Quản lý nhân viên làm việc tại nhà siêu dễ nhờ Faceworks

Cho phép nhân viên làm việc tại nhà là hình thức làm việc mới được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Hình thức này có nhiều ưu điểm nhưng cũng có nhiều nhược điểm cần lưu ý. Nhược điểm lớn nhất là doanh nghiệp không thể quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả. Faceworks đem đến giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề này – Phần mềm quản lý công việc Faceworks.

Ảnh 1: Quản lý nhân viên làm việc tại nhà

1. Quản lý nhân viên làm việc tại nhà quan trọng như thế nào?

Có hai trường hợp mà doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc tại nhà. Thứ nhất là do hoàn cảnh bắt buộc, ví dụ như khoảng thời gian giãn cách do dịch bệnh Covid năm 2020 – 2021. Nếu doanh nghiệp không thay đổi cách làm việc truyền thống sang làm việc trực tuyến thì sẽ bị tụt lùi so với đối thủ và chắc chắn phải đối mặt với nguy cơ thua lỗ phá sản. Thứ hai là do doanh nghiệp tự lựa chọn cách sử dụng nhân sự làm việc từ xa. Khi đó doanh nghiệp không cần đầu tư văn phòng, không cần mua sắm thiết bị vật tư, không bị giới hạn về thời gian và không gian làm việc,…Tuy nhiên, dù là trường hợp nào thì doanh nghiệp cũng phải quản lý nhân viên làm việc tại nhà thật chặt chẽ để đảm bảo chắc chắn về hiệu quả làm việc của nhân sự.

Quản lý nhân viên làm việc tại nhà là việc doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện và có vai trò cực kỳ quan trọng. Việc này đảm bảo tính tập trung của nhân sự khi làm việc, dù làm việc tại nhà mỗi nhân viên cũng phải tuân thủ kỷ luật giống như đang làm việc tại công ty. Khi đó hoạt động làm việc và hình ảnh của công ty mới được duy trì và phát triển.

Khi doanh nghiệp quản lý nhân viên làm việc tại nhà chặt chẽ thì công việc sẽ được đảm bảo đúng tiến độ theo quy trình và mục tiêu đã đề ra. Với mọi thay đổi về nhân sự hay sự cố phát sinh trong công việc doanh nghiệp cũng kịp thời phát hiện và ứng phó kịp thời hơn. Việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà tốt còn giúp doanh nghiệp tạo được sự kết nối giữa người lao động và công ty, doanh nghiệp dễ dàng thấu hiểu tâm lý và năng lực làm việc của nhân viên để đưa ra chính sách đánh giá phù hợp. Khi doanh nghiệp theo dõi sát sao việc nhân viên làm việc tại nhà thì việc đánh giá năng lực của nhân viên cũng chính xác và dễ dàng hơn.

Nhờ lợi ích và tính linh hoạt của hình thức làm việc tại nhà mà hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng cách sử dụng nhân sự này. Việc người lao động lựa chọn trở thành freelancer cũng phổ biến hơn và đang dần là xu thế của thời đại công nghệ phát triển.

2. Khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách cho phép nhân viên làm việc tại nhà. Tuy đây là hình thức làm việc tối ưu chi phí nhưng cũng có rất nhiều khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt. Cụ thể là các vấn đề như sau.

2.1. Không thể kết nối trực tiếp với nhân sự

Khi nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp không thể trực tiếp gặp mặt và trao đổi với nhân sự giống như làm việc tại văn phòng mà bắt buộc phải sử dụng các cách thức trao đổi thông tin online. Hình thức giao tiếp này tồn tại nhiều nhược điểm.

– Thứ nhất, việc trao đổi thông tin công việc bị phụ thuộc vào ứng dụng của bên thứ ba như Zalo, Messenger, Skype, Viber, Telegram,…vì thế có độ bảo mật thông tin công việc không cao.

– Thứ hai, việc giao tiếp qua mạng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan như đường truyền mạng, lỗi ứng dụng, lỗi tài khoản,… thông tin không thể truyền đi nhanh chóng, kịp thời.

– Thứ ba, việc không thể giao tiếp trực tiếp giữa người – người khiến thông tin dễ bị sai lệch, nhân viên hiểu chưa rõ ý hoặc chưa đủ ý trong yêu cầu công việc dẫn đến công việc bị làm sai hoặc thiếu,…

– Quan trọng nhất, hình thức giao tiếp công việc online khiến quản lý không thể biết được body language của nhân viên. Nghĩa là không biết được ánh mắt, giọng điệu, thái độ của nhân viên khi giao tiếp. Vì thế việc kiểm soát công việc cũng khó khăn hơn.

