Phương pháp quản lý hàng tồn kho [HIỆU QUẢ – TIẾT KIỆM] cho tất cả doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho luôn là một bài toán đau đầu với bất cứ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ. Mã sản phẩm kinh doanh càng nhiều thì việc quản lý hàng hóa tồn kho càng có nhiều vấn đề. Nhất là với các sản phẩm có date ngắn như đồ ăn hay mỹ phẩm. Vậy lời giải của bài toán hàng tồn kho là gì? Đâu là phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiết kiệm nhất mà doanh nghiệp nên áp dụng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Ảnh 1: Phương pháp quản lý hàng tồn kho

1. Tại sao quản lý hàng tồn kho rất khó?

Hàng tồn kho bao gồm tất cả các hàng hóa vật tư mà công ty lưu trữ trong kho. Nó bao gồm các hàng hóa được phân loại như sau.

– Hàng hóa thành phẩm để bán.

– Nguyên liệu dùng để tạo ra thành phẩm.

– Sản phẩm dở dang chưa hoàn tất quá trình sản xuất để tạo ra thành phẩm.

– Hàng hóa dùng để hỗ trợ quá trình sản xuất. Bao gồm hàng hóa vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành.

– Hàng dự trữ an toàn nghĩa là thành phẩm nhưng chưa được đem ra bán.

– Hàng hóa vô hình như các phần mềm, ứng dụng được doanh nghiệp tạo ra.

Quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu được nhập vào kho công ty và kết thúc khi thành phẩm hàng hóa được xuất ra khỏi kho. 3 công việc chính là quản lý hàng tồn kho phải làm là quản lý mã hàng hóa, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho.

Quản lý hàng tồn kho là một công việc khó vì những lý do sau đây.

1.1. Có rất nhiều mã hàng trong kho cần quản lý

Dù công ty bán một sản phẩm hay nhiều sản phẩm thì cũng có rất nhiều các mã hàng khác nhau. Chưa kể các công ty sản xuất còn phải nhập vật tư, nguyên liệu nên số mã hàng còn tăng thêm đáng kể. Trong trường hợp có rất nhiều dữ liệu phải đảm bảo độ chính xác tuyệt đối như vậy thì việc xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi. Đặc biệt đối với các kho hàng của công ty sản xuất khi hàng hóa nhập vào khác hẳn với thành phẩm xuất ra khỏi kho.

Ảnh 2: Kho hàng

1.2. Số lượng hàng hóa tồn trong kho của mỗi mã hàng khác nhau

Không có công ty nào là nhập hàng hóa với số lượng chỉ 1. Vì thế đi kèm với mẫu số mã hàng hóa lớn là số lượng tổng hàng hóa trong kho cực lớn. Thêm vào đó, số lượng hàng hóa của mỗi mã hàng tồn kho lại khác nhau nên việc quản trị chính xác số lượng hàng hóa trong kho còn bao nhiêu là rất khó. Những sai sót về tính sai hoặc tính nhầm số lượng hàng tồn là không thể tránh khỏi.

1.3. Quản trị tồn kho là công việc hai mặt phức tạp

Mục đích của quản trị hàng tồn kho là đảm bảo mức tồn kho tối ưu nhất nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng đồng thời giảm tối đa chi phí tồn kho cho doanh nghiệp.

Vì thế, quản trị hàng tồn kho là công việc hai mặt trái ngược nhau rất phức tạp. Một mặt người quản lý phải tăng số lượng hàng tồn kho nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất liên tục, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Mặt ngược lại, quản lý kho phải đảm bảo không dư thừa hàng hóa trong kho để giảm thiểu chi phí lưu kho, giảm thiểu nhân sự kiểm kê, tối ưu chi phí quản lý kho hàng.

2. Doanh nghiệp nhận hậu quả gì khi không thể quản lý hàng tồn kho

Từ những lý do trên có thể thấy quản lý hàng tồn kho là một bài toán khó. Doanh nghiệp nào muốn thành công thì phải giải bài toán này theo cách tối ưu nhất. Tối ưu cả về phương pháp, chi phí và nhân sự quản lý. Bởi nếu không thể quản lý tồn kho tốt, doanh nghiệp sẽ đối mặt với những hậu quả sau đây.

