Phần mềm quản lý tài sản 2024

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn cắt giảm đáng kể các chi phí (từ 15% đến 50%) chi phí liên quan đến quản lý thủ công, vận hành, bảo trì, thất thoát, đầu tư thiết bị mới v.v Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu một số giao diện chức năng của phần mềm quản lý tài sản Faceworks và phân tích những lợi ích thiết thực mà giải pháp này đối với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.

Giao diện trang chủ của phần mềm quản lý tài sản Faceworks.

Vì sao không nên quản lý tài sản theo cách thủ công?

Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, việc quản lý tài sản của doanh nghiệp bằng phương pháp thủ công vẫn còn phổ biến tại Việt Nam, gây ra nhiều thách thức và hạn chế lớn cho các doanh nghiệp. Các phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách hoặc sử dụng bảng tính Excel dễ dẫn đến sai sót trong việc ghi chép, kiểm kê tài sản. Một doanh nghiệp thường sở hữu nhiều tài sản khác nhau, như máy móc, thiết bị văn phòng, xe cộ… gây khó khăn trong việc theo dõi tình trạng tài sản.

Chẳng hạn, tại bộ phận sản xuất, việc kiểm kê và bảo trì máy móc thiết bị thường tốn nhiều thời gian và công sức. Nhân viên phải dành nhiều giờ đồng hồ để kiểm tra và ghi chép tình trạng của từng máy móc, dẫn đến lãng phí nguồn lực và giảm năng suất lao động. Bên cạnh đó, việc thiếu thông tin kịp thời và chính xác về tài sản cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình ra quyết định và lập báo cáo.

Nếu không có hệ thống quản lý tài sản chính xác và minh bạch, bộ phận kho bãi cũng có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng hóa, dẫn đến thất thoát và hư hỏng tài sản. Điều này làm giảm hiệu quả kinh doanh và gây ra những tổn thất không mong muốn đối với doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm quản lý tài sản đối với các bộ phận trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản hiện đại mang lại nhiều lợi ích vượt trội, khắc phục những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công và đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp:

1. Ban lãnh đạo

• Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết về tình trạng và hiệu quả sử dụng  tài sản, hỗ trợ ra quyết định chiến lược
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả đầu tư vào tài sản và tối ưu hóa chiến lược đầu tư
• Giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý tài sản

2. Bộ phận quản lý tài sản

• Dễ dàng ghi nhận và cập nhật thông tin tài sản theo thời gian thực, từ giá trị, vị trí đến tình trạng hiện tại
• Tự động lập kế hoạch và thông báo lịch bảo trì, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc đột ngột
• Cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng và hiệu suất của tài sản, hỗ trợ ra quyết định chiến lược một cách hiệu quả

Phần mềm Quản lý tài sản cho phép quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản như lịch sử sử dụng (bảo dưỡng, điều chuyển, cảnh báo, khấu hao, tăng giảm nguyên giá tài sản, kiểm kê…), danh sách sensor gắn vào tài sản, nhân viên sử dụng và file dữ liệu liên quan đến tài sản

3. Bộ phận tài chính

• Dễ dàng kiểm soát chi phí, giám sát và phân tích chi phí liên quan đến mua sắm, bảo trì và vận hành tài sản, tối ưu hóa ngân sách
• Tính toán và quản lý khấu hao tài sản chính xác, giúp báo cáo tài chính minh bạch
• Hỗ trợ dự báo chi phí cho các dự án và kế hoạch mua sắm tài sản trong tương lai

4. Bộ phận kỹ thuật

• Lập kế hoạch bảo trì dự phòng, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của thiết bị
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của thiết bị, từ đó cải tiến quy trình vận hành
• Kiểm soát và tối ưu hóa tồn kho linh kiện, đảm bảo luôn có sẵn phụ tùng khi cần thiết

5. Bộ phận mua hàng

• Quản lý đơn hàng, tự động hóa quy trình hàng sắm, từ tiếp nhận và xử lý  yêu cầu đặt hàng đến theo dõi giao nhận
• Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên hiệu quả và chất lượng sản phẩm cung cấp
• Phân tích dữ liệu sử dụng tài sản để dự báo nhu cầu mua sắm trong tương lai

