Hồ sơ pháp lý
Theo dõi số đăng ký, giấy phép, hồ sơ nhà sản xuất, COA/CQ, thời hạn hiệu lực và checklist bắt buộc.
Phần mềm quản lý vận hành công ty dược
Giải pháp quản lý dược phẩm
Phần mềm quản lý vận hành công ty dược
Một công ty dược vận hành tốt khi hồ sơ sản phẩm, kho, lô, hạn dùng, bán hàng, phân phối, công nợ, chất lượng và truy xuất cùng nằm trên một hệ thống. Faceworks giúp xây phần mềm quản lý vận hành công ty dược theo đúng quy trình nội bộ.
Hồ sơ sản phẩm và giấy phépKho, lô, hạn dùng, FEFOĐơn hàng, phân phối, công nợChất lượng, thu hồi, truy xuất
Miễn là doanh nghiệp có quy trình, Faceworks có thể thiết kế phần mềm ERP theo đúng quy trình đó.
31lô sắp hết hạn
98%đơn đúng lô
12hồ sơ cần gia hạn
Hồ sơ -> khoĐơn hàng -> xuất lôKhiếu nại -> truy xuất
Bài toán tổng thể
Quản lý công ty dược là quản lý rủi ro theo từng lô hàng
Doanh số quan trọng, nhưng trong ngành dược, kiểm soát chất lượng và truy xuất mới là nền móng. Phần mềm phải giúp doanh nghiệp biết sản phẩm nào được phép bán, lô nào được xuất, hàng nào cần cách ly và khách nào đã nhận lô nào.
Kho và hạn dùng
Quản lý nhập, xuất, chuyển, kiểm kê theo lô, hạn dùng, vị trí, điều kiện bảo quản và FEFO.
Kênh phân phối
Quản lý khách hàng, đại lý, nhà thuốc, bệnh viện, đơn hàng, chính sách giá và công nợ.
Chất lượng và thu hồi
Kiểm soát cách ly, giải phóng lô, khiếu nại, thu hồi, hủy hàng và biên bản xử lý.
Vấn đề thực tế
Khi dữ liệu vận hành rời rạc, đội ngũ vừa chậm vừa dễ sai
Một bộ phận cập nhật hạn dùng, bộ phận khác xử lý đơn, kế toán theo dõi công nợ, QA giữ hồ sơ chất lượng. Nếu các dữ liệu này không liên thông, công ty dược rất khó ra quyết định nhanh và đúng.
- Nhân viên bán hàng không biết chính xác lô nào còn được xuất và lô nào sắp hết hạn.
- Kho phải xử lý chọn lô thủ công, dễ sai FEFO hoặc xuất nhầm trạng thái chất lượng.
- QA/QC mất thời gian truy hồ sơ khi có khiếu nại chất lượng hoặc yêu cầu thu hồi.
- Kế toán không nhìn thấy điều kiện giao hàng, hạn mức công nợ và trạng thái đơn theo thời gian thực.
- Ban lãnh đạo không có một dashboard thống nhất về tồn kho, hạn dùng, doanh số và rủi ro tuân thủ.
Faceworks biến quy trình vận hành thành dữ liệu dùng chung
Thay vì mỗi phòng ban giữ một bản dữ liệu, Faceworks tạo luồng chung từ hồ sơ sản phẩm, nhập kho, bán hàng, xuất lô, công nợ, khiếu nại đến thu hồi. Ai cần dữ liệu nào sẽ nhìn đúng dữ liệu đó theo phân quyền.
- Giảm nhập liệu lặp lại.
- Tăng khả năng kiểm soát trước khi xuất hàng.
- Truy xuất và báo cáo nhanh khi có vấn đề.
Phân hệ ERP
Các phân hệ ưu tiên cho công ty dược
Bài landing này tập trung vào các phân hệ giúp doanh nghiệp dược vận hành chắc, giảm rủi ro và có dữ liệu quản trị tức thời.
Hồ sơ sản phẩm
Số đăng ký, hoạt chất, nhà sản xuất, giấy phép, chứng từ chất lượng và cảnh báo gia hạn.
Kho lô hạn dùng
Nhập, xuất, chuyển, kiểm kê, vị trí, vùng bảo quản, lô, hạn dùng và trạng thái chất lượng.
FEFO và truy xuất
Chọn lô theo hạn dùng, truy đường đi lô, xử lý trả hàng, thu hồi và hủy hàng.
Đơn hàng phân phối
Đơn bán, chính sách giá, kênh phân phối, khách hàng, hạn mức và điều kiện giao.
Công nợ
Hạn mức, lịch thu, phiếu thu, đối soát thanh toán và cảnh báo công nợ quá hạn.
QA/QC
Cách ly lô, giải phóng lô, hồ sơ kiểm nghiệm, khiếu nại chất lượng và CAPA nếu cần.
Phê duyệt
Duyệt đơn đặc biệt, duyệt xuất lô nhạy cảm, duyệt hủy hàng, duyệt điều chỉnh tồn.