2.1. Hàng tồn kho quá nhiều

Khi hàng tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động bởi chưa kịp bán hàng để thu hồi doanh thu. Điều này khiến thời gian quay vòng vốn kéo dài gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình tài chính của công ty. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn hẹp thì đây là một vấn đề thực sự lớn.

Thời gian hàng hóa tồn kho quá lâu thì giá trị của hàng hóa càng giảm (trừ các mặt hàng giá trị tăng theo thời gian như rượu vang, đồ cổ,…). Nếu doanh nghiệp không kịp thời xử lý vấn đề hàng hóa tồn đọng thì đến một thời điểm thị trường sẽ không còn nhu cầu với hàng hóa doanh nghiệp đang có. Khả năng thu hồi vốn là rất khó khăn.

Thêm vào đó, khi hàng tồn kho quá nhiều kéo theo rất nhiều chi phí doanh nghiệp phải gánh. Ví dụ: chi phí lưu kho, chi phí nhân sự trông kho, chi phí thuê kho bãi, chi phí máy móc, nhân công vận chuyển hàng hóa.

2.2. Hàng tồn kho quá ít

Dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại thì khi có quá ít hàng hóa trong kho cũng đều là một rắc rối ảnh hưởng nặng nề đến kinh tế doanh nghiệp. Công ty sản xuất đối diện với tình trạng thiếu vật tư gây gián đoạn quá trình sản xuất. Từ đó nhân công, máy móc sản xuất bị dư thừa. Điều này gây hậu quả nặng nề về kinh tế.

Với các công ty thương mại, khi có quá ít hàng tồn kho sẽ không đủ để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Doanh nghiệp đối diện với khả năng đánh mất khách hàng vào tay đối thủ. Đồng thời có nguy cơ bị nhà phân phối ép giá nhập hàng do nhu cầu cần hàng gấp và tình trạng hàng hóa khan hiếm.

Ảnh 3: Vấn đề tồn hàng tồn tại nhiều rủi ro

2.3. Thất thoát hàng trong kho

Việc không thể quản lý tốt hàng hóa trong kho còn khiến doanh nghiệp đối diện với một trường hợp thất thoát doanh thu khác đó là nguy cơ bị mất hàng hóa trong kho. Nguyên nhân có thể do công nhân, người quản lý kho hoặc bất cứ một ai khác. Khi nhìn thấy lỗ hổng có thể “lấy cắp tiền công ty” từ việc quản lý kho hàng lỏng lẻo thì bất cứ ai cũng có thể nảy sinh lòng tham.

Nếu doanh nghiệp để tình trạng thất thoát hàng hóa kéo dài thì thiệt hại về kinh tế còn cao hơn so với trường hợp hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít.

3. Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một cánh cửa khó mở nhưng vẫn sẽ có những chìa khóa vừa vặn có thể mở được. Đó chính là các phương pháp quản lý hàng tồn kho sẽ được trình bày sau đây.

3.1. Mã hóa hàng trong kho

Để giải quyết tình trạng hàng hóa trong kho có quá nhiều mã hàng, mỗi mã hàng lại có số lượng hàng hóa khác nhau thì doanh nghiệp nên mã hóa hàng trong kho. Lý do là bởi mã vạch tuy đơn giản nhưng rất quan trọng. Nó giúp phân loại hàng tồn kho theo nhóm nhanh và hiệu quả. Doanh nghiệp chỉ cần gán và nhập số liệu đầu vào một lần đầu tiên. Những lần sau chỉ cần quét mã bằng máy là biết chính xác tên hàng hóa, vị trí kệ hàng, số lượng, tình trạng thành phẩm.

Tiêu chuẩn khi gán mã hàng hóa là tạo ra một bộ mã thống nhất nhưng có khả năng mở rộng cao. Điều này đáp ứng được nhu cầu nhập nhiều hàng hóa khác nhau. Đồng thời mã gán cho sản phẩm phải có quy tắc nhất định để tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể hiểu, tìm kiếm và sử dụng.

