Phần mềm tra cứu học viên cho trung tâm đào tạo theo hồ sơ, lớp học, học phí và tiến độ
Khi học viên gọi hỏi lịch học, học phí, kết quả kiểm tra hoặc tình trạng lớp, nhân sự trung tâm cần tra cứu rất nhanh. Faceworks gom hồ sơ học viên, lớp đang học, lịch sử chăm sóc, công nợ, điểm danh, điểm số và chứng nhận vào một màn hình tra cứu tập trung.
Vấn đề thực tế cần kiểm soát
Dữ liệu chưa liền mạch
Mỗi bộ phận giữ một phần thông tin khiến trả lời học viên chậm.
Khó kiểm soát ngoại lệ
Học viên học nhiều lớp hoặc bảo lưu/chuyển lớp dễ bị nhầm trạng thái.
Thiếu báo cáo điều hành
Tư vấn viên khó xem lịch sử chăm sóc và nhu cầu cũ của học viên.
Dữ liệu nên quản lý tập trung
- Hồ sơ định danh và mã nghiệp vụ liên quan
- Trạng thái xử lý theo từng bước vận hành
- Người phụ trách, thời điểm cập nhật và lịch sử thay đổi
- Chứng từ, hình ảnh, ghi chú hoặc dữ liệu kỹ thuật kèm theo
- Báo cáo theo ngày, ca, chi nhánh, bộ phận hoặc dự án
Quy trình vận hành đề xuất
-
Tra cứu học viên theo tên, số điện thoại, mã học viên, lớp hoặc người phụ trách.
-
Hiển thị hồ sơ tổng quan gồm lớp, lịch học, học phí, điểm danh và trạng thái học tập.
-
Mở nhanh lịch sử tư vấn, chăm sóc, ghi chú phụ huynh/học viên và cam kết đã trao đổi.
-
Xem tiến độ học, điểm kiểm tra, bài tập, chứng nhận hoặc điều kiện thi cuối khóa.
-
Cập nhật yêu cầu mới: bảo lưu, chuyển lớp, đổi lịch, nhắc học phí hoặc khiếu nại.
-
Phân quyền dữ liệu theo cơ sở, vai trò và nhóm lớp để bảo vệ thông tin học viên.
Rule tự động và cảnh báo
Cảnh báo khi dữ liệu vượt ngưỡng hoặc quá hạn xử lý.
Bắt buộc nhập trường quan trọng trước khi chuyển trạng thái.
Phân quyền xem/sửa theo vai trò và phạm vi phụ trách.
Lưu nhật ký thay đổi để truy vết khi cần đối soát.
Faceworks tùy biến theo quy trình riêng
Faceworks không ép doanh nghiệp dùng một mẫu phần mềm cứng. Hệ thống có thể được thiết kế theo biểu mẫu, trạng thái, phân quyền, báo cáo và cách phối hợp thực tế của từng bộ phận, từ đó giúp dữ liệu đi đúng luồng và đủ tin cậy để điều hành.
Câu hỏi thường gặp
Có tra cứu theo số điện thoại không?
Có. Faceworks hỗ trợ tìm nhanh theo số điện thoại, tên, mã học viên hoặc lớp.
Có xem công nợ trong hồ sơ học viên không?
Có. Người có quyền có thể xem học phí, khoản đã thu và còn nợ.
Có xem lịch sử chăm sóc học viên không?
Có. Hệ thống lưu ghi chú, cuộc gọi, yêu cầu và người phụ trách.
Muốn số hóa nghiệp vụ tra cứu học viên?
Faceworks có thể khảo sát quy trình hiện tại và thiết kế hệ thống phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành.
