Quản lý quy trình bán hàng nhàn tênh nhờ Faceworks

Quản lý quy trình bán hàng là một công việc nhiều áp lực vì chỉ một nhân sự quản lý phải giám sát quá nhiều dữ liệu và theo dõi công việc của quá nhiều người. Chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình bán hàng có thể gây thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần tìm một giải pháp để quản lý quy trình bán hàng thông minh và chính xác hơn. Đó chính là phần mềm quản lý bán hàng Faceworks giúp quản lý quy trình bán hàng tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tối đa hóa doanh thu.

1. Quản lý quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là trình tự các bước mà nhân viên bán hàng phải thực hiện để tiếp cận khách hàng tiềm năng, thuyết phục khách mua hàng nhằm đáp ứng tốt nhất mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thể hiện ở việc tối đa hóa doanh thu và số lượng sản phẩm bán ra.

Ảnh 1: Các bước trong quy trình bán hàng

Quản lý quy trình bán hàng bao gồm các công việc mà giám đốc bán hàng phải thực hiện để quy trình bán hàng vận hành trơn tru, đúng kế hoạch và đáp ứng tốt nhất mục tiêu kinh doanh đã đề ra của doanh nghiệp. Bao gồm các công việc như tuyển dụng, đào tạo nhân sự bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, tổ chức và giám sát công việc bán hàng của doanh nghiệp, tổ chức,…

2. Khó khăn khi quản lý quy trình bán hàng

Vai trò của đội ngũ kinh doanh và nhân sự quản lý quy trình bán hàng cực kỳ quan trọng vì có tác động trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Vì thế việc xây dựng được quy trình bán hàng chuẩn chỉnh và giám sát quy trình đó nghiêm ngặt là nhiệm vụ thiết yếu của doanh nghiệp. Dĩ nhiên việc theo dõi và quản lý các hoạt động thúc đẩy bán hàng trong doanh nghiệp không phải dễ vì thường gặp những khó khăn sau đây.

Ảnh 2: Khó khăn khi quản lý quy trình bán hàng

2.1. Quy trình bán hàng thường rất phức tạp, khó quản lý.

Đối với cùng một sản phẩm trong cùng một doanh nghiệp thì mỗi kênh bán hàng, mỗi hình thức bán hàng đã cần một quy trình bán hàng khác nhau sao cho tối ưu nhất. Chưa kể một doanh nghiệp có nhiều sản phẩm kinh doanh, nhiều địa điểm bán hàng và nhiều cách bán hàng khác nhau. Vì thế, việc nhân sự quản lý có thể quản lý tất cả các quy trình bán hàng cho tất cả các sản phẩm hiệu quả là rất khó và gần như không thể.

Bên cạnh đó một quy trình bán hàng còn gồm rất nhiều bước. Bao gồm:

Bước 1: Xác định mục tiêu bán hàng, khách hàng tiềm năng, lập kế hoạch bán hàng.

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng.

Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

Bước 5: Thuyết phục khách hàng mua hàng và giải quyết từ chối.

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng, thanh toán.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán, remarketing.

Trong mỗi bước bán hàng trên lại có số lượng nhân sự tham gia khác nhau, số lượng dữ liệu lưu trữ khác nhau. Nhân sự quản lý là người phải quản lý tất cả các bước, quản lý con người và dữ liệu phát sinh trong từng bước bán hàng. Vì thế, quản lý quy trình bán hàng thường rất khó và phức tạp.

2.2. Công cụ quản lý quy trình bán hàng chưa tối ưu.

Mỗi công ty có cách quản lý quy trình bán hàng khác nhau nhưng thông thường vẫn là cách quản lý cũ thông qua giám sát trực tiếp, giám sát qua camera hoặc các ứng dụng tin học như excel hay Google Sheet. Dĩ nhiên các cách quản lý giám sát trên vẫn đem lại hiệu quả nhưng chưa phải là cách tối ưu nhất.