 3.2. Chỉ định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa

Việc chỉ định mức hàng hóa tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi mã hàng giải quyết được hai vấn đề. Thứ nhất, nó giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, hàng nhập lớn hơn nhu cầu thực. Thứ hai, nó giải quyết vấn đề thiếu hụt hàng hóa, vật tư thương mại hoặc sản xuất.

Việc xác định mức tồn kho tối đa hay tối thiểu nên được áp dụng trong một chu kỳ kinh doanh nhất định. Khi thời gian bán hàng trong chu kỳ kinh doanh thay đổi thì chỉ số hàng tồn tối đa/ tối thiểu cũng phải thay đổi theo.

3.3. Sắp xếp hàng hóa trong kho thông minh

Mục đích của việc sắp xếp hàng hóa thông minh là giúp rút ngắn quá trình tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa trong kho. Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa doanh nghiệp nên áp dụng.

– Sắp xếp linh hoạt: Doanh nghiệp không cố định vị trí cho mặt hàng nào. Tất cả vị trí được đánh thứ tự A1, A2, B1, B2,…Khi một hàng hóa được đặt ở vị trí nào thì tên mặt hàng được dán ở vị trí đó. Ưu điểm của cách sắp xếp này là tiết kiệm diện tích đặt hàng. Nhược điểm là tốn nhiều thời gian để sắp xếp và hiển thị kho hàng.

– Sắp xếp cố định: Doanh nghiệp đặt mỗi hàng hóa ở một chỗ cố định là không thay đổi trên sơ đồ dù số lượng hàng hóa có ít đi. Ưu điểm của cách sắp xếp là rút ngắn thời gian tìm kiếm. Nhưng ngược lại sẽ tốn nhiều diện tích kho hàng. Không phù hợp với các công ty vừa và nhỏ có diện tích kho hàng hạn chế.

3.4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa để doanh nghiệp kiểm tra số liệu thực tế tại kho có khớp với số liệu trên sổ sách hay không. Vì thế công việc này phải thực hiện thường xuyên ít nhất 6 tháng 1 lần. Trong quá trình kiểm kê doanh nghiệp còn dễ phát hiện ra hàng hóa hư hỏng, hàng hết hạn, hàng lỗi. Tuy nhiên, việc kiểm kê hàng hóa thường được thực hiện chính bởi con người nên vẫn có khả năng xảy ra sai sót.

4. Sử dụng phần mềm quản lý kho Faceworks – Phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu nhất.

Những phương pháp quản lý hàng tồn kho trên là điều kiện cần để quản trị tốt một kho hàng. Nhưng chưa phải điều kiện đủ. Nó là một lời giải có thể tìm ra đáp án cho bài toán quản lý hàng tồn kho nhưng chưa phải lời giải hay, ngắn và dễ hiểu nhất.

Ảnh 4: Phần mềm quản lý hàng tồn kho Faceworks

Một phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu cần:

– Theo dõi được hàng hóa tồn kho theo thời gian thực tại mọi thời điểm, mọi giao dịch.

– Có khả năng dự báo hàng sắp hết và gợi ý nhập hàng.

– Đưa ra được phương án nhập hàng phù hợp dựa trên đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng trong kho.

 – Có khả năng dự báo và ngăn chặn thiếu hụt tình trạng thiếu hụt sản phẩm bán chạy.

– Có khả năng cho phép quản lý phân tích tồn kho dễ dàng trên mọi thiết bị.

– Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian, công sức của nhân viên kho.

– Có tính năng kiểm hàng chỉ bằng cách quét mã vạch.

– Cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu hàng hóa ở nhiều kho, địa điểm khác nhau.

– Khả năng đồng bộ hàng hóa khi bán trên nhiều kênh bán hàng.

Và tất cả những tính năng tuyệt vời đó có ở phần mềm quản lý kho Faceworks.

