Tin tức

Trang chủ Tin tức Phần mềm quản lý nhập khẩu cho thương mại mua hàng

Phần mềm quản lý nhập khẩu cho thương mại mua hàng

20/07/2026 | 9 lượt xem

Faceworks • Quản lý nhập khẩu

Phần mềm quản lý nhập khẩu cho thương mại: theo dõi đơn hàng, chứng từ, thông quan, chi phí và tồn kho

Quy trình nhập khẩu có nhiều mốc cần kiểm soát: đặt hàng, mở hợp đồng, đặt tàu, nhận chứng từ, khai hải quan, nộp thuế, thông quan, vận chuyển nội địa, nhập kho và phân bổ chi phí. Nếu mỗi bộ phận theo dõi bằng file riêng, doanh nghiệp dễ chậm chứng từ, sai tiến độ giao hàng, bỏ sót chi phí hoặc tính giá vốn không chính xác. Faceworks giúp quản lý nhập khẩu từ đơn mua hàng đến khi hàng vào kho.

Hệ thống kết nối mua hàng, logistics, kế toán, kho và ban quản lý. Mỗi lô nhập khẩu có thông tin nhà cung cấp, điều kiện giao hàng, mã hàng, số lượng, chứng từ, lịch vận chuyển, chi phí phát sinh, thuế nhập khẩu, VAT, trạng thái thông quan và giá vốn phân bổ.

Lô hàngTheo dõi PO, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai và ETA.

Chi phíCước, bảo hiểm, local charge, thuế, phí kho bãi và vận chuyển nội địa.

Nhập khoĐối chiếu số lượng đặt, số lượng về, hàng thiếu, hàng hư và giá vốn.

Quản lý nhập khẩu cần một luồng dữ liệu xuyên suốt

Một lô hàng nhập khẩu có thể kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Trong thời gian đó, nhiều thay đổi xảy ra: nhà cung cấp giao chậm, tàu đổi lịch, chứng từ sai, chi phí phát sinh, tỷ giá thay đổi, hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ. Faceworks giúp mọi thay đổi được cập nhật trên cùng một hồ sơ lô hàng thay vì nằm trong email rời rạc.

Khi lô hàng đến, kho có thể đối chiếu với đơn mua; kế toán có thể kiểm tra chi phí; logistics theo dõi thông quan; mua hàng đánh giá nhà cung cấp. Dữ liệu nhập khẩu không dừng ở vận chuyển mà kết nối trực tiếp với tồn kho và giá vốn.

Đơn mua hàng

Quản lý PO, nhà cung cấp, điều kiện thanh toán, Incoterms, lịch giao và trạng thái phê duyệt.

Chứng từ nhập khẩu

Theo dõi invoice, packing list, bill of lading, C/O, tờ khai, giấy phép và hồ sơ bổ sung.

Chi phí nhập khẩu

Tập hợp cước, bảo hiểm, local charge, thuế, phí dịch vụ và phân bổ vào giá vốn.

Luồng quản lý nhập khẩu trên Faceworks

1

Tạo lô

Gắn PO, nhà cung cấp, mã hàng, Incoterms, lịch giao và người phụ trách.

2

Theo chứng từ

Kiểm tra đủ bộ hồ sơ, trạng thái sai lệch và thời hạn bổ sung chứng từ.

3

Thông quan

Theo dõi tờ khai, thuế, kiểm hóa, phí phát sinh, vận chuyển nội địa và ETA kho.

4

Nhập kho

Đối chiếu số lượng, chất lượng, chi phí và cập nhật tồn kho, giá vốn.

Kiểm soát chứng từ và tiến độ

Chứng từ nhập khẩu sai hoặc thiếu có thể làm chậm thông quan và phát sinh phí lưu container, lưu bãi. Faceworks cho phép tạo checklist chứng từ theo nhóm hàng, thị trường, nhà cung cấp và loại hình nhập khẩu. Khi chứng từ thiếu hoặc sai, hệ thống cảnh báo người phụ trách và lưu lịch sử xử lý.

Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi tiến độ theo từng mốc: hàng sẵn sàng, tàu chạy, tàu đến, nhận D/O, mở tờ khai, thông quan, kéo hàng, nhập kho. Báo cáo trễ hạn giúp ban quản lý biết lô nào có nguy cơ ảnh hưởng kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất.

Gợi ý vận hành: nên chuẩn hóa checklist chứng từ theo nhóm hàng và thị trường nhập khẩu. Mỗi loại hàng có thể cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng nhận xuất xứ khác nhau.

Tính giá vốn nhập khẩu chính xác

Faceworks tập hợp toàn bộ chi phí liên quan đến lô hàng và hỗ trợ phân bổ vào mã hàng theo giá trị, số lượng, trọng lượng hoặc thể tích. Khi hàng nhập kho, giá vốn không chỉ gồm giá mua mà còn bao gồm cước, bảo hiểm, thuế, phí dịch vụ, kho bãi và vận chuyển nội địa. Điều này giúp doanh nghiệp thương mại biết biên lợi nhuận thực tế theo từng mã hàng.

Nếu chi phí thực tế khác dự kiến, hệ thống hiển thị chênh lệch để phòng mua hàng và logistics rút kinh nghiệm cho lô sau.

Báo cáo nhập khẩu cho quản lý

Faceworks cung cấp báo cáo theo lô hàng, nhà cung cấp, tuyến vận chuyển, thời gian thông quan, chi phí phát sinh, tỷ lệ giao đúng hạn và chênh lệch giá vốn. Ban quản lý có thể đánh giá nhà cung cấp, forwarder, tuyến vận chuyển và hiệu quả mua hàng quốc tế.