Vì sao phê duyệt ngân sách xây dựng cần chặt chẽ?

Xây dựng là ngành có biên lợi nhuận chịu ảnh hưởng mạnh từ phát sinh. Một khoản vật tư mua gấp, một thay đổi thiết kế nhỏ hoặc một hạng mục thuê ngoài chưa có trong kế hoạch đều có thể làm đội chi phí nếu không được kiểm soát. Vấn đề không chỉ là phê duyệt nhanh hay chậm, mà là người duyệt có đủ dữ liệu để biết khoản chi có nằm trong dự toán không.

Faceworks giúp mỗi đề xuất ngân sách đi kèm bối cảnh: hạng mục nào, dự toán ban đầu bao nhiêu, đã dùng bao nhiêu, còn bao nhiêu, lý do đề xuất, chứng từ kèm theo và ảnh hưởng tới tiến độ. Nhờ vậy, phê duyệt không còn là thao tác ký cho xong mà trở thành điểm kiểm soát chi phí dự án.

Luồng đề xuất phê duyệt ngân sách

Kiểm soát vượt ngân sách và phát sinh

Faceworks cho phép đặt ngưỡng cảnh báo khi đề xuất vượt dự toán, vượt tỷ lệ còn lại hoặc trùng với khoản đã duyệt trước đó. Với khoản phát sinh, hệ thống yêu cầu lý do, hồ sơ bổ sung, ảnh hưởng tiến độ và cấp duyệt cao hơn. Điều này giúp doanh nghiệp phân biệt khoản chi trong kế hoạch và khoản chi làm thay đổi ngân sách dự án.

Những khoản đã duyệt nhưng chưa chi cũng được theo dõi, tránh tình trạng nhìn ngân sách còn nhiều trong khi thực tế đã có nhiều cam kết chi đang chờ thanh toán. Đây là điểm rất quan trọng để quản lý dòng tiền công trường.

Báo cáo cho ban điều hành dự án

Faceworks cung cấp báo cáo ngân sách theo dự án, hạng mục, nhà thầu, loại chi phí, trạng thái duyệt và người đề xuất. Ban điều hành có thể xem khoản nào đang chờ duyệt, khoản nào vượt dự toán, hạng mục nào tiêu ngân sách nhanh và dòng tiền tháng tới cần chuẩn bị bao nhiêu.

Khi dữ liệu phê duyệt được lưu tập trung, doanh nghiệp cũng dễ kiểm toán nội bộ. Mỗi quyết định duyệt đều có thời gian, người duyệt, căn cứ và hồ sơ đính kèm.

Phù hợp với nhiều mô hình xây dựng

Phần mềm có thể áp dụng cho tổng thầu, nhà thầu phụ, chủ đầu tư, doanh nghiệp thi công nội thất, xây dựng dân dụng, hạ tầng hoặc MEP. Mỗi mô hình có thể thiết lập cấp duyệt khác nhau, nhưng vẫn giữ một nguyên tắc chung: mọi khoản đề xuất đều phải đi qua ngân sách, chứng từ và trách nhiệm phê duyệt rõ ràng.