4.1. Quản lý danh mục sản phẩm chính xác, dễ dàng hơn

Phần mềm quản lý kho Faceworks cho phép nhập liệu, lưu trữ thông tin của tất cả hàng hóa trong kho. Quản lý chi tiết đến từng mã hàng hóa theo thông tin xuất xứ, chủng loại, màu sắc, đặc điểm vật tư/ nguyên vật liệu. Cho phép quản lý kho biết chính xác ngày hàng hóa nhập kho, xuất kho, ngày hết hạn.

4.2. Hỗ trợ tạo, in mã sản phẩm nhanh chóng

Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa theo mã sản phẩm. Hỗ trợ tạo mã và in barcode nhanh chóng. Trên phần mềm hiển thị rõ số lượng tem, ngày giờ in, số lượng sản phẩm có gắn tem và chưa được gắn tem.

4.3. Quản lý thông tin nhập kho, xuất kho chi tiết

Khi sở hữu phần mềm quản lý kho Faceworks công việc truy xuất thông tin nhập kho và xuất kho trở nên vô cùng đơn giản. Phần mềm hỗ trợ nhập liệu thông tin hàng hóa theo đơn mua có đầy đủ tên và các dữ liệu liên quan để phân loại hàng hóa, sản phẩm. Ngoài việc có thể quản lý barcode cho từng hàng hóa khi nhập kho/ xuất kho thì việc export phiếu nhập kho/ xuất kho cũng đơn giản chỉ với một click chuột.

4.4. Tự động tính toán hàng hóa trong kho

Phần mềm quản lý nhập kho Faceworks liên kết với tất cả các kênh bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng. Vì thế, người quản lý biết chính xác số lượng hàng đã bán, số lượng hàng còn lại trong kho. Từ đó cũng biết chính xác sản phẩm nào bán chạy để có kế hoạch nhập thêm hàng hóa từ nhà cung ứng.

4.5. Tự động lưu trữ, truy xuất thông tin nhà cung cấp

Mọi thông tin về đối tác, khách hàng liên quan đến sản phẩm sẽ được phần mềm tổng hợp và lưu trữ theo cách thông minh nhất. Từng hàng hóa của từng nhà cung cấp sẽ được liệt kê theo số lượng chính xác. Thuận tiện cho doanh nghiệp khi kiểm kê, nhập hàng.

4.6. Báo cáo hàng hóa minh bạch, dễ hiểu

Không chỉ là một phần mềm tuyệt vời để quản lý hàng hóa lưu kho mà Faceworks còn có chức năng báo cáo theo biểu đồ trực quan và thông minh. Phần mềm tích hợp hệ thống bảng biểu đa dạng để người dùng dễ dàng lập báo cáo nhập xuất tồn kho theo từng mặt hàng cụ thể. Mọi thông báo về ngày xuất/nhập hàng hay ngày sản phẩm tồn kho quá hạn sẽ được gửi đến người dùng nhanh chóng nhất.

Mộ tính năng thông minh của phần mềm quản lý kho Faceworks đó là khả năng phân quyền cho người dùng. Mọi thông tin về hàng hóa, sản phẩm sẽ được bảo mật để chỉ cấp quản lý liên quan biết. Hạn chế tối đa khả năng nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong kho để gây thất thoát hàng hóa của doanh nghiệp.

5. Lời kết

Nếu việc quản lý hàng tồn trong doanh nghiệp là một cánh cửa khó với nhiều lớp bảo mật khác nhau thì phần mềm quản lý kho Faceworks là chiếc chìa khóa vạn năng có thể mở được mọi rào cản kiên cố nhất. Phần mềm Faceworks được TiT nghiên cứu để có khả năng tùy biến cao, dễ dàng thay đổi và đáp ứng được nhu cầu quản lý kho hàng của bất cứ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ.

Chúng tôi tự tin mang đến một phần mềm tối ưu nhất để hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả với chi phí tiết kiệm nhất. Khách hàng có thể trải nghiệm sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp đã được TiT đưa ra thị trường bằng cách liên hệ thông tin sau để được tư vấn miễn phí:

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://Faceworkss.vn/