Phần mềm tính lương – Trợ thủ đắc lực để giảm bớt gánh nặng doanh nghiệp

Cách tính lương truyền thống tồn tại nhiều nhược điểm gây áp lực cho phòng nhân sự và phòng kế toán. Thứ nhất là cách tính lương của mỗi công ty khác nhau. Có công ty tính theo giờ, tính theo công, cộng thêm cả lương làm thêm, lương chuyên cần,…rất rắc rối. Thứ hai là có quá nhiều số liệu cần quản lý dễ xảy ra sai sót. Thứ ba là việc tính lương tốn quá nhiều thời gian. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến tâm lý làm việc của nhân viên công ty. Nặng nề hơn có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân sự. Bài viết sau đây, Faceworks sẽ trình bày một giải pháp hoàn hảo để khắc phục được tất cả những nhược điểm trên – Phần mềm tính lương Faceworks.

Ảnh 1: Phần mềm tính lương

1. Lý do doanh nghiệp cần phần mềm tính lương

1.1. Lỗi của nhân sự tính lương là không tránh khỏi

Máy móc và phần mềm ra đời để giúp giảm bớt gánh nặng làm việc cho con người. Bởi con người dù có thông minh và nhanh nhạy đến đâu thì vẫn thua máy móc ở 2 yếu tố. Thứ nhất là sự tập trung, thứ hai là tính chính xác. Chỉ cần một phút bất cẩn là những sai sót trong tính toán có thể xảy ra. Dù việc tính toán có được trợ giúp bởi máy tính thì việc xảy ra lỗi là không thể tránh khỏi.

Bởi thế, doanh nghiệp cần một phần mềm tính lương để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra do yếu tố con người. Những phần mềm được lập trình bởi công nghệ và thuật toán thông minh sẽ khắc phục được hoàn toàn nhược điểm về sự chậm trễ và thiếu chính xác của nhân sự.

1.2. Thời gian tính lương thường kéo dài

Tiền lương là tiền trả cho từng nhân sự trong công ty. Mỗi nhân sự lại có mức lương khác nhau. Và mỗi nhân sự cũng có cách tính lương khác nhau. Vì thế, người làm lương trong doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian để tính lương cho một nhân sự. Số lượng nhân viên càng nhiều thì thời gian tính lương càng kéo dài. Đặc biệt ở các tập đoàn lớn có vài trăm, vài nghìn nhân sự thì nếu không tối ưu được thời gian tính lương chắc chắn sẽ xảy ra khủng hoảng. Một khi để xảy ra khủng hoảng doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại nặng về tài chính và con người.

Ảnh 2: Thời gian tính lương thưởng kéo dài

Để tối ưu thời gian tính lương cho nhân viên trong công ty có 2 cách. Cách thứ nhất là tăng số lượng người tính lương. Cách thứ hai là sử dụng phần mềm tính lương. Cách thứ nhất kéo theo hệ lụy là nhân lực, chi phí doanh nghiệp gia tăng mà vẫn không tránh khỏi rủi ro về sai sót do yếu tố con người. Nên hiển nhiên có thể thấy cách thứ hai tối ưu và hiệu quả hơn. 

1.3. Cách tính lương phức tạp

Một công ty có càng đông nhân viên thì cách tính lương càng phức tạp. Bởi có rất nhiều chỉ số tính lương khác nhau được áp dụng trong doanh nghiệp. Bao gồm tính lương theo ngày, theo giờ, theo tháng, tính lương thời vụ, lương nhân viên chính thức, lương thâm niên,…

Rất nhiều công ty còn có thời gian trả lương cho từng nhóm đối tượng khác nhau. Với một số lượng dữ liệu cần xử lý lớn như vậy thì sức người là không đủ để đáp ứng. Nếu sức người đủ để tính lương thì việc tính thiếu lương, sai lương cho nhân viên là không thể tránh khỏi.

1.4. Dữ liệu chấm công có thể xảy ra sai sót

Hầu hết tất cả doanh nghiệp hiện nay sử dụng bảng chấm công để đánh giá tính chuyên cần và năng suất làm việc của nhân sự trong công ty. Dù hiện nay đã có nhiều máy chấm công hiện đại kiểm tra qua vân tay, faceID,…nhưng máy móc thì vẫn có thể hỏng hóc. Chỉ cần máy chấm công bị lỗi 1 ngày là toàn bộ dữ liệu về thời gian làm việc và lương của nhân sự sẽ bị lỗi theo. Vì thế, doanh nghiệp cần một phần mềm có thể kết nối với bảng chấm công để theo dõi và thống kê lương hàng ngày. Khi một ngày xảy ra lỗi chấm công hay tính lương thì hiển thị ngay thông báo cho người phụ trách. Việc này giúp rút ngắn thời gian xử lý sự cố và không ảnh hưởng đến quy trình chấm công trong doanh nghiệp. 