2.2. Kết quả công việc phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố khách quan.

Ảnh 2: Làm việc tại nhà có nhiều yếu tố khách quan

Quản lý nhân viên làm việc tại nhà nghĩa là doanh nghiệp chỉ quan tâm đến kết quả công việc chứ không quan tâm đến quá trình làm việc. Nhân sự có thể làm việc tự do linh hoạt về không gian và thời gian làm việc nhưng bắt buộc phải đảm bảo được chất lượng công việc. Tuy nhiên, khi nhân viên làm việc tại nhà thì hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khách quan. Doanh nghiệp do đó cũng khó quản lý nhân viên làm việc tại nhà do các vấn đề như sau.

– Cơ sở vật chất làm việc tại nhà của nhân viên không đảm bảo về không gian, máy móc thiết bị, đường truyền mạng gây ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm công việc.

– Làm việc tại nhà có quá nhiều tiếng ồn và yếu tố ngoại cảnh về các mối quan hệ khác như bạn bè, con cái,… khiến nhân viên làm việc thiếu tập trung.

Khi làm việc tại văn phòng doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên về không gian và thiết bị làm việc để đảm bảo yếu tố chất lượng công việc. Tuy nhiên khi làm việc tại nhà thì doanh nghiệp phải chấp nhận rủi ro do các yếu tố khách quan đem lại vô tình ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của nhân viên. Mỗi nhân sự cũng cần có ý thức để tự khắc phục các vấn đề do yếu tố ngoại cảnh gây ra, tránh ảnh hưởng đến công việc chung của công ty.

2.3. Không thể quản lý chính xác hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên

Một vấn đề lớn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà đó là không thể quản lý chính xác hiệu suất và thời gian làm việc của nhân sự. Thật ra khi làm việc offline doanh nghiệp cũng khó khăn khi quản lý 2 yếu tố hiệu suất và thời gian của nhân sự. Nhưng ít nhất là trong khoảng thời gian làm việc offline quản lý vẫn biết nhân sự có mặt ở công ty và có làm việc. Còn khi làm việc tại nhà thì doanh nghiệp rất khó để kiểm soát nhân sự.

Khi nhân sự đã muốn trốn tránh công việc thì việc nghĩ ra lý do đối phó với quản lý không khó. Đặc biệt khi phải giao tiếp online thì chỉ cần nhân sự tắt máy tắt mạng là gần như quản lý không thể liên lạc. Doanh nghiệp có thể sẵn sàng thay thế những nhân sự này nhưng ít nhiều cũng ảnh hưởng đến quy trình làm việc, thời gian làm việc, năng suất làm việc của các nhân sự khác liên quan.

Thông thường để quản lý thời gian làm việc và hiệu suất làm việc của nhân sự doanh nghiệp thường đưa ra deadline buộc nhân sự phải nộp kết quả. Tuy nhiên do thời gian làm việc tự do, nhân sự rất dễ báo cáo theo kiểu đối phó mà quản lý không có cách nào để theo dõi chính xác tiến độ làm việc và báo cáo công việc chính xác của nhân sự. Từ đó việc đánh giá nhân sự cũng gặp nhiều khó khăn.

Tóm lại, quản lý nhân viên làm việc tại nhà là một công việc khó khăn và tồn tại nhiều vấn đề. Doanh nghiệp bắt buộc phải có giải pháp để giải quyết các vấn đề này nếu không muốn bị ảnh hưởng đến chất lượng làm việc và tình hình nhân sự của doanh nghiệp.

3. Phần mềm quản lý công việc Faceworks – Quản lý nhân viên làm việc tại nhà là chuyện nhỏ

Phần mềm quản lý công việc Faceworks là giải pháp tốt nhất và tiết kiệm nhất hiện nay để doanh nghiệp quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả. Chỉ cần doanh nghiệp áp dụng phần mềm khi quản lý công việc là có thể khắc phục tất cả các vấn đề đang tồn tại trong việc giám sát, đánh giá nhân viên làm việc.

Ảnh 3: Phần mềm quản lý công việc Faceworks

3.1. Quản lý theo dõi chính xác thời gian, hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm quản lý công việc Faceworks giúp việc quản lý nhân viên làm việc tại nhà trở nên đơn giản, không tốn sức mà vẫn biết chính xác thời gian nhân sự làm việc.

