Phần mềm thu học phí cho trung tâm đào tạo theo lớp, gói phí, công nợ và biên lai
Thu học phí là điểm giao giữa tư vấn, học vụ, kế toán và chăm sóc học viên. Nếu không kiểm soát tốt, trung tâm dễ nhầm gói phí, quên hạn thanh toán, khó đối soát chuyển khoản và mất thời gian xuất biên lai. Faceworks giúp quản lý học phí theo từng học viên, lớp, chương trình và lịch thanh toán.
Vấn đề thực tế doanh nghiệp thường gặp
Học phí nhiều chính sách
Giảm giá, voucher, trả góp, học bù, bảo lưu khiến công nợ không thể quản lý bằng bảng tính đơn giản.
Đối soát chuyển khoản mất thời gian
Kế toán phải dò nội dung chuyển khoản, số tiền, học viên và lớp.
Thiếu cảnh báo công nợ
Tư vấn/học vụ không biết học viên nào sắp đến hạn hoặc quá hạn thanh toán.
Dữ liệu cần quản lý trong nghiệp vụ này
- Học viên, lớp, chương trình, gói học phí
- Số tiền phải thu, đã thu, còn nợ, hạn thanh toán
- Giảm giá, voucher, bảo lưu, chuyển lớp
- Phương thức thu: tiền mặt, chuyển khoản, QR, thẻ
- Biên lai, hóa đơn, người thu, ca thu
Quy trình vận hành đề xuất trên Faceworks
-
Tạo khoản phải thu
Khi học viên đăng ký lớp, hệ thống sinh học phí theo gói, ưu đãi và lịch thanh toán.
-
Nhắc hạn
Faceworks hiển thị danh sách sắp đến hạn, quá hạn và người phụ trách chăm sóc.
-
Ghi nhận thanh toán
Kế toán thu tiền theo nhiều phương thức và in/gửi biên lai cho học viên.
-
Đối soát
Khoản chuyển khoản hoặc QR được đối chiếu với công nợ để giảm nhập sai.
-
Xử lý phát sinh
Bảo lưu, hoàn phí, chuyển lớp hoặc đổi gói được ghi nhận thành lịch sử tài chính.
-
Báo cáo doanh thu
Trung tâm xem doanh thu theo lớp, cơ sở, tư vấn viên, chương trình và thời gian.
Rule tự động và cảnh báo nên có
Cảnh báo học viên quá hạn học phí.
Không cho xác nhận hoàn tất lớp nếu còn công nợ bắt buộc.
Lưu lịch sử sửa khoản thu và biên lai hủy.
Tách doanh thu thực thu và công nợ phải thu.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Không có một mẫu phần mềm cố định cho mọi doanh nghiệp. Faceworks có thể thiết kế biểu mẫu, trạng thái, phân quyền, dashboard, quy tắc cảnh báo và luồng phê duyệt theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành. Nhờ đó hệ thống vừa đủ chặt để kiểm soát dữ liệu, vừa đủ linh hoạt để không làm người dùng bị gò vào một quy trình xa lạ.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý học phí trả góp không?
Có. Faceworks có thể chia lịch thanh toán thành nhiều đợt.
Có in biên lai thu học phí không?
Có. Hệ thống hỗ trợ mẫu biên lai theo trung tâm.
Có báo cáo công nợ học viên không?
Có. Trung tâm xem công nợ theo lớp, học viên, cơ sở và hạn thanh toán.
Muốn số hóa nghiệp vụ thu học phí theo đúng quy trình của bạn?
Faceworks có thể khảo sát quy trình thực tế, thiết kế màn hình và báo cáo phù hợp với doanh nghiệp trước khi triển khai.