Dashboard quản trị
Tồn kho, hạn dùng, doanh số, công nợ, lô rủi ro, hồ sơ sắp hết hạn và đơn chờ xử lý.
Luồng dữ liệu
Luồng vận hành chuẩn hóa cho công ty dược
Faceworks có thể thiết kế luồng phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu, phân phối, kho dược, chuỗi nhà thuốc hoặc đơn vị sản xuất.
| Dữ liệu | Cách Faceworks quản lý | Giá trị quản trị |
|---|---|---|
| Tạo hồ sơ sản phẩm | Khai báo thông tin dược, giấy phép, chứng từ, điều kiện bảo quản | Chỉ bán sản phẩm đủ điều kiện và còn hiệu lực |
| Nhập kho | Kiểm nhận, gắn lô, hạn dùng, vị trí, trạng thái cách ly hoặc được bán | Kho nắm rõ hàng nào được phép xuất |
| Bán hàng | Kiểm tra tồn theo lô, hạn dùng, công nợ, chính sách giá trước khi xác nhận đơn | Giảm đơn sai điều kiện và giảm rủi ro công nợ |
| Xuất và giao | Chọn lô FEFO, in chứng từ, đối soát giao hàng, cập nhật khách nhận | Truy xuất được lô đã đi đâu |
| Khiếu nại, thu hồi | Ghi nhận sự cố, truy khách đã nhận lô, lập kế hoạch thu hồi và biên bản xử lý | Phản ứng nhanh khi có vấn đề chất lượng |
Rule và cảnh báo
Rule vận hành giúp phòng ngừa lỗi trước khi xảy ra
Trong ngành dược, phần mềm không chỉ ghi nhận sau sự việc mà cần chặn sớm các thao tác rủi ro.
- Chặn xuất hàng nếu lô đang cách ly, hết hạn, thiếu hồ sơ hoặc chưa được QA giải phóng.
- Cảnh báo trước khi sản phẩm, giấy phép, COA/CQ hoặc hợp đồng nhà cung cấp hết hiệu lực.
- Tự động ưu tiên FEFO và yêu cầu lý do nếu chọn lô khác.
- Cảnh báo khách vượt hạn mức công nợ hoặc có khoản quá hạn trước khi xác nhận đơn.
- Tạo danh sách khách đã nhận lô khi có quyết định thu hồi hoặc khiếu nại chất lượng.
Dashboard realtime
Dashboard vận hành cho công ty dược
Dashboard giúp ban quản lý nhìn thấy rủi ro vận hành trước khi chúng trở thành sự cố.
- Hàng sắp hết hạn theo kho, lô, sản phẩm, nhóm hàng và giá trị tồn.
- Đơn hàng chờ duyệt, chờ xuất, chờ giao, bị chặn do công nợ hoặc chất lượng.
- Hồ sơ pháp lý sắp hết hạn, chứng từ thiếu và lô chưa được giải phóng.
- Doanh số, công nợ, biên lợi nhuận và hiệu quả từng kênh phân phối.
Tùy biến Faceworks
Không đóng gói cứng theo một mẫu ERP
Faceworks có thể bắt đầu từ quy trình hiện tại của doanh nghiệp: cách tạo mã thuốc, cách nhập lô, cách duyệt xuất kho, cách bán cho từng kênh, cách xử lý khiếu nại và cách làm báo cáo quản trị.
Tùy biến hồ sơ
Thiết kế bộ trường hồ sơ sản phẩm, giấy phép và checklist theo yêu cầu nội bộ.
Tùy biến kho
Thiết lập kho, vị trí, vùng bảo quản, trạng thái lô, FEFO, kiểm kê và cảnh báo hạn dùng.
Tùy biến chất lượng
Cấu hình cách ly, giải phóng, trả hàng, thu hồi, hủy hàng và phê duyệt QA/QC.
Tùy biến dashboard
Thiết kế chỉ số riêng cho ban giám đốc, kho, QA/QC, kinh doanh, kế toán và phân phối.
FAQ
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có phù hợp với công ty phân phối dược không?
Có. Faceworks có thể thiết kế theo quy trình phân phối, kho, bán hàng, công nợ, truy xuất và thu hồi của doanh nghiệp.
Có cảnh báo hàng gần hết hạn không?
Có. Hệ thống cảnh báo theo số ngày còn lại, giá trị tồn, kho, nhóm hàng và người phụ trách.
Có quản lý hồ sơ giấy phép và chứng từ chất lượng không?
Có. Faceworks có thể lưu hồ sơ, ngày hiệu lực, file đính kèm, người phụ trách và cảnh báo gia hạn.
Có thể phân quyền theo phòng ban không?
Có. Người dùng chỉ thấy và xử lý phần dữ liệu phù hợp với vai trò như kho, kinh doanh, QA/QC, kế toán hoặc lãnh đạo.
Muốn quản lý công ty dược chắc hơn từ kho đến truy xuất?
Faceworks có thể cùng doanh nghiệp thiết kế phần mềm theo quy trình vận hành thật, không ép theo mẫu ERP đóng gói.
