Phần mềm tính lương theo học phí thu được cho trung tâm đào tạo
Phần mềm tính lương theo học phí thu được cho trung tâm đào tạo: chia thu nhập theo dòng tiền thực tế, không lệch vì công nợ
Nhiều trung tâm đào tạo muốn tính lương, hoa hồng hoặc thưởng dựa trên học phí đã thu được thay vì học phí đăng ký. Đây là cách an toàn hơn vì thu nhập của nhân sự gắn với dòng tiền thật: học viên đã thanh toán, khoản hoàn hủy đã được xử lý, công nợ được tách riêng và học phí trả góp được ghi nhận theo từng đợt. Faceworks giúp tự động hóa mô hình tính lương theo học phí thu được, minh bạch đến từng học viên và từng khoản thu.
Thay vì kế toán phải lọc hóa đơn, đối chiếu ngân hàng, trừ hoàn tiền và tự chia hoa hồng cuối tháng, Faceworks kết nối đăng ký khóa học, hợp đồng học phí, phiếu thu, chuyển khoản, công nợ, hoàn hủy, bảo lưu và người phụ trách. Khi khoản học phí đủ điều kiện, hệ thống tự áp công thức lương hoặc hoa hồng theo chính sách.
Khác biệt giữa học phí đăng ký và học phí thu được
Học phí đăng ký là số tiền học viên cam kết hoặc được ghi nhận khi tư vấn chốt khóa. Học phí thu được là khoản tiền trung tâm thực sự đã nhận. Hai con số này có thể khác nhau vì giảm giá, trả góp, hoàn tiền, bảo lưu, chuyển khóa, công nợ hoặc học viên dừng học. Nếu lương được tính trên học phí đăng ký, trung tâm có thể chi trước khi tiền về. Nếu tính trên học phí thu được, dòng tiền an toàn hơn và bảng lương phản ánh kết quả tài chính thật.
Faceworks cho phép trung tâm định nghĩa rõ khoản nào được tính lương: tiền đã vào tài khoản, tiền mặt đã xác nhận, khoản đặt cọc, khoản thanh toán đủ ngưỡng, hoặc doanh thu sau thời gian chờ hoàn hủy. Chính sách này có thể khác nhau giữa tư vấn tuyển sinh, giáo viên, học vụ và quản lý cơ sở.
Cho tư vấn
Tính hoa hồng theo học phí thực thu của học viên mới, có thể chia theo nguồn lead, người chốt và người chăm sóc.
Cho giáo viên
Tính phần lương hoặc thưởng theo học phí thu được của lớp, đặc biệt với lớp chuyên đề hoặc lớp chia doanh thu.
Cho học vụ
Gắn thưởng với học phí tái tục, tỷ lệ duy trì và khoản thu thực tế sau khi học viên hoàn thành điều kiện học tập.
Luồng tính lương theo học phí thu được
Ghi nhận học phí
Học viên đăng ký khóa, tạo khoản phải thu, xác định người phụ trách và chính sách lương liên quan.
Xác nhận thu
Phiếu thu, chuyển khoản, tiền mặt hoặc thanh toán online được xác nhận và gắn với học viên.
Kiểm tra điều kiện
Hệ thống loại trừ hoàn hủy, công nợ, khoản chưa đủ ngưỡng hoặc khoản đang chờ xác minh.
Chốt lương
Tự tính lương, hoa hồng, thưởng theo công thức và đưa vào bảng lương để đối soát.
Xử lý học phí trả góp và thu nhiều đợt
Không phải học viên nào cũng thanh toán một lần. Có người đặt cọc trước, đóng phần còn lại sau khi lớp khai giảng; có người trả góp theo tháng; có khóa doanh nghiệp thanh toán theo mốc nghiệm thu. Faceworks cho phép tính lương theo từng đợt thu, nghĩa là nhân sự chỉ nhận hoa hồng hoặc lương tương ứng với khoản tiền đã thu được. Khi đợt tiếp theo thanh toán, hệ thống tiếp tục ghi nhận vào kỳ lương phù hợp.
Cách làm này giúp trung tâm tránh tình trạng đã chi hoa hồng đủ nhưng học viên chưa đóng đủ học phí. Đồng thời, người nhận lương vẫn có bảng kê rõ ràng về khoản nào đã tính, khoản nào chờ thu và khoản nào bị điều chỉnh.
Nguyên tắc nên dùng: mọi công thức lương theo học phí thu được cần có điều kiện về trạng thái thanh toán, thời gian chờ hoàn hủy và quy tắc điều chỉnh khi học viên thay đổi khóa.
Báo cáo dòng tiền và chi phí lương
Faceworks giúp ban giám đốc xem tỷ lệ lương, hoa hồng và thưởng trên học phí thực thu theo từng chương trình, cơ sở, lớp, tư vấn, giáo viên và kỳ lương. Đây là dữ liệu quan trọng để kiểm soát biên lợi nhuận. Nếu một chương trình có doanh thu tốt nhưng chi phí lương theo học phí quá cao, trung tâm có thể điều chỉnh tỷ lệ hoặc ngưỡng thưởng.
Ngược lại, nếu chính sách lương theo học phí thu được giúp tăng tỷ lệ thu tiền đúng hạn và giảm công nợ, trung tâm có cơ sở để mở rộng chính sách. Bảng lương không còn chỉ là chi phí, mà trở thành công cụ quản trị dòng tiền.
Minh bạch cho nhân sự và kế toán
Mỗi khoản lương có bảng kê: học viên nào, lớp nào, khoản thu nào, ngày thanh toán, số tiền đủ điều kiện, tỷ lệ áp dụng và người được ghi nhận. Khi nhân sự thắc mắc vì sao chưa được tính lương cho một học viên, kế toán có thể thấy ngay khoản đó còn công nợ, chưa qua thời gian chờ hoặc đã bị hoàn hủy. Điều này giảm đáng kể tranh cãi cuối kỳ.
Với trung tâm nhiều chi nhánh, sự minh bạch còn giúp chuẩn hóa cách ghi nhận học phí giữa các cơ sở, tránh mỗi nơi tính một kiểu và khó tổng hợp báo cáo chung.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có tính lương theo học phí thực thu từng đợt không?
Có. Hệ thống hỗ trợ học phí đóng nhiều lần, đặt cọc, trả góp và tự tính lương theo khoản đã thu đủ điều kiện.
Có loại trừ công nợ và hoàn hủy không?
Có. Trung tâm có thể loại trừ công nợ, khoản hoàn tiền, bảo lưu hoặc khoản chưa qua thời gian chờ hoàn hủy.
Có bảng kê chi tiết theo học viên không?
Có. Faceworks hiển thị học viên, khoản thu, lớp, người phụ trách, tỷ lệ tính và kỳ lương để đối soát minh bạch.
Tính lương theo dòng tiền thật
Faceworks giúp trung tâm đào tạo tính lương theo học phí thu được, kiểm soát công nợ, hoàn hủy và đảm bảo mỗi khoản chi trả đều có căn cứ tài chính rõ ràng.
