Phần mềm quản lý tồn kho cho chuỗi nhà thuốc
Faceworks ERP theo quy trình riêng
Phần mềm quản lý tồn kho cho chuỗi nhà thuốc
Tồn kho nhà thuốc là bài toán lớn vì vừa phải đủ hàng bán, vừa tránh hết hạn, vừa kiểm soát lô hạn và điều chuyển giữa nhiều cửa hàng. Với chuỗi nhà thuốc, quản trị tồn kho cần dữ liệu tập trung, realtime và đủ sâu tới từng lô thuốc.
Mockup dashboard vận hành
Dashboard tồn kho chuỗi nhà thuốc giúp ban điều hành nhìn tồn toàn hệ thống, cửa hàng thiếu hàng, lô cận date, đề xuất điều chuyển và kế hoạch mua bổ sung.
| Tồn toàn chuỗi | Tồn theo cửa hàng, kho tổng, lô, hạn dùng, nhóm thuốc |
| Cảnh báo | Sắp hết hàng, cận date, tồn chậm, lô bị khóa, hàng bán nhanh |
| Điều chuyển | Gợi ý chuyển hàng giữa cửa hàng theo nhu cầu và hạn dùng |
| Đặt hàng | Đề xuất mua theo tồn min-max, tốc độ bán, mùa vụ và nhà cung cấp |
Bản chất nghiệp vụ
Quản lý tồn kho nhà thuốc không chỉ là kiểm đếm số lượng. Mỗi thuốc cần quản lý theo lô, hạn dùng, số đăng ký, điều kiện bảo quản, giá nhập, giá bán, nhà cung cấp, điểm bán, tốc độ bán, chính sách điều chuyển và quy tắc xuất theo FEFO. Chuỗi càng nhiều cửa hàng, bài toán càng cần dữ liệu tập trung để tránh nơi thiếu hàng, nơi tồn cận date.
Vấn đề thực tế thường gặp
Thiếu hàng ở điểm bán
Một cửa hàng hết thuốc bán chạy trong khi cửa hàng khác còn tồn, nhưng dữ liệu không đủ realtime để điều chuyển.
Hàng cận date bị phát hiện muộn
Nếu không theo dõi lô hạn toàn chuỗi, thuốc gần hết hạn chỉ được phát hiện khi đã khó bán.
Đặt hàng theo cảm tính
Nhân viên đặt mua dựa vào kinh nghiệm, không dựa trên tốc độ bán, tồn an toàn, mùa vụ và lead time.
Không kiểm soát FEFO
Bán hàng hoặc xuất kho không theo lô gần hết hạn trước làm tăng tỷ lệ hủy.
Báo cáo tồn không thống nhất
Kho tổng, cửa hàng, bán hàng và kế toán có số liệu lệch nhau do cập nhật rời rạc.
Khó quản lý hàng kiểm soát đặc biệt
Một số nhóm thuốc cần kiểm soát chặt về nhập xuất, tồn, nhân sự bán và chứng từ.
Các phân hệ cần có
Một hệ thống tồn kho chuỗi nhà thuốc cần bao phủ danh mục thuốc, lô hạn, FEFO, tồn cửa hàng, kho tổng, điều chuyển, đặt hàng, cảnh báo cận date, bán hàng và báo cáo quản trị.
Phạm vi triển khai toàn hệ thống
Liên thông dữ liệu
Dữ liệu tồn kho phải nối từ mua hàng, kho tổng, cửa hàng, POS, điều chuyển, kiểm kê, trả hàng, hủy hàng và kế toán. Khi một lô thuốc bị khóa hoặc thu hồi, toàn chuỗi phải biết ngay để chặn bán và truy xuất cửa hàng đang còn tồn.
Quản trị theo vai trò
Ban điều hành cần nhìn tồn toàn chuỗi; quản lý mua hàng cần đề xuất đặt hàng; cửa hàng cần biết tồn khả dụng và lô bán; dược sĩ cần cảnh báo thuốc kiểm soát; kế toán cần giá vốn, tồn tiền và hủy hàng; QA cần lô hạn, thu hồi và tuân thủ.
Chỉ số quản trị cần theo dõi
Quy trình vận hành đề xuất
- Nhập hàng vào kho tổng hoặc cửa hàng theo lô, hạn dùng, nhà cung cấp và giá nhập.
- Hệ thống cập nhật tồn đa điểm, điều kiện bảo quản, trạng thái lô và tồn khả dụng.
- POS bán hàng trừ tồn theo lô FEFO, cảnh báo thuốc cận date hoặc lô bị khóa.
- Dashboard theo dõi tồn min-max, hàng bán nhanh, hàng chậm, hàng cận date và thiếu hàng.
- Hệ thống đề xuất điều chuyển giữa cửa hàng hoặc đặt hàng bổ sung theo tốc độ bán.
- Kiểm kê định kỳ, xử lý chênh lệch, hàng trả, hàng hủy, hàng thu hồi và cập nhật kế toán.
- Ban điều hành xem báo cáo tồn tiền, vòng quay, cận date, hiệu quả cửa hàng và rủi ro tồn kho.
Báo cáo và kiểm soát
| Tồn toàn chuỗi | Tồn theo kho/cửa hàng, lô, hạn dùng, nhóm thuốc, nhà cung cấp và giá trị tồn. |
| Cận date và FEFO | Danh sách lô cận date, lô quá hạn, xuất đúng/sai FEFO và đề xuất xử lý. |
| Thiếu hàng và bổ sung | Mã sắp hết hàng, đề xuất đặt mua, đề xuất điều chuyển và lead time nhà cung cấp. |
| Vòng quay và tồn chậm | Tuổi tồn, ngày tồn kho, nhóm bán chậm, hàng tồn vượt max và giá trị bị giam vốn. |
| Kiểm kê và chênh lệch | Chênh lệch theo cửa hàng, nhân viên, nhóm hàng và nguyên nhân xử lý. |
| Tuân thủ dược | Lô bị khóa, hàng thu hồi, thuốc kiểm soát đặc biệt, chứng từ nhập xuất và lịch sử thao tác. |
Faceworks tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Faceworks có thể tùy biến phần mềm tồn kho cho chuỗi nhà thuốc độc lập, chuỗi nhiều chi nhánh, mô hình có kho tổng, bán online, giao hàng, điều chuyển nội bộ và chính sách mua hàng riêng.
Câu hỏi thường gặp
Có tùy biến theo quy trình riêng không?
Có. Faceworks có thể cấu hình danh mục, chứng từ, luồng duyệt, mã vạch/QR, cảnh báo và báo cáo theo đúng quy trình doanh nghiệp.
Có quản lý theo lot, vị trí và truy xuất không?
Có. Hệ thống có thể theo dõi lot, serial, vị trí, trạng thái chất lượng, lịch sử nhập xuất và truy xuất tới đơn hàng hoặc sản xuất.
Có liên thông với các phân hệ khác không?
Có. Phần mềm có thể liên thông với mua hàng, bán hàng, sản xuất, QA/QC, kế toán hoặc hệ thống thiết bị tùy mô hình triển khai.
