QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ HÀNG NHANH HƠN, HIỆU QUÀ HƠN NHỜ PHẦN MỀM FACEWORKS

So với các hệ thống quản lý mượn trả hàng rắc rối, tiêu tốn nhiều thời gian và công sức trước đây, phần mềm Faceworks tích hợp loạt tiện ích hiện đại có thể tự động hóa việc khởi tạo, xử lý các khâu thuộc quy trình mượn trả hàng đã và đang giúp hàng ngàn nhà quản trị (CEO, Manager…) giải phóng sức lao động mà vẫn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, hiệu quả hơn. 

Quản lý mượn trả hàng cần có quy trình như thế nào và cách tối ưu quy trình mượn trả hàng?

Quản lý mượn trả hàng là công việc theo dõi, giám sát các khâu liên quan đến quá trình đặt hàng, nhập kho lưu trữ, vận chuyển các mặt hàng mượn trả của công ty. 

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được mượn trả, các công ty sẽ sử dụng các phương pháp, quy trình quản lý mượn trả hàng khác nhau. Dưới đây là ví dụ về quy trình mượn trả hàng tại một doanh nghiệp:

Bước 1: Mượn hàng

Sale admin tạo phiếu mượn hàng nhà phân phối (chọn nhà phân phối, chọn mặt hàng mượn, số lượng hàng mượn).

Bước 2: Nhập kho hàng mượn

• Hàng mượn được vận chuyển về và nhập kho công ty, kế toán tạo phiếu nhập kho theo phiếu mượn hàng (Khi hàng mượn đã về kho, quay lại bước xuất kho và giao hàng ở quy trình quản lý đơn hàng bán).
• Tạo phiếu mượn hàng
• Tạo phiếu nhập kho 
• Tạo phiếu xuất kho
• Tạo phiếu giao hàng

Bước 3: Xuất kho trả hàng mượn

Khi công ty có hàng để trả cho nhà phân phối đã mượn, kế toán tạo phiếu xuất kho trả hàng mượn theo phiếu mượn hàng.

Bước 4: Giao hàng trả hàng mượn

• • Phòng điều phối tạo phiếu giao hàng: Chọn phiếu xuất kho (có thể chọn nhiều), hình thức vận chuyển, điền thông tin tương ứng với các hình thức, điền chi phí vận chuyển nếu có, mỗi phiếu giao hàng sẽ tương ứng với 1 hình thức giao. Ví dụ: Nếu vận chuyển bằng xe công ty thì điền biển số xe, lái xe; vận chuyển bằng chuyển phát nhanh thì điền mã vận đơn,…

• Cập nhật trạng thái giao hàng: chờ giao, đang giao, đã giao (có thể tự cài đặt các trạng thái). 

Ảnh 1: Quản lý mượn trả hàng là công việc cần thực hiện theo một quy trình hiệu quả để tiết kiệm thời gian và công sức.

Trước kia, các công ty thường theo dõi quy trình mượn trả hàng theo phương pháp thủ công và sắp xếp, thống kê dữ liệu bằng cách sử dụng vô số bảng tính Excel. Tuy nhiên những năm gần đây, các doanh nghiệp trong nước đã bắt đầu tiếp cận và sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) chuyên biệt. Phần mềm này giúp quản lý dữ liệu tất cả các bộ phận của doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, marketing, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kho,… trên một nền tảng duy nhất.

Thay vì phải sử dụng hàng loạt phần mềm quản lý song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung một gói phần mềm mà các tính năng trong đó có sự liên kết chặt chẽ với nhau.

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, điển hình là phần mềm Faceworks được xem là giải pháp quản lý toàn diện nhất, đặc biệt hữu ích với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp.

Hoàn thiện quy trình quản lý mượn trả hàng nhờ phần mềm Faceworks

Xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng lan tỏa mạnh mẽ vào từng ngóc ngách của đời sống và lĩnh vực quản trị hàng hoá, sản xuất cũng không phải ngoại lệ. Sở dĩ phần mềm quản lý mượn trả hàng được áp dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài là bởi giải pháp này cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện của hệ thống với những ưu điểm vượt trội như:

Đưa ra kết quả chính xác tuyệt đối, loại bỏ sai sót do yếu tố con người

Có lẽ không phải mất nhiều thời gian để chứng minh rằng các thuật toán của phần mềm quản lý mượn trả hàng có thể xử lý dữ liệu nhanh và chính xác hơn con người – vốn dễ bị chi phối bởi ngoại cảnh và không phải lúc nào cũng đạt được trạng thái tập trung cao độ. 