Phần mềm cho phép nhân viên tự tạo tác vụ làm việc hàng ngày và bấm đếm thời gian thực hiện cho mỗi tác vụ. Khi thực hiện xong một công việc nhân sự có thể đính kèm luôn kết quả công việc để quản lý dễ dàng theo dõi. Cách theo dõi công việc này vẫn đảm bảo nhân sự thật sự làm việc và tạo ra kết quả nhưng xóa đi được áp lực vô hình giữa quản lý và nhân viên do không cần giám sát trực tiếp. Cuối ngày quản lý chỉ cần vào phần mềm là đọc báo cáo làm việc của nhân viên là dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc.

Thời gian làm việc của mỗi nhân sự cũng được thống kê và tổng kết theo ngay. Tự nhân viên cũng có thể dễ dàng theo dõi và so sánh hiệu suất làm việc của mình qua từng ngày. Từ đó có kế hoạch để sắp xếp công việc hợp lý hơn.

3.2. Quản lý báo cáo, biểu đồ, kết quả làm việc minh bạch.

Khi sử dụng phần mềm Faceworks để quản lý nhân viên làm việc tại nhà doanh nghiệp không còn lo tình trạng báo cáo “ma” của nhân sự. Mỗi báo cáo về thời gian làm việc, hiệu suất làm việc, kết quả làm việc sẽ được phần mềm tự động kết xuất dựa trên dữ liệu làm được được nhập và lưu trên phần mềm. Khi đó thông tin báo cáo đảm bảo tính chính xác cao. Nhân sự và quản lý cũng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho việc lập báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần, tháng, quý,… Biểu đồ báo cáo công việc được phần mềm kết xuất đảm bảo phù hợp, đa dạng, minh bạch, trực quan để quản lý dễ dàng theo dõi.

3.3. Giao việc, kết nối với nhân viên dễ dàng tập trung.

Khác biệt lớn của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks đó là có không gian chung để nhân sự trong công ty giao tiếp với nhau giống như làm việc offline mà không bị phụ thuộc vào phần mềm của bên thứ ba.

Ảnh 4: Kết nối nhân viên làm việc tại nhà tập trung

Thời gian online của nhân sự đảm bảo liên tục mà không bị phụ thuộc vào lỗi truy cập hay lỗi tài khoản giống như Zalo hay Viber. Khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà qua Zalo doanh nghiệp phải biết số điện thoại hay tài khoản cá nhân của nhân sự. Nếu công ty có đông nhân sự thì doanh nghiệp rất khó để quản lý và tìm kiếm. Nhưng khi giao tiếp trên phần mềm Faceworks quản lý không cần biết thông tin cá nhân của nhân sự, dễ dàng nhắn tin và kết nối với nhân sự do mọi thông tin tài khoản đã được lưu trên phần mềm.

Phần mềm có chức năng giao việc, quản lý chỉ cần nhập công việc và gán deadline là nhân viên sẽ nhận được thông báo công việc mới trên phần mềm. Đồng thời phần mềm còn có chức năng tự động nhắc nhở deadline và tiến độ công việc qua sms, qua email,…Nhân viên dù không đăng nhập phần mềm vẫn dễ dàng nhận được thông báo. Chức năng cảnh báo công việc quá hạn cũng giảm thiểu tối đa áp lực và thời gian làm việc cho quản lý. Nhân viên làm việc chủ động, tự giác mà không cần quản lý giám sát nên việc xích mích liên quan đến mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên cũng hạn chế hơn. Đặc biệt là khi làm việc online nếu quan hệ làm việc giữa quản lý và nhân viên có vấn đề thì rất khó giải quyết.

3.4. Bảo mật dữ liệu công việc tối đa.

Một vấn đề lớn khi quản lý nhân viên làm việc tại nhà đó là trao đổi dữ liệu công việc không an toàn. Khó khăn này sẽ được khắc phục hoàn toàn khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks. Mỗi nhân viên khi truy cập phần mềm sẽ được phân quyền để có thể hoặc không thể xem tài liệu nào. Mọi thông tin, dữ liệu trao đổi liên quan đến công việc sẽ được bảo mật cao nhất. Khi một nhân viên nghỉ việc đồng nghĩa với việc không thể sử dụng phần mềm. Vì thế, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa việc bị đánh cắp hoặc truyền ra ngoài.

4. Lời kết

Quản lý nhân viên làm việc tại nhà là một việc khó do có rất nhiều yếu tố khách quan tác động đến thời gian, hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân sự. Vì thế, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý công việc Faceworks để khắc phục các vấn đề này. Phần mềm có tính linh hoạt cao dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu và tương thích với mọi quy mô doanh nghiệp. Vì thế, để quản lý nhân viên làm việc tại nhà dễ dàng, hiệu quả, tiết kiệm hãy liên hệ ngay với Faceworks để nhận giải pháp tốt nhất!

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/