Phần mềm quản lý phòng tập gym hiệu quả [SIÊU TIỆN ÍCH]

Kinh doanh phòng tập nhưng không thể quản lý phòng tập hiệu quả là một rủi ro lớn khiến doanh thu bị sụt giảm. Với số lượng thiết bị dày đặc ở phòng tập gym cùng số lượng người tập đông và thay đổi theo từng ngày thì việc quản lý phòng tập gym theo cách thủ công là chưa đủ. Phần mềm quản lý phòng tập gym Faceworks ra đời để giúp các cá nhân, doanh nghiệp đang kinh doanh phòng tập quản lý hiệu quả, tối ưu với chi phí tiết kiệm nhất.

1. Tại sao quản lý phòng tập gym theo cách thủ công là chưa đủ

Quản lý phòng gym thủ công nghĩa là tất cả các đầu việc phải làm trong khi kinh doanh phòng tập được thực hiện trên sổ sách hoặc excel. Đối với các phòng tập riêng tư, ít người tập thì có thể quản lý theo cách này. Tuy nhiên, để kinh doanh phòng gym hiệu quả mà quản lý theo cách thủ công thì gần như không thể. Lý do chi tiết như sau.

1.1. Do số lượng máy móc thiết bị quá nhiều

Quản lý phòng gym nghĩa là phải kiểm soát tất cả số lượng máy móc, thiết bị có tại phòng tập. Trong khi để có một phòng gym hoàn chỉnh thì số lượng máy tập là rất lớn. Việc quản lý thủ công gần như không thể vì dễ xảy ra sai sót.

Ảnh 1: Số lượng máy móc phòng gym rất nhiều, khó quản lý

Có thể kể đến một số loại máy không thể thiếu tại phòng gym như: máy chạy, máy đẩy ngực, máy đẩy lưng, máy đẩy chân, máy siết eo, tạ đẩy,  đòn tạ cử chuyên dùng, bộ đĩa xoay eo, giá đỡ tạ,…Trong đó mỗi loại máy lại có số lượng khác nhau, cách sử dụng khác nhau, thời gian bảo trì, bảo hành khác nhau. Đồng thời có máy có thể tháo rời, có máy nguyên khối cố định nên việc quản lý từng máy, biết rõ máy nào hỏng, máy nào an toàn với người tập là rất khó khăn.

1.2. Do số lượng người tập thay đổi theo từng ngày

Khi kinh doanh phòng tập gym bạn phải quản lý khách hàng chặt chẽ thì mới có cơ hội gia tăng doanh thu. Không giống như kinh doanh các lĩnh vực khác, kinh doanh phòng tập gym có cả khách cố định dài hạn và khách ngắn hạn theo từng ngày. Vì thế, để quản lý chính xác tất cả lượng lớn khách hàng có tính biến động cao như vậy là rất khó khăn. Việc quản lý khách hàng thông qua sổ sách truyền thống là không thể vì dữ liệu khó để thống nhất. Nếu quản lý khách hàng bằng file excel thì dễ sai sót do số lượng quá lớn. Vậy nên, nếu kinh doanh phòng tập thì việc sử dụng phần mềm quản lý phòng tập gym là tối ưu nhất.

1.3. Các vấn đề khó quản lý khác liên quan đến lương, thưởng của nhân sự

Ngoài các khó khăn về quản lý thiết bị và quản lý khách hàng thì khi chọn kinh doanh phòng tập gym bạn còn phải giải quyết nhiều khó khăn khác liên quan đến công việc của nhân viên. Đặc thù của phòng tập gym là không làm trong giờ hành chính mà chỉ làm ở một số khung giờ nhất định ví dụ như sáng sớm, giờ nghỉ trưa hoặc chiều tối. Vì thế, việc quản lý giờ làm linh hoạt của từng nhân viên đã là một vấn đề nan giải.