Khi doanh nghiệp quản lý dữ liệu bán hàng bằng excel sẽ bị phụ thuộc nhiều vào không gian lưu trữ cứng trên máy tính. Nếu máy tính phát sinh lỗi thì gần như không thể khôi phục dữ liệu. Doanh nghiệp giám sát nhân sự bán hàng theo cách thủ công sẽ không thể biết được chính xác hiệu suất làm việc của nhân sự, đồng thời tạo ra áp lực làm việc cho cả quản lý và nhân viên. Nếu áp lực làm việc kéo dài có thể ảnh hưởng đến doanh thu và sự phát triển của doanh nghiệp.

2.3. Hàng hóa được thay đổi, cập nhật liên tục khó kiểm soát

Quản lý quy trình bán hàng là quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho, hàng trưng bày tại cửa hàng và số lượng hàng hóa đã bán ra hoặc thu hồi. Mỗi bước trong quy trình bán hàng số lượng hàng hóa thay đổi liên tục. Vì thế nhân sự quản lý cũng rất khó để biết chính xác và cập nhật thông tin hàng hóa nếu không có báo cáo chuẩn từ nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý kho. Chưa kể các lỗi gian lận liên quan đến hàng hóa mỗi khi doanh nghiệp nhập hàng mới nếu nhân sự quản lý không kiểm soát kỹ thì cũng rất khó phát hiện. Các lỗi liên quan đến sai sót số lượng hàng hóa là nguy cơ lớn gây ảnh hưởng đến độ uy tín của nhân sự quản lý cũng như doanh thu của doanh nghiệp khi bán hàng.

2.4. Các chương trình khuyến mãi dễ xảy ra sai sót

Hiện nay hầu như doanh nghiệp nào cũng sẽ có khuyến mãi để thu hút khách hàng. Trong một tháng doanh nghiệp có thể có nhiều nội dung khuyến mãi khác nhau với từng sản phẩm khác nhau.

Các chương trình khuyến mãi này vừa là cơ hội tăng doanh thu vừa là áp lực với nhân viên bán hàng vì số lượng hàng bán ra tăng, số lượng khách hàng tăng nên rất khó kiểm soát, việc xảy ra sai sót là khó tránh khỏi. Đây cũng chính là áp lực lớn với nhân viên quản lý quy trình bán hàng. Một khi chương trình khuyến mãi có lỗi sẽ ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp. Số lượng hàng hóa tại cửa hàng và hàng trong kho cũng sẽ bị sai lệch theo dẫn đến nhiều hệ lụy khác liên quan đến bán hàng và nhập kho.

2.5. Xuất hóa đơn gặp nhiều khó khăn

Khi quy trình bán hàng không được đồng bộ và quản lý chặt chẽ thì việc xuất hóa đơn cũng gặp nhiều khó khăn. Vì hiện nay có quá nhiều hình thức thanh toán hóa đơn khác nhau như quẹt thẻ, tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử,…Công thường việc xuất hóa đơn sẽ được thực hiện ngay tại cửa hàng và nhân sự quản lý không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để trực tiếp giám sát. Việc xảy ra sai sót liên quan đến hóa đơn rất dễ xảy ra.

Ảnh 3: Hóa đơn giấy tờ nhiều là một trong những rắc rối khi bán hàng

Khi hóa đơn bán hàng sai thì hóa đơn nhập kho, hóa đơn thanh toán, báo cáo doanh thu bán hàng,…cũng sẽ sai theo. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời việc xuất và quản lý hóa đơn thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, khó tìm kiếm và sửa sai thông tin.

2.6. Con người là yếu tố khó quản lý nhất trong quy trình bán hàng.

Yếu tố con người tham gia và quy trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm nhân sự nội bộ của doanh nghiệp và khách hàng.

Nhân sự nội bộ bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý bán hàng và nhân viên bán hàng. Với bất kỳ thay đổi nào từ cấp lãnh đạo, nhân sự quản lý cũng cần phải nhanh chóng nhất thông báo với nhân viên để thay đổi cả quy trình bán hàng. Đó là yếu tố khó quản lý thứ nhất.

