóa nhiều và khó quản lý tại nhà sách

2.3. Thiệt hại lớn về nhân sự

Để một nhà sách có thể vận hành hiệu quả thì con người đóng một vai trò quan trọng. Nhân sự tại nhà sách bao gồm nhân viên bán hàng, nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng, thu nhân, nhân viên sắp xếp cửa hàng, nhân viên quản lý kho,…Quản lý nhà sách không chỉ là quản lý sách mà còn phải quản lý con người. Nếu có nhân viên gây thất thoát tài sản nhà sách thì người quản lý chắc chắn phải biết đầu tiên. Khi không thể quản lý tốt nhân sự thì nhà sách có thể chịu tổn hại lớn về con người. Ví dụ việc phải tuyển người liên tục, việc đào tạo nhân sự, việc nhân sự quản lý nghỉ việc do áp lực công việc quá lớn,…

3. Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks – Cứu cánh cho việc kinh doanh sách, văn phòng phẩm.

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks giúp giảm bớt gánh nặng của cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm. Bất kỳ vấn đề, khó khăn nào mà nhà sách đang gặp đều được phần mềm giải quyết theo cách thông minh và tối ưu nhất.

Ảnh 4: Chức năng của phần mềm quản lý nhà sách

3.1. Dễ dàng quản lý ngàn đầu sách và mã văn phòng phẩm

Khách hàng khi sử dụng phần mềm quản lý nhà sách Faceworks sẽ không còn phải đau đầu khi quản lý hàng vài nghìn đầu sách khác nhau. Phần mềm giúp bạn phân loại, lọc và tìm kiếm sách nhanh chóng theo tác giả, chủ đề, ngôn ngữ, nhà xuất bản, năm xuất bản, năm tái bản, khoảng giá bán,…

Mọi thông số lọc được phần mềm cài tự động hoặc chủ nhà sách có thể tự cài đặt để phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng. Đây chính là lợi thế về tính linh hoạt của phần mềm.

Với số lượng sách và văn phòng phẩm khổng lồ tại cửa hàng phần mềm hỗ trợ gán mã theo thuộc tính màu sắc, chất liệu. Chỉ cần quét mã sản phẩm bạn biết chính xác đầu sách hoặc mã văn phòng phẩm được nhập với số lượng bao nhiêu, đã bán bao nhiêu, còn lại bao nhiêu và được đặt ở vị trí nào tại cửa hàng.

3.2. Biết chính xác số lượng hàng hóa trong kho

Phần mềm quản lý sách Faceworks biến nhà sách của bạn thành một kho hàng online. Mỗi đầu sách đều được lưu trữ trên phần mềm với thông tin chi tiết nhất có thể. Bao gồm ngày nhận sách từ nhà xuất bản, ngày nhập kho, số lượng sách nhập kho, số lượng sách xuất kho, số lượng sách luân chuyển giữa các cửa hàng. Việc quản lý kho sách vài trăm nghìn cuốn vốn dĩ rất đau đầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

3.3. Quản lý bán hàng thông minh tiện ích

Tính năng quản lý bán hàng thông minh của phần mềm quản lý sách bao gồm: quản lý nhập hàng, quản lý bán hàng, quản lý chương trình khuyến mãi, chiết khấu và quản lý trả hàng. Việc kinh doanh sách khi đó tạo thành một quy trình vận hành thống nhất, liền mạch và dễ dàng quản lý.

– Tính năng quản lý nhập hàng cho bạn biết chính xác lượng hàng hóa được nhập từ nhà cung cấp, số tiền đã trả, số tiền công nợ còn lại phải trả cho nhà xuất bản. Việc này hạn chế tối đa khả năng bị thất thoát hàng hóa nhập và để dư nợ nhập hàng quá lâu.

– Tính năng quản lý bán hàng mang đến nhiều tiện ích: Hỗ trợ báo giá chính xác, hỗ trợ tạo đơn bán hàng nhanh chóng, hỗ trợ bán hàng thông minh với màn hình bán hàng trực quan, dễ sử dụng, cho phép nhân viên bán hàng tạo phiếu bán hàng tạm khi khách hàng chưa kịp thanh toán để chuyển sang khách hàng khác nhằm rút ngắn thời gian chết khi thanh toán.

– Tính năng quản lý trả hàng cho phép nhà sách biết chính sách loại sách, số lượng sách khách hoàn trả. Từ đó nhập hàng trở lại kho online để khớp chính xác số liệu từ kho hàng đến cửa hàng mà không gây lỗi dữ liệu hay thất thoát hàng hóa.

– Tính năng quản lý chương trình khuyến mãi cho phép tạo lập khuyến mãi và chiết khấu theo nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ chiết khấu theo đơn hàng đạt giá trị tối thiểu, khuyến mãi mua sách tặng sách, mua sách tặng kèm voucher, văn phòng phẩm,…Khi khuyến mãi được thiết lập, khách đạt điều kiện sẽ được tự động tính với giá chiết khấu khi thanh toán đơn hàng.