Trong một quy trình quản lý mượn trả hàng có khả năng xảy ra nhiều tình huống phát sinh, nằm ngoài kế hoạch ban đầu nên rất dễ xảy ra lỗi khi quản lý bằng phương pháp thủ công truyền thống. Còn phần mềm quản lý mượn trả hàng thông minh nhất hiện tại được thiết kế và phát triển để loại bỏ hoàn toàn những sai sót không đáng có do yếu tố con người.

Ảnh 2: Phần mềm Quản lý mượn trả hàng Faceworks giúp xử lý đơn hàng nhanh hơn, hiệu quả hơn

Phát hiện dấu hiệu lừa đảo, ngăn chặn việc thanh toán chậm trễ

Thanh toán chậm trễ hay thậm chí lừa đảo trong quá trình mượn trả hàng là điều khiến hầu hết nhà quản trị phải bận tâm, lo lắng. Các phương pháp quản lý mượn trả hàng truyền thống khó có thể phát hiện điều đó trong khi phần mềm tích hợp các mô-đun công nghệ cao có khả năng phân tích dữ liệu, cảnh báo và ngăn chặn việc khách hàng thanh toán chậm trễ một cách kịp thời (trước khi kết thúc quy trình mượn trả hàng).

Tiết kiệm thời gian và công sức lao động 

Công việc quản lý mượn trả hàng đòi hỏi nhà quản trị cần theo dõi tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết trong toàn bộ quy trình. Nếu việc quản lý mượn trả hàng được thực hiện thủ công, chủ yếu qua thủ tục giấy tờ sẽ mất rất nhiều thời gian cũng như sức lao động. Điều đó có nghĩa là bạn cần tuyển một lượng lớn nhân viên để hoàn thành các công việc, nhiệm vụ khác nhau của quy trình. Với sự trợ giúp đắc lực của phần mềm quản lý mượn trả hàng Faceworks, các quy trình đều được tự động hóa, nhờ vậy mà ban lãnh đạo cùng nhân viên có nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.

Hệ thống thông báo, báo cáo tự động

Một trong những tính năng giá trị mà phần mềm quản lý mượn trả hàng cung cấp cho nhà quản trị là hệ thống tạo báo cáo, gửi thông báo tự động. Từ các nhà phân phối cho đến người mượn hàng đều có nhu cầu theo dõi, cập nhật thông tin, tình trạng đơn hàng – những dữ liệu quan trọng luôn được phần mềm Faceworks thống kê và cung cấp liên tục với độ chính xác 100%. Phần mềm theo dõi quy trình quản lý mượn trả hàng cũng cho phép người quản trị tạo và gửi báo cáo tới lãnh đạo, cơ quan quản lý, v.v theo các định dạng khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng.

Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững, tăng doanh thu

Đây chính là thành quả sau cùng mà doanh nghiệp lựa chọn cách quản lý mượn trả hàng thông qua phần mềm nhận được: Một quy trình xử lý công việc tự động cho phép người quản trị phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, quản lý và giải quyết nhiều đơn mượn trả hàng hơn, đồng thời phát hiện dấu hiệu lừa đảo cũng như hạn chế tối đa việc giao hàng chậm trễ. Nhân viên thuộc các phòng ban trong hệ thống được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, chủ động hoàn thành theo thời hạn (deadline) cụ thể và có sự gắn kết chặt chẽ suốt quá trình vận đơn, điều này sẽ đặt nền móng cho mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và tạo ra các cơ hội kinh doanh mới. Đây chính là lợi thế cạnh tranh độc đáo giúp doanh nghiệp tăng doanh thu trong dài hạn.

Phần mềm quản lý mượn trả hàng Faceworks hoạt động như thế nào?

Phần mềm Faceworks là nền tảng kỹ thuật số giúp tự động hóa mọi giai đoạn trong quy trình mượn trả hàng theo thời gian thực, từ khi gửi yêu cầu đến khi kết thúc việc giao hàng. Nếu quản lý theo kiểu truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để yêu cầu thu thập, xác minh thông tin, tính toán chi phí và giám sát các khoản thanh toán. Một hệ thống hoàn hảo như phần mềm Faceworks không chỉ tự động hóa toàn bộ quy trình mà còn cung cấp các thông tin hữu ích, phân tích chi tiết dữ liệu cho người mượn trả hàng.

Phần mềm Faceworks, tự hào được đồng hành cùng hàng ngàn tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu như Bảo Tín Minh Châu, ANTV, FLC Group, IIG VIET NAM, Bảo Việt, Thiên Long, Petrolimex, Viglacera, v.v

Đăng ký trải nghiệm tư vấn thiết kế phần mềm miễn phí ngay hôm nay qua số hotline: 0974696600 hoặc truy cập website: https://faceworks.vn/