Nhân viên bán hàng có rất nhiều người, mỗi người có một tính cách khác nhau, một ca làm việc và phong cách làm việc khác nhau. Chỉ cần một nhân viên làm việc không tốt hay để xảy ra sai sót là cả quy trình bán hàng bị ảnh hưởng. Chưa kể việc nhân viên gian lận hàng hóa, gian lận doanh thu bán hàng rất khó để kiểm soát chính xác. Đó chính là yếu tố khó quản lý thứ hai với nhân sự quản lý quy trình bán hàng.

Khách hàng là doanh thu của doanh nghiệp, là người nuôi sống tất cả nhân sự trong doanh nghiệp vì thế nhiệm vụ của cả doanh nghiệp là phải phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có quá nhiều khách hàng cần quản lý, mỗi khách hàng có nhu cầu khác nhau, thông tin khác nhau và cách mua hàng khác nhau. Một khách hàng đã có quá nhiều thông tin cần quản lý và lưu trữ. Quản lý khách hàng chính là yếu tố khó khăn nhất khi quản lý quy trình bán hàng.

chọn một CRM có khả năng quản lý quy trình

3. Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks – Công cụ quản lý quy trình bán hàng tối ưu

Quản lý quy trình bán hàng là một công việc khó khăn, những công cụ quản lý cũ không còn tối ưu để quản lý hiệu quả quy trình bán hàng. Vì thế nếu không muốn tụt lùi khi cạnh tranh với các đối thủ khác thì doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Faceworks để quản lý chính xác và hiệu quả nhất quy trình bán hàng.

Ảnh 4: Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích như:

– Dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa để đưa ra chiến thuật kinh doanh phù hợp

– Dễ dàng trao đổi và xử lý công việc giữa các nhân sự tham gia vào quá trình bán hàng

– Dễ dàng xuất hóa đơn, xuất báo cáo, giảm thiểu tối đa áp lực làm việc của nhân sự quản lý bán hàng

– Dễ dàng quản lý khách hàng để đưa ra chương trình khuyến mãi và chính sách chăm sóc khách hàng phù hợp.

Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích trên nhờ vào những tính năng nổi bật như sau.

3.1. Quản lý hàng bán chính xác

Chức năng chính của phần mềm quản lý bán hàng Faceworks là quản lý chi tiết và chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa. Bao gồm hàng hóa khi mua hàng, hàng hóa trong kho, hàng hóa tại cửa hàng, hàng hóa được áp phiếu khuyến mãi, giảm giá. Mỗi sản phẩm khi được doanh nghiệp nhập sẽ có thống kê chi tiết về tên sản phẩm, nguồn gốc xuất sứ, số lượng hàng được nhập, số lô hàng, đơn vị tính hàng hóa, thời gian hết hạn,…Hàng hóa sẽ vừa được lưu ở kho hàng vừa được lưu ở kho online trên phần mềm.

Bên cạnh thông tin về số lượng, chất lượng thì mỗi sản phẩm còn được đính kèm phiếu hướng dẫn sử dụng, phiếu bảo hành,…Mọi thay đổi nhỏ nhất về thông tin hàng hóa sẽ được cập nhật liên tục để hạn chế tối đa sai sót. Khi quản lý dữ liệu hàng hóa bằng phần mềm thì thông tin sẽ đảm bảo chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và công sức quản lý. Việc quản lý quy trình bán hàng liên quan đến hàng hóa sẽ dễ dàng và tối ưu hơn.

3.2. Quản lý hóa đơn bán hàng đồng bộ

Cách quản lý hóa đơn thủ công rất dễ xảy ra sai sót do hóa đơn rất nhỏ và dễ thất lạc, hóa đơn giấy còn dễ hư hỏng và rất khó để bảo quản cũng như tìm kiếm. Chức năng quản lý hóa đơn của phần mềm quản lý bán hàng Faceworks sẽ giải quyết được hết các nhược điệp này. Phần mềm có thể liên kết với máy in hóa đơn, máy tính và két tiền. Vì thế nhân viên bán hàng có thể tạo hóa đơn nhanh chóng và tự động cập nhật doanh thu hoặc công nợ lên phần mềm để theo dõi. Hệ thống phần mềm tự động giúp hạch toán doanh thu nhanh chóng theo từng cách thu tiền. Đồng thời giúp nhân viên bán hàng dễ dàng theo dõi tình trạng đổi trả của khách hàng cũng như số lượng hàng hóa tồn kho.

