Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được thiết kế nhằm đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp về mặt quản lý và phát triển quy mô dù lớn hay nhỏ. Thông qua hệ thống ERP, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng ngay lập tức biết được và báo cáo tình trạng doanh nghiệp về các hoạt động kinh doanh. Hệ thống ERP cho phép phản ứng kịp thời và tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực. Các nhà quản lý có thể lên kế hoạch khai thác nguồn lực nhờ vào các quy trình thiết lập trong hệ thống. ERP cung cấp một hệ thống quản lý với quy trình chuẩn quốc tế vô cùng hiện đại giúp nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho các nhà lãnh đạo. Hiệu quả làm việc và mức lợi nhuận mà các doanh nghiệp đạt được sẽ tăng cao nếu như biết ứng dụng phần mềm  ERP trong quản lý, hơn nữa chi phí chi cho hoạt động cũng được giảm thiểu. Đầu tư một hệ thống ERP phù hợp là cách tốt để các doanh nghiệp có thể có nhiều lợi ích.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giải quyết những khó khăn gì?

1. Tích hợp thông tin tài chính

Người quản lý có thể tìm thấy nhiều sự thật khác nhau khi cố gắng nắm bắt toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mình. Tài chính có nhiều cách thiết lập doanh thu riêng hàng năm, kinh doanh theo cách riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hàng năm cho doanh nghiệp. Với ERP chỉ có một sự thật, không thắc mắc, không nghi ngờ vì tất cả các phòng ban đều sử dụng chung một hệ thống.

2. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Hệ thống ERP hỗ trợ việc thiết lập đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận tài chính xuất hóa đơn. Hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận sản xuất, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

3. Tiêu chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn liên kết với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hóa các bước của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hóa các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

4. Giảm hàng hóa tồn kho

Hệ thống ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và cải thiện quy trình hoàn tất đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể đưa đến việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phần tồn khi tại kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần cài đặt phân hệ quản lý chuỗi cung ứng và ERP có thể giúp doanh nghiệp làm được điều đó.

5. Tiêu chuẩn hóa thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận hành chính nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp đảm đương việc đó.

4 phương pháp triển khai hệ thống ERP:

1.The Big Bang – Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu

The Big Bang là phương án tham vọng nhất và khó khăn nhất trong việc tiếp cận và triển khai hệ thống ERP, các doanh nghiệp phải loại bỏ cùng lúc toàn bộ hệ thống cũ, thay vào đó là một hệ thống ERP đồng bộ duy nhất trong toàn công ty. Mặc dù phương pháp này được ứng dụng từ những thời kỳ đầu của ERP song ngày nay chỉ ít các công ty mạnh dạn áp dụng bởi nó đòi hỏi toàn bộ công ty dồn lực và thay đổi cùng lúc.

Ngoài ra, hệ thống ERP bao gồm nhiều thỏa hiệp. Nhiều phòng ban đã có những hệ thống đã được mài dũa phù hợp với những cách họ đang hoạt động. Trong hầu hết trường hợp, hệ thống ERP không cung cấp đầy đủ các chức năng cũng như sự thoải mái do đã quen thuộc mà hệ thống đang sử dụng có. Một vài trường hợp khác tốc độ của hệ thống mới có thể bị ảnh hưởng bởi nó phục vụ toàn bộ công ty chứ không phải là một bộ phận đơn lẻ. Việc triển khai ERP sẽ đòi hỏi điều hành trực tiếp từ lãnh đạo cấp cao.

2. Franchising strategy – Phương pháp từng phần

Phương pháp này phù hợp với công ty có quy mô lớn hoặc đa ngành, không chia sẻ nhiều quy trình chung xuyên suốt các đơn vị kinh doanh. Những hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong từng đơn vị, trong khi vẫn liên kết các quy trình chung như tài chính kế toán, xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Phương pháp này nổi bật lên như là phương pháp phổ biến nhất trong việc triển khai ERP. Đa phần mỗi đơn vị kinh doanh đều có phiên bản ERP riêng của mình – nghĩa là có một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng.

Các hệ thống liên kết với nhau chỉ để chia sẻ những thông tin cần thiết cho doanh nghiệp nhằm tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các đơn vị kinh doanh (ví dụ như về doanh thu của các đơn vị kinh doanh) hoặc đối với các quá trình không thay đổi nhiều từ đơn vị này đến đơn vị khác (ví dụ như quản lý nhân sự). Thông thường phương phán này sẽ bắt đầu bằng việc cài đặt demo hoặc thí điểm tại một phòng ban sẵn sàng tiếp thu cái mới và hoạt động kinh doanh chính của tập đoàn không bị ảnh hưởng nếu có trục trặc xảy ra.

Khi đội dự án thiết lập xong hệ thống, chạy thử và chỉnh sửa các lỗi thì đội dự án mới bắt đầu triển khai tiếp hệ thống ERP cho các đơn vị khác, sử dụng triển khai thí điểm đầu tiên như là ví dụ tham khảo. Kế hoạch cho phương pháp triển khai này cần mất thời gian dài.

3. Slam dunk – Phương pháp triển khai một phần

Theo phương pháp này thì chỉ tập trung vào một vài quy trình chính, ví dụ những quy trình có trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP. Phương pháp triển khai một phần thường áp dụng cho các công ty nhỏ có kế hoạch sau này sẽ triển khai toàn bộ ERP khi đã phát triển thành lớn. Mục tiêu ở đây là có được ERP nhanh chóng chạy và tạo ra một tái cơ cấu nhất thời theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP. Chỉ vài công ty tiếp cận ERP theo cách này có thể tuyên bố là nó mang lại nhiều lợi ích từ hệ thống mới. Nhiều người nhận thấy rằng hệ thống dạng này chỉ tốt hơn chút đỉnh so với hệ thống cũ vì nó không bắt các nhân viên thay đổi thói quen cũ của họ.

4. On-demand nibble – Phương pháp triển khai dần theo yêu cầu

Bạn sẽ thấy cách tiếp cận này thường trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã mất kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, hoặc trong các công ty lớn, có hoạt động quy mô và không thể nào chuẩn hóa trên một hệ thống, hoặc là trong quá khứ họ từng đốt những khoản tiền lớn vào hệ thống ERP mà không thỏa mãn được yêu cầu.

Trong trường hợp này, các công ty sẽ chuyển sang thuê các nhà cung cấp ERP theo yêu cầu hoặc cung cấp phần mềm như một dịch vụ. Các nhà cung cấp này còn ít nhưng đang tăng dần. Các nhà cung cấp ERP này có thể đề xuất:

• Thời gian triển khai nhanh hơn (không cần phải cài đặt phần mềm)
• Nâng cấp dễ dàng và thường xuyên (việc này có thể thực hiện tự động vì nhà cung cấp sẽ quản lý các ứng dụng và chạy các nâng cấp và chỉnh lỗi thường xuyên hơn)
• Giá thành trả trước rẻ hơn (chi phí phần mềm có thể rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng truyền thống vì giá thuê sử dụng được tính theo người dùng, tháng sử dụng cũng như tự việc cắt giảm lớn trong việc tích hợp và phí tư vấn)

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp ERP, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể hoặc đăng ký tại đây.

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/