Giờ làm còn ảnh hưởng trực tiếp đến lương, thưởng của từng nhân sự. Do đó, nếu không minh bạch được giờ làm và cách tính lương thì việc tính lương thưởng của từng nhân viên rất khó khăn. Chưa kể đến các khoản thu nhập khác của từng nhân sự như tiền làm PT riêng, lương KPI, tiền thưởng. Hoặc các khoản khấu trừ lương như tiền thuê phòng tập riêng, tiền phạt,…Tóm lại, việc quản lý phòng tập gym thủ công gặp rất nhiều khó khăn và dễ xảy ra sai sót. Cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh phòng tập nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý phòng tập gym để quản lý hiệu quả hơn.

2. Phần mềm quản lý phòng tập gym cực kỳ hữu ích

Phần mềm quản lý phòng tập gym là phần mềm hỗ trợ các phòng tập thể hình, yoga, fitness quản lý thẻ tập, gói tập, quản lý khách hàng đến tập tối ưu và hiệu quả hơn hẳn cách quản lý truyền thống. Sử dụng phần mềm quản lý phòng tập giúp cá nhân, doanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ phòng tập giám sát và quản lý chặt chẽ việc thu chi, tiết kiệm thời gian, công sức quản lý, đồng thời quản lý được lượng dữ liệu lớn với độ bảo mật cao.

Phần mềm quản lý phòng tập gym sở hữu những chức năng tuyệt vời sau.

2.1. Quản lý chi tiết, chính xác số lượng, chất lượng thiết bị

Phần mềm quản lý phòng tập cho phép chủ cơ sở kinh doanh gym quản lý chặt chẽ số lượng máy móc thiết bị có trong phòng tập. Khi đó, mỗi thiết bị có trong phòng tập sẽ được gắn mã chi tiết trên phần mềm. Chỉ với một click chuột người quản lý có thể biết chính xác số lượng và chất lượng của từng loại máy móc thiết bị.

Cụ thể mỗi máy móc thiết bị lưu trên phần mềm sẽ có thông tin chi tiết đi kèm bao gồm: tên thiết bị, ngày nhập máy, ngày bảo trì, hướng dẫn sử dụng máy móc,…Các trường thông tin có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với việc quản lý thông tin thiết bị của từng phòng tập gym khác nhau. Khi thông tin máy móc, thiết bị được lưu trữ thống nhất như vậy thì việc tìm kiếm thiết bị dễ dàng hơn. Phần mềm còn có khả năng nhắc nhở tự động mỗi khi đến lịch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Việc quản lý số lượng lớn máy móc trong phòng tập gym sẽ không còn khó khăn và tốn thời gian nữa.

2.2. Quản lý chặt chẽ số lượng người tập

Gánh nặng lớn nhất của người quản lý phòng tập gym chính là quản lý lượng thông tin dày đặc và phức tạp của khách hàng đến phòng tập. Vì thế, chức năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý phòng tập gym chính là khả năng quản lý thông tin khách hàng tối ưu.

Ảnh 2: Sử dụng phần mềm quản lý tập gym để quản lý người tập hiệu quả

Phần mềm quản lý chi tiết thông tin cá nhân của khách hàng tại phòng tập, bao gồm:

– Thông tin cá nhân: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh,…Các trường thông tin có thể tùy chỉnh thay đổi linh hoạt.

– Thông tin gói tập: thời gian kích hoạt gói tập, trạng thái tập, số lần check in tại phòng tập, thời gian tập, chi nhánh phòng tập, thời gian gia hạn gói tập,…

Thông tin của mỗi khách hàng trên phần mềm sẽ được lưu trên một biểu mẫu riêng. Người phụ trách quản lý khách hàng chỉ cần nhập mã khách hàng là tất cả các thông tin sẽ được hiển thị nhanh chóng và chính xác. Tiết kiệm tối đa thời gian chăm sóc khách hàng đồng thời mang lại hiệu quả chăm sóc cao hơn.

Phần mềm quản lý phòng tập gym cũng có thể tự động nhắc nhở từng PT phụ trách khi đến sinh nhật của khách hàng. Vì thế, việc chăm sóc từng khách hàng sẽ chu đáo hơn, tiện lợi cho người sử dụng.

