Quản lý sách thư viện bằng Excel

Đối với công việc quản lý thư viện, người quản lý thường xuyên đau đầu vì gặp phải những vấn đề như:

• Số lượng đầu sách quá nhiều khiến cho người quản lý không thể quản lý một cách triệt để các đầu mục
• Thường xuyên xảy ra tình trạng mất mát sách khó kiểm soát
• Người sử dụng, mượn sách, đọc sách không biết vị trí của từng loại sách, gây khó khăn trong việc sắp xếp và tìm kiếm sách.

Để có thể giải quyết những khó khăn trong công việc quản lý sách thư viện với một chi phí thấp, giải pháp Excel có thể giúp bạn.

Công dụng của Excel trong việc quản lý sách thư viện

• Cập nhật, thống kê số lượng sách trong thư viện theo từng loại cụ thể.
• Phân loại sách theo từng đầu mục
• Cập nhật tình trạng sử dụng của từng cuốn sách: đang được sử dụng hay đang nằm trên kệ. Từ đó người quản lý có thể hướng dẫn bạn đọc được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Với các thuật toán đơn giản trong Excel, bạn có thể tính toán nhanh chóng số lượng sách trong các trường hợp cụ thể, tránh xảy ra tình trạng mất mát.
• Người sử dụng cũng có thể sử dụng Excel để tiện lợi trong việc tra cứu thông tin, vị trí của từng cuốn sách. Bạn cũng có thể ghi chú thông tin một cách tiện lợi và hiệu quả đối với từng đối tượng sách để tránh xảy ra nhầm lẫn trong công tác quản lý.
• Số lượng sách và tình trạng sử dụng sách cũng có thể được cập nhật rõ ràng hơn thông qua báo cáo dưới dạng biểu đồ. Qua đó người quản lý có thể đánh giá được mức độ, tình trạng số lượng sách trong thư viện mà không mất quá nhiều thời gian cho việc tra cứu thông tin.
• Với việc sử dụng Excel cho công việc quản lý sách trong thư viện, bạn cũng có thể đồng bộ, hợp nhất hóa công việc của nhiều người trong nhóm quản lý mà không phải qua giấy tờ, sổ sách.
• Đặc biệt, Excel có thể được sử dụng Offline, giúp bạn tra cứu thông tin dễ dàng hơn mà không phụ thuộc vào Internet.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích cơ bản đó, việc quản lý sách trong thư viện cũng gặp phải những vấn đề như:

• Số lượng bạn đọc lớn và không thường xuyên nên khó khăn trong việc quản lý.
• Sẽ rất phức tạp cho người sử dụng khi quản lý hồ sơ và quá trình mượn sách của bạn đọc
• Khó khăn trong việc liên kết với website thư viện để tra cứu và cập nhật thông tin.
• Excel có thể làm bạn bị hạn chế trong việc cập nhật số lượng và thông tin các đầu sách lớn. Khó liên kết và tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận, các đầu mục sách.

Giải pháp để giải quyết các vấn đề khi sử dụng Excel để quản lý thư viện

Để giải quyết những tồn tại của Excel trong công việc quản lý sách thư viện, bạn có thể sử dụng Phần mềm quản lý thư viện Facewoks. Có thể đây là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn đấy. Với việc sử dụng phần mềm quản lý thư viện, bạn có thể thực hiện những công việc sau một cách dễ dàng:

• Quản lý thông tin bạn đọc: Hồ sơ bạn đọc được quản lý chặt chẽ bởi nhân viên được phân quyền quản lý bạn đọc. Việc cập nhật, sửa, xóa thông tin được cập nhật nhanh chóng, chính xác. Cho phép tìm kiếm hồ sơ, thông tin bạn đọc theo nhiều trường dữ liệu khác nhau giúp việc tìm kiếm được dễ dàng, nhanh chóng. Phân loại độc giả, quản lý các đối tượng độc giả khác nhau như: độc giả là sinh viên, cán bộ giáo viên, các đối tượng khác…

• Quản lý thẻ thư viện:  Hệ thống cho phép in và cấp thẻ cho bạn đọc mới, ứng dụng mã vạch trong việc quản lý thẻ bạn đọc cũng như các dịch vụ mượn, trả và gia hạn tài liệu. Hỗ trợ nhân viên thư viện gia hạn thẻ bạn đọc nhanh chóng trong quá trình phục vụ khi thẻ hết hạn sử dụng.
• Quản lý sách: Quản lý các thông tin liên quan đến sách như: mã sách, tên sách, thể loại, ngôn ngữ, tác giả, người dịch, nhà xuất bản, số lượng… Quản lý chi tiết về sách như hư hỏng, tổn thất, mất sách…
• Thống kê, báo cáo số lượng sách xuất, nhập định kỳ. Báo cáo tình hình tài chính của thư viện với những số liệu cụ thể.

Giải pháp Excel có thể mang đến cho bạn nhiều tiện ích. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những trở ngại. Vì vậy, hãy thay đổi và làm cho thư viện hoạt động khoa học, hiệu quả hơn, tránh được nhiều rủi ro hơn với phần mềm quản lý thư viện Faceworks. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý thư viện có thể liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/