6. Bộ phận nhân sự

• Theo dõi và quản lý tài sản cá nhân cấp phát cho nhân viên, đảm bảo sử dụng hiệu quả
• Cung cấp thông tin và hỗ trợ đào tạo nhân viên về cách sử dụng và bảo trì thiết bị
• Dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên việc sử dụng thiết bị

7. Bộ phận IT

• Quản lý và bảo vệ dữ liệu tài sản, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin
• Theo dõi và quản lý tài nguyên IT, từ phần cứng đến phần mềm, tối ưu hóa sử dụng
• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết sự cố liên quan đến tài sản công nghệ thông tin

Phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp cắt giảm những chi phí nào?

1. Chi phí vận hành thiết bị

Phần mềm Faceworks có thể phân tích dữ liệu gửi về từ các thiết bị cảm biến (sensor) gắn trên tài sản nhằm cung cấp báo cáo, theo dõi dõi hiệu quả hoạt động của thiết bị. Từ đó, người dùng có thể phát hiện sớm các bất thường và đưa ra phương án xử lý đối với các thiết bị hoạt động không hiệu quả. Ứng dụng các thiết bị cảm biến trong quản lý tài sản đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, vận chuyển hàng hóa, chăm sóc sức khỏe, phòng cháy chữa cháy v.v

2. Chi phí bảo trì và sửa chữa

Phần mềm quản lý tài sản hỗ trợ lập kế hoạch sửa chữa thường xuyên và tự động gửi thông báo về các lịch bảo dưỡng, thay thế những bộ phận, chi tiết nhỏ của tài sản đã set up sẵn trên hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể ngăn ngừa các sự cố nghiêm trọng do hỏng hóc đột ngột, cắt giảm chi phí sửa chữa lớn và đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh.

3. Chi phí khấu hao tài sản

Phần mềm Faceworks cung cấp công cụ theo dõi khấu hao tài sản chính xác và tự động, giúp tính toán chính xác giá trị giảm sút của tài sản theo thời gian. Điều này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn và tránh việc ghi nhận sai lệch về khấu hao.

4. Chi phí mua sắm không cần thiết

Bằng cách phân tích dữ liệu sử dụng tài sản và đưa ra dự báo nhu cầu sử dụng tài sản trong tương lai, phần mềm Faceworks giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng và loại tài sản cần mua sắm. Việc này giúp giảm thiểu lãng phí do mua sắm tài sản không cần thiết.

5. Chi phí quản lý tồn kho

Phần mềm giúp theo dõi và quản lý tồn kho linh kiện và phụ tùng hiệu quả hơn. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt lượng tồn kho dư thừa và tối ưu hóa việc đặt hàng, giảm chi phí lưu kho và bảo quản tài sản.

6. Chi phí quản lý

Việc tự động hóa quy trình quản lý tài sản giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể phân bổ lại nhân lực cho các nhiệm vụ khác, từ đó giảm chi phí liên quan đến quản lý tài sản.

Phần mềm Faceworks cho phép người dùng import nhiều tài sản cùng lúc vào phần mềm thay vì phải nhập từng tài sản một cách thủ công (bằng cách upload tệp dữ liệu hoặc copy từ bảng tính Excel). 

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý tài sản  là một giải pháp cần thiết và hiệu quả cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để có thể tận dụng tất cả những lợi thế mà phần mềm quản lý tài sản mang lại như tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu quả quản lý, các doanh nghiệp cần một giải pháp tùy chỉnh, có thể đáp ứng mọi nhu cầu số hóa của doanh nghiệp như phần mềm Faceworks. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn, khảo sát và cung cấp phần mềm tại Việt Nam, Faceworks sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp để tìm ra hướng tiếp cận phù hợp và giải pháp tối ưu cho các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải trong quản lý tài sản. 

Liên hệ số 0974696600  ngay bây giờ để được tư vấn thiết kế phần mềm quản lý tài sản toàn diện nhất! 

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

📧 info@tit-vn.com