2.3. Có chức năng quản lý chương trình tập thử

Nhiều phòng tập gym có chính sách cho phép khách hàng đến phòng tập thử trong một thời gian trước khi đăng ký thẻ thành viên chính thức. Để quản lý chặt chẽ và minh bạch số lượng người dùng tập thử này cũng là một bài toán khó. Vì thế, ngoài chức năng quản lý khách hàng là thành viên chính thức thì phần mềm quản lý phòng tập gym còn có chức năng quản lý các chương trình tập thử.

Khi đó tất cả các thông tin khách hàng tập thử sẽ được lưu ở một phân hệ riêng để tiện theo dõi. Mỗi khi thành viên tập thử chuyển sang đăng ký thành viên thì phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật để quản lý dễ dàng. Việc này giúp phòng tập gym không bỏ sót khách hàng, bám đuổi khách hàng chuẩn chỉnh hơn, từ đó tăng cơ hội tạo ra doanh thu tốt hơn.

2.4. Quản lý chính xác thông tin gói tập, thẻ tập

Kinh doanh gói tập, thẻ tập là nguồn doanh thu chính của một phòng tập gym. Vì thế việc quản lý thẻ tập, gói tập của các thành viên là cực kỳ quan trọng. Phần mềm quản lý phòng tập gym cho phép chủ phòng tập quản lý chính xác thông tin thẻ tập của từng khách hàng. Chi tiết các thông tin về cá nhân khách hàng, thời gian kích hoạt gói tập, thời gian gia hạn gói tập, tủ đồ, huấn luyện viên cá nhân đều được quản lý chặt chẽ và chính xác. Quản lý phòng tập không cần tốn nhiều thời gian, công sức quản lý với sự hỗ trợ của phần mềm.

2.5. Quản lý hệ thống chi nhánh phòng tập

Đối với hệ thống phòng tập gym có nhiều chi nhánh thì việc quản lý tất cả các phòng tập chắc chắn cần một phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý phòng tập gym cho phép người quản lý nhập và thống kê chính xác tất cả số liệu về khách hàng ở từng chi nhánh. Lúc này việc kiểm soát thông tin khách hàng sẽ chính xác hơn. Đồng thời việc quản lý doanh thu của từng phòng tập và toàn hệ thống sẽ dễ dàng hơn. Chủ phòng tập dễ dàng so sánh doanh thu của các chi nhánh với nhau từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh và phát triển phòng tập phù hợp hơn.

2.6. Quản lý huấn luyện viên, nhân viên phòng tập

Chính vì đặc thù về giờ làm việc mà việc quản lý công việc của PT và nhân viên phòng tập gặp rất nhiều khó khăn. Phần mềm quản lý phòng tập cho phép chủ phòng tập quản lý thông tin của các PT hiệu quả. Các thông tin cá nhân và lịch làm việc của từng huấn luyện viên cũng được liệt kê cực kỳ chi tiết. Bao gồm: thông tin về họ tên, sinh nhật, số điện thoại, email, số buổi tập cố định với khách hàng, đánh giá của khách hàng về từng huấn luyện viên. Phần mềm quản lý phòng tập gym có khả năng liên kết phần cứng để kết nối với máy chấm công, từ đó quản lý chính xác giờ check in, check out của từng nhân viên để dễ dàng tính lương, thưởng nhân sự.

2.7. Cho phép khách hàng tự booking PT, phòng tập

Phần mềm quản lý phòng tập gym có thể giải quyết tất cả các khó khăn trong quản lý công việc, quản lý tài chính, doanh thu, quản lý khách hàng tại phòng tập theo cách tối ưu nhất. Khi sử dụng phần mềm cả khách hàng của phòng tập cũng được cấp tài khoản. Khách hàng có thể tự book lịch tập, phòng tập với huấn luyện viên riêng. Hệ thống thông tin giữa khách hàng, PT và phòng tập có sự đồng nhất cao và liên kết chặt chẽ với nhau. Vì thế, khi lịch của PT trống, phòng tập trống thì khách hàng có thể book ngay lập tức hoặc xếp lịch trong tương lai. Khi đó lịch làm việc của PT tự động được cập nhật, thông tin đặt phòng cũng tự động cập nhật. Các phòng ban có sự liên kết chặt chẽ khi làm việc mà không cần trao đổi thông tin nhiều hoặc duyệt quá nhiều bước. Việc quản lý phòng tập gym đạt hiệu quả cao nhưng vấn tiết kiệm thời gian.