3.3. Quản lý nhân sự bán hàng thông minh

Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks có thể liên kết với phần mềm tính công để biết chính xác ca làm của nhân viên, theo dõi chi tiết từng hóa đơn phát sinh và cụ thể số lượng hàng hóa được bán ra trong ca làm của nhân viên. Từ đó việc theo dõi năng suất làm việc của nhân viên chính xác hơn đồng thời không gây áp lực “giám sát” cho cả quản lý lẫn nhân viên.

Bên cạnh đó, thông tin của nhân sự cũng sẽ được nhập liệu và lưu trữ chính xác trên phần mềm. Nếu có vấn đề gì với nhân viên thì quản lý cũng dễ dàng tìm kiếm và liên lạc với nhân viên bán hàng hơn. Dựa trên những số liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên trong mỗi ca làm thì việc quản lý đưa ra chính sách lương thưởng cũng dễ dàng hơn.

3.4. Quản lý khách hàng nhanh gọn

Ảnh 5: Chức năng quản lý khách hàng của phần mềm quản lý bán hàng

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Faceworks doanh nghiệp sẽ không cần tốn nhiều thời gian và công sức để quản lý khách hàng. Chức năng quản lý khách hàng của Faceworks giúp doanh nghiệp biết chính xác thông tin của khách hàng bao gồm tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, email,…Từ những dữ liệu đó quản lý bán hàng dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mãi và đưa ra các chương trình khuyến mãi phù hợp hơn. Đồng thời việc phân tích hiệu quả được chân dung khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp sẽ giúp việc tạo ra sản phẩm mới và thực hiện các chiến dịch marketing chính xác hơn. Dựa trên những thông tin cá nhân của khách hàng thì doanh nghiệp cũng dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng hơn.

Chức năng quản lý khách hàng của phần mềm quản lý bán hàng Faceworks còn giúp nhân sự quản lý quy trình bán hàng biết chính xác số lượng hóa đơn khách đã mua, loại sản phẩm khách ưa thích, tổng doanh thu của khách hàng, số dư nợ của khách hàng nếu có. Từ đó việc chăm sóc khách hàng chắc chắn sẽ hiệu quả hơn. Doanh nghiệp biết chính xác đâu là những khách hàng V.I.P để có khuyến mãi và chính sách chăm sóc phù hợp.

3.5. Quản lý quy trình bán hàng đồng bộ, tinh gọn nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Faceworks doanh nghiệp có một công cụ hữu ích 3 trong 1 để quản lý quy trình bán hàng hiệu quả bao gồm quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng và quản lý nhân sự. Khi có một công cụ quản lý tinh gọn như vậy doanh nghiệp vừa quản lý hiệu quả hơn vừa tiết kiệm ngân sách đầu tư quản lý hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks giúp mọi thông tin liên quan đến đơn hàng dễ tìm kiếm và quản lý hơn. Như vậy, mọi sai sót sẽ được giải quyết nhanh chóng, dễ dàng hơn. Phần mềm còn sở hữu tính năng tự động thống kê dữ liệu vì thế việc báo cáo bán hàng đơn giản và nhanh gọn hơn.

4. Lời kết

Phần mềm quản lý bán hàng Faceworks là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng hiệu quả với chi phí hợp lý nhất. Phần mềm có tính linh hoạt cao, dễ dàng thay đổi và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp và loại hình kinh doanh. Vì thế, doanh nghiệp nếu đang gặp vấn đề khó khăn khi vận hành quy trình bán hàng thì đừng ngại liên hệ với Faceworks để được tư vấn chi tiết hoàn toàn miễn phí.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/