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks hỗ trợ bán hàng thanh toán nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau với nhiều hình thức thanh toán khác nhau. Nhà sách sử dụng phần mềm tạo sự thuận tiện nhất cho cả người mua lẫn người bán. Đặc biệt là khi công nghệ phát triển việc thanh toán “không tiền mặt” ngày càng trở nên phổ biến.

3.4. Giảm bớt áp lực nhân sự quản lý nhà sách

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks còn hỗ trợ quản lý nhân viên nhà sách chặt chẽ. Phần mềm phân quyền nhân viên theo cấp bậc và vị trí phụ trách: nhân viên tư vấn, nhân viên thu ngân, nhân viên kiểm kho,…Từ đó việc quy trách nhiệm cho nhân viên dễ dàng hơn đồng thời giảm áp lực cho nhân viên khi phải làm quá nhiều việc khác nhau.

Khi nhà sách sử dụng Faceworks tất cả giờ làm việc, ca làm việc, lịch sử mua hàng của nhân viên sẽ được lưu trữ trên phần mềm. Từ đó dễ dàng truy cứu khi nhà sách xảy ra tình trạng thất thoát tài sản.

3.5. Lập báo cáo tự động trực quan, nhanh chóng

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà sách Faceworks không chỉ nhân sự quản lý giảm thiểu được áp lực công việc mà nhân sự bán hàng và kế toán cũng thực hiện công việc dễ dàng hơn. Phần mềm có sẵn các báo cáo liên quan đến bán hàng, kho hàng, báo cáo mua hàng, báo cáo thu chi tài chính, báo cáo công việc để người sử dụng dễ dàng điền và xuất báo cáo khi cần thiết.

– Báo cáo bán hàng gồm các báo cáo doanh thu hàng ngày, báo cáo tổng hợp và chi tiết hàng bán, báo cáo tiền bán hàng theo nhân viên,…

– Báo cáo kho hàng gồm các báo cáo hàng tồn, báo cáo nhập hàng, xuất hàng, báo cáo luân chuyển hàng hóa,…

– Báo cáo tài chính bao gồm báo cáo chi tiết về ngân sách thu chi tiền mặt, chuyển khoản cùng các khoản tài chính phi hiện vật khác.

– Báo cáo công việc bao gồm báo cáo bán hàng theo nhân viên kèm các công việc thực hiện tại nhà sách trong ca làm.

Tất cả các báo cáo đều được lập sẵn theo biểu mẫu khoa học, minh bạch, trực quan. Nhân viên và quản lý nhà sách chỉ cần nhập số liệu và một click chuột là đã có thể xuất báo cáo. Việc lập báo cáo chưa bao giờ tiện ích và dễ dàng đến thế.

3.6. Những tiện ích khác của phần mềm

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks sở hữu lợi thế cạnh tranh công nghệ và tiện ích đặc biệt so với các phần mềm khác.

– Phần mềm cho phép phân quyền người dùng theo chức năng xem, chỉnh sửa, xóa. Quản lý dễ dàng kiểm soát danh sách và nghiệp vụ người dùng.

– Mỗi tài khoản sử dụng phần mềm được cá nhân hóa, dễ dàng đổi mật khẩu để bảo mật thông tin, dễ dàng sao lưu và phục hồi dữ liệu trên phần mềm.

– Phần mềm tích hợp với máy in hóa đơn, máy tính tiền, két tiền nên công việc bán hàng trở nên dễ dàng.

– Ngoài ra phần mềm hỗ trợ bán hàng trên mọi thiết bị, bán hàng mọi lúc, mọi nơi. Dễ dàng kiểm soát, thay đổi, nhập liệu và chỉnh sửa thông tin hàng hóa trên phần mềm.

4. TiT – Chuyên cung cấp phần mềm vận hành doanh nghiệp hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks là một sản phẩm công nghệ của công ty Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TiT. Chúng tôi chuyên cung cấp giải pháp, phần mềm để giúp doanh nghiệp quản lý, sản xuất, kinh doanh, vận hành hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý nhà sách Faceworks là giải pháp tối ưu nhất để giảm bớt gánh nặng và áp lực cho cá nhân, doanh nghiệp đang kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm. Chúng tôi thấu hiểu những khó khăn trong vận hành mà doanh nghiệp đang gặp để đưa ra những giải pháp phù hợp nhất, giải quyết hiệu quả vấn đề doanh nghiệp đang gặp với chi phí tối ưu nhất. Vì thế, nếu bạn đang đau đầu với việc quản lý nhà sách thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để nhận tư vấn giải pháp miễn phí.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/