1.5. Có rất nhiều khoản thu nhập kèm lương khác nhau

Thêm một lý do thuyết phục nữa để doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương đó là có rất nhiều khoản thu nhập đi kèm lương khác nhau mà doanh nghiệp phải trả cho nhân sự. Ví dụ: tiền trợ cấp, tiền lương làm thêm giờ. Bên cạnh đó là các khoản khấu trừ mà doanh nghiệp phải thu lại từ nhân sự ví dụ như tiền thuế thu nhập cá nhân, tiền khấu trừ do nghỉ quá ngày phép, tiền vi phạm theo hợp đồng lao động,…

2. Chức năng của phần mềm tính lương Faceworks

Ở phần trên của bài viết là tất cả những lý do thỏa đáng nhất để bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư một phần mềm tính lương. Bởi những chức năng mà một phần mềm tính lương sở hữu có thể giải quyết được hết tất cả những khó khăn về việc tính tiền lương trong doanh nghiệp. Nó bao gồm các chức năng chính như sau.

Ảnh 3: Chức năng của phần mềm tính lương Faceworks

2.1. Quản lý hồ sơ nhân sự công ty

Phần mềm quản lý tiền lương Faceworks giúp quản lý tất cả thông tin cần thiết để tính lương cho nhân viên. Bao gồm thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, bằng cấp chuyên môn, trình độ. Từ những dữ liệu đó quản lý nhân sự dễ dàng đưa ra các đánh giá cho mỗi đợt tăng lương, giảm lương hay kỷ luật. Mọi thông tin về quá trình đóng bảo hiểm của từng nhân sự, số tiền đóng bảo hiểm chi tiết cũng được phần mềm trợ giúp lọc và tìm kiếm dễ dàng.

Với mỗi thông tin nhân sự được nhập liệu ban đầu, người quản lý cũng dễ dàng thay đổi và cập nhật theo thông tin mới nhất. Mọi dữ liệu liên quan đến hồ sơ, hợp đồng lao động, ảnh nhân viên, thông tin phòng ban, chức vụ được tải lên phần mềm dễ dàng. Việc lưu trữ thông tin bản mềm cũng an toàn hơn so với hồ sơ giấy. 

2.2. Quản lý bảng chấm công chính xác

Phần mềm tính lương Faceworks tạo một kết nối trực tiếp với máy chấm công. Mọi dữ liệu từ máy chấm công sẽ được tải thẳng lên phần mềm để tính toán tiền lương. Việc này giúp quản lý tính lương giảm được thời gian và công sức chấm công cho từng nhân viên.

Phần mềm đảm bảo tính chính xác của từng ngày công nhân sự đi làm, nghỉ phép, số giờ làm thêm, ca làm, ngày nghỉ không lương,…để tổng hợp bảng tính lương cuối cùng. Ngoài ra phần mềm tính lương Faceworks còn có chức năng tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu chấm công. Tất cả bảng công đi kèm lương của từng nhân viên, phòng ban, bộ phận đều minh bạch và chính xác.

2.3. Quản lý tiền lương

Chức năng quan trọng nhất của phần mềm tính lương đó chính là thống kê và quản lý tiền lương cho từng nhân sự trong công ty. Cụ thể là các tính năng:

• Hỗ trợ tính thu nhập thực nhận của từng nhân viên. Bao gồm các khoản lương cộng thêm và khoản khấu trừ.
• Tự động thống kê khoản thuế TNCN của từng nhân viên theo biểu tính thuế
• Hỗ trợ gửi phiếu lương hoàn chỉnh cho từng nhân sự
• Theo dõi, liệt kê chính xác các khoản lương làm thêm giờ, các khoản phạt theo quy định trên hợp đồng, các khoản lương tạm ứng,…
• Cập nhật, thay đổi chính xác tiền lương của nhân sự nếu có thay đổi về tăng hay giảm lương.

2.4. Quản lý tiền chính sách, bảo hiểm

Một nhân sự tính lương phải làm rất nhiều việc khác nhau bao gồm chấm công, tính lương, tính tiền phạt, tính thuế giảm trừ của nhân sự. Và tất cả các công việc đó sẽ đều được trợ giúp bởi một phần mềm tính lương. Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chính xác các khoản tiền chính sách và bảo hiểm của từng nhân sự. Chức năng quản lý tiền bảo hiểm sẽ hỗ trợ tính định mức đóng bảo hiểm theo vùng cho từng cá nhân. Các chỉ số này cũng dễ dàng thay đổi linh hoạt trên phần mềm mỗi khi mức đóng bảo hiểm thay đổi theo điều chỉnh của nhà nước.