3. Sử dụng phần mềm quản lý phòng gym Faceworks là lựa chọn tốt nhất

Chức năng và tiện ích của phần mềm quản lý phòng tập gym là lý do thuyết phục nhất để chủ phòng tập sử dụng phần mềm thay thế hoàn toàn các quản lý thủ công. Đặc biệt là nên ưu tiên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý phòng tập gym của Faceworks vì những lý do sau.

Ảnh 3: Sử dụng phần mềm quản lý phòng tập Gym Faceworks là tối ưu nhất

3.1. Dễ dàng sử dụng

Phần mềm quản lý phòng tập thể hình Faceworks có giao diện đơn giản, trực quan vì thế rất dễ dùng với tất cả mọi người. Faceworks tập trung tạo ra phần mềm để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng vì thế các chức năng được tạo ra giải quyết đúng các khó khăn mà việc quản lý phòng tập đang gặp phải. Vì thế phần mềm rất đơn giản, không cồng kềnh. Mọi nhân viên của phòng tập có thể sử dụng thành thạo ngay từ lần đầu tiên mà không cần tốn thời gian training như việc áp dụng các phần mềm quản lý khác.

3.2. Phù hợp với mọi mô hình phòng tập

Phần mềm quản lý phòng tập gym Faceworks có khả năng tùy chỉnh cao. Vì thế mọi mô hình phòng tập đều có thể sử dụng phần mềm để nhẹ gánh hơn trong việc quản lý. Phần mềm có khả năng mở rộng chức năng để quản lý được cả các hệ thống phòng tập lớn, chức năng phức tạp, các phòng tập nhiều khách hàng, nhiều chi nhánh,…

3.3. Giá cả hợp lý

Mỗi chức năng được Faceworks trang bị trên phần mềm đều có khả năng bóc tách riêng. Vì thế, chi phí chủ phòng tập đầu tư để sử dụng phần mềm là cực kỳ tối ưu. So với các phần mềm quản lý khác có chức năng tương đương thì sử dụng phần mềm quản lý phòng gym của Faceworks tiết kiệm hơn rất nhiều. Faceworks cũng có thể tạo nên những chức năng riêng có độ phù hợp cao nhất với hệ thống phòng tập.

3.4. Tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm quản lý phòng tập Faceworks dễ dàng cài đặt và sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Từ đó chủ phòng tập có thể quản lý phòng tập gym từ xa mà vẫn đạt hiệu quả cao. Chính vì sự linh hoạt thiết bị như vậy mà mọi nhân viên, quản lý phòng tập có thể cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống thông tin của phần mềm sẽ luôn được tự động cập nhật theo thời gian thực. Tuy nhiên, thông tin khách hàng hay các thông tin quan trọng vẫn được bảo mật cao do mỗi nhân viên được phân quyền khác nhau.

3.5. Tự động báo cáo trực quan

Dựa vào những thông tin đã được nhập, phần mềm quản lý Faceworks có thể tự động lập báo cáo về tài chính, doanh thu, thu nhập của phòng tập gym nhanh chóng và chính xác. Vì thế, chủ phòng tập dễ dàng đọc báo cáo và lập chiến lược kinh doanh phòng gym dễ dàng và tối ưu nhất.

4. Lời kết

Phần mềm quản lý phòng tập gym Faceworks là lựa chọn tốt nhất với mọi chủ phòng tập gym. Công việc quản lý khách hàng, quản lý thẻ tập, phòng tập, quản lý doanh thu, quản lý thiết bị phòng gym trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn, tiết kiệm chi phí hơn. Vì thế, để nhẹ gánh quản lý mà vẫn tối ưu doanh thu, chủ phòng gym liên hệ ngay với Faceworks để nhận tư vấn miễn phí.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/