Bên cạnh đó mọi thông tin quan trọng liên quan đến bảo hiểm cũng sẽ được lưu trữ và quản lý chặt chẽ. Cụ thể là quản lý chính các thông tin về số sổ BHXH, thời gian nhân sự tham gia đóng bảo hiểm, mức lương đóng bảo hiểm, số thẻ bảo hiểm y tế, nơi nhân sự đăng ký khám chữa bệnh hưởng bảo hiểm y tế, ngày thẻ bảo hiểm y tế hết hạn.

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp theo dõi được quá trình nhân sự đóng bảo hiểm tại đơn vị, theo dõi được sự tăng giảm của tiền bảo hiểm nếu có thay đổi. Phần mềm tính lương Faceworks còn tích hợp các báo cáo theo mẫu chuẩn của cơ quan nhà nước để doanh nghiệp thuận tiện khi làm việc với cơ quan bảo hiểm.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương

Nếu chọn sử dụng một phần mềm tính lương thay cho các tính lương truyền thống, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích tuyệt vời sau đây.

3.1. Tự động hóa quy trình tính lương, giảm thiểu áp lực nhân sự

Quy trình tính lương thủ công tiêu hao nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự và doanh nghiệp. Các phiếu lương được in ra vốn rất dễ mất, đây còn là một giải pháp kém thân thiện với môi trường. Đồng thời khả năng thông tin sai sót là không thể tránh khỏi. Vì thế sử dụng phần mềm tính lương mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Thứ nhất, nó tạo cho doanh nghiệp một quy trình tính lương tự động với tính bảo mật và độ chính xác cao hơn. Thứ hai nó tiết kiệm thời gian tính toán tiền lương nhân sự. Và quan trọng nhất là nó giảm thiếu được tối đa áp lực làm việc của bộ phận tính tiền lương. Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nhân sự, chi phí. Từ đó có nhiều thời gian và ngân sách hơn cho các hoạt động thúc đẩy kinh doanh trong doanh nghiệp.

Tự động hóa quá trình tính tiền lương thật sự mang lại lợi ích cho cả hai bên là doanh nghiệp và nhân viên trong công ty.

3.2. Đảm bảo tất cả các thông số chính xác, minh bạch

Lợi ích tuyệt vời khi con người làm việc với phần mềm và máy móc là mọi dữ liệu được đảm bảo chính xác tuyệt đối, minh bạch. Máy móc sẽ không xảy ra bất cứ lỗi gì trừ khi bước lập trình ban đầu bị lỗi. Đồng thời phần mềm còn có thể làm việc, hoạt động tính toán liên tục và không cần nghỉ ngơi giống như con người. Như vậy doanh nghiệp tiết kiệm tối đa được ba yếu tố quan trọng nhất khi vận hành là nhân lực, vật lực và chi phí.

3.3. Tạo không gian lưu trữ dữ liệu nhân sự an toàn

Với phần mềm quản lý tiền lương, doanh nghiệp có một không an toàn để lưu trữ dữ liệu tiền lương. Đây vốn là một dữ liệu rất dài và khó nhớ bởi chỉ gồm các con số và công thức khô khan. Nếu chỉ lưu trữ dữ liệu tiền lương theo cách truyền thống thì bạn không thể đảm bảo được nó sẽ không bị thất lạc hay hư hỏng. Nhưng khi đã lưu trữ trên phần mềm thì bạn tuyệt đối an tâm vì tính bảo mật dữ liệu. Mọi thông tin tiền lương của bất cứ nhân sự nào cũng có thể được lọc và tìm kiếm nhanh chóng, chính xác.

4. Lời kết

Một doanh nghiệp muốn phát triển nhanh phải là một doanh nghiệp nhanh nhạy trong việc nắm bắt xu thế thị trường. Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì việc doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để vận hành doanh nghiệp gần như là bắt buộc. Doanh nghiệp nào có hệ thống phần mềm càng hiện đại thì càng tối ưu và phát triển càng nhanh.

Chính vì thế, sử dụng phần mềm tính tiền lương là một nước đi thông minh để người làm chủ tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp của mình. Phần mềm tính lương Faceworks là phần mềm toàn diện nhất có thể đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành công việc chấm lương của hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ. Phần mềm sở hữu hai yếu tố cạnh tranh đặc biệt là giá thành rẻ và thân thiện với người dùng. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng phần mềm Faceworks thành thạo ngay từ lần đầu tiên. Vì thế, nếu bạn đang làm chủ một doanh nghiệp, bạn đau đầu với bài toán tính lương thì phần mềm tính lương Faceworks chính là một lời giải thỏa đáng nhất.

Hotline của TiT luôn hoạt động 24/24 để hỗ trợ tư vấn sâu hơn nữa tất cả các thắc mắc của người dùng liên quan đến phần mềm tính lương và các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác. Khách hàng chỉ cần liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn miễn phí và nhanh chóng nhất.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworks.vn/