Quản lý tiến độ xây dựng hiệu quả bằng phần mềm quản lý dự án Faceworks

Quản lý tiến độ xây dựng là một trong những nội dung quan trong nhất trong quản lý thi công xây dựng công trình. Việc kiểm tra, cập nhật, theo dõi tiến độ dự án thường xuyên giúp Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án duy trì tiến độ đã hoạch định, phát hiện kịp thời những phạm vi cần củng cố (chẳng hạn trong tổ chức, trong phân công thiết bị, giao việc cho các bộ phận…) để khắc phục các sai sót, hạn chế trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. 

Ảnh 1: Nhóm chức năng cập nhật, quản lý tiến độ thực hiện công việc trên phần mềm quản lý dự án Faceworks.

Quản lý tiến độ xây dựng, thi công là gì? Có nên dùng phần mềm quản lý dự án Faceworks để quản lý tiến độ?

Quản lý tiến độ xây dựng, thi công bao gồm các nhiệm vụ quản trị liên quan đến việc thiết lập phạm vi công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cụ thể cũng như toàn bộ dự án đồng thời quản lý tổng thể tiến trình thực hiện trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định sẵn. 

Việc quản lý tiến độ trong giai đoạn thi công xây dựng công trình cần phải dựa vào tiến độ thi công được phê duyệt để phổ biến rộng rãi cho cán bộ công nhân viên; giao nhiệm vụ chi tiết, cụ thể cho từng bộ phận; tiến hành theo dõi tiến độ, đôn đốc sát sao tình hình thi công xây dựng; đề xuất các biện pháp xử lý nếu phát sinh vấn đề ảnh hưởng tới tiến độ thi công…

Quản lý tiến độ thi công xây dựng một cách hệ thống thông qua phần mềm quản lý dự án Faceworks là rất cần thiết để theo dõi tiến độ của các công tác thi công xây dựng khác nhau nhằm duy trì tiến độ đã hoạch định.

Việc quản lý tiến độ xây dựng sẽ được trình bày trên giao diện thân thiện với người dùng của phần mềm Faceworks. Hệ thống tương tác thông minh đi kèm chức năng quản lý tiến độ giúp cho những người tham gia xử lý công việc nắm rõ tất cả những nội dung chính của một công việc cần thực hiện. Dưới đây là nhóm chức năng quản lý công việc cần phải thực hiện, giao việc, cập nhật và theo dõi tiến độ thực hiện công việc trên phần mềm quản lý dự án Faceworks:

• Chức năng thêm mới danh sách công việc cần thực hiện: Danh sách công việc chính cần thực hiện theo template đã có sẵn, deadline thực hiện, đơn vị thực hiện, nhân sự thực hiện…

• Chức năng thêm mới công việc con: Tên công việc, deadline thực hiện, đơn vị thực hiện, nhân sự thực hiện…

• Chức năng chuyển việc

• Chức năng huỷ công việc

• Chức năng cập nhật kết quả thực hiện công việc: cập nhật kết quả thực hiện, upload file đính kèm

• Chức năng cảnh báo trước 24h các công việc sắp đến hạn qua email

• Chức năng cảnh báo trước 12h các công việc sắp đến hạn qua email

Nội dung chi tiết quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình

Nội dung quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình được quy định rõ ràng tại Điều 32-Nghị định 59/2015/NĐ-CP. Theo đó, mọi công trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê. Đối với công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài xây dựng công trình phải được lập cho từng giai đoạn theo tháng, quý, năm.

Nghĩa vụ của Nhà thầu thi công xây dựng công trình gồm lập tiến độ thi công xây dựng chi tiết, bố trí xen kẽ kết hợp các công việc cần thực hiện nhưng phải bảo đảm phù hợp với tổng tiến độ của dự án.

Chủ đầu tư, Nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát và các bên có liên quan phải theo dõi, giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án.

Trường hợp xét thấy tổng tiến độ của dự án bị kéo dài thì Chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để đưa ra quyết định việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án.

Việc đẩy nhanh tiến độ xây dựng được khuyến khích trên cơ sở bảo đảm chất lượng công trình.

Trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án thì nhà thầu xây dựng được xét thưởng tùy theo điều kiện hợp đồng. Trường hợp kéo dài tiến độ xây dựng gây thiệt hại thì bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại và bị phạt vi phạm hợp đồng.

Trong quá trình quản lý tiến độ, mạng biểu đồ đường găng và bản mô tả phương pháp của nhà thầu thường được đệ trình lên Kỹ sư hiện trường sau khi ký hợp đồng. Sau khi nhận được bản đệ trình, Kỹ sư hiện trường sẽ có 15 ngày để đáp lại. Kế hoạch tiến độ thực hiện hợp đồng phải bao gồm các kế hoạch chi tiết sau: Kế hoạch lập, trình bản vẽ thi công, bao gồm cả các công việc khảo sát đo đạc hiện trường, xác định các số liệu cơ bản của bản vẽ thiết kế kỹ thuật làm cơ sở cho việc thiết kế bản vẽ thi công công trình. Đối với bản vẽ thi công, Kỹ sư hiện trưởng sẽ có 5 ngày làm việc sau khi nhận được bản đệ trình để đáp lại.

Trong kế hoạch này, nhà thầu cần nêu rõ những vấn đề khó khăn, những đặc thù của việc khảo sát, thiết kế và thi công công trình, đồng thời nêu rõ những kiến nghị cần thiết để tiến hành công việc.

Không chỉ theo dõi tiến độ, hệ thống phần mềm quản lý dự án Faceworks còn giúp Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án và nhà thầu cập nhật kế hoạch thi công, dự báo chi phí và thời gian hoàn thành với độ chính xác cao. Bên cạnh đó, giải pháp quản lý tiến độ ưu việt của chúng tôi cũng có thể xác định sản lượng của từng loại ạ máy, số lượng thiết bị phục vụ nguồn dự trữ cần thiết để hoàn thành công việc, thí nghiệm kiểm tra chất lượng, các vấn đề gặp phải trong thi công xây dựng công trình! 

Tầm quan trọng của việc cập nhật, theo dõi tiến độ thường xuyên 

Như đã nói ở trên, công việc quản lý tiến độ dự án cần được diễn ra thường xuyên, liên tục để phát hiện sớm các vấn đề tồn tại, xác định các phạm vi cần củng cố trong tổ chức hay trong phân công thiết bị, giao nhiệm vụ cho các bộ phận… Cập nhật, theo dõi tiến độ thường xuyên cũng giúp chủ đầu tư, ban quản lý dự án sớm áp dụng các biện pháp sửa chữa, khắc phục để tránh các chậm trễ tiềm ẩn.

Trong quản lý tiến độ xây dựng, mọi công việc cấp thiết, thời hạn cuối cùng cũng như các tiêu chí về thời gian khác đều cần được theo dõi và kiểm tra liên tục.

Sử dụng tính năng quản lý tiến độ trên phần mềm quản lý dự án Faceworks giúp nhà quản trị theo dõi chặt chẽ thời gian khởi đầu công việc, nhiệm vụ; thời gian làm việc và thời điểm hoàn thành công việc trong thực tế.

Tại các cuộc họp hằng tuần, các nhân sự chủ chốt của các bên tham gia thi công xây dựng sẽ phát biểu ý kiến của mình và kế hoạch triển khai công tác thi công tuần tiếp theo. Các vấn đề sẽ được phân tích cùng với các bước xử lý, giải quyết vấn đề nhằm triển khai kế hoạch hành động một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các cuộc họp hằng tháng sẽ thảo luận những nội dung chính trong quản lý tiến độ gồm:

• Tiến độ thi công xây dựng thực tế 
• Các vấn đề gặp phải trong quá trình thi công
• Các chậm trễ kèm theo đề xuất khắc phục 
• Phương án chung cho tháng tiếp theo 
• Lập phác thảo cho kế hoạch các tháng kế tiếp 

Các cuộc họp quý thường sẽ diễn ra khi có nhu cầu phát sinh, được tổ chức nhằm bàn về quản lý tiến độ, các vấn đề tài chính, kỹ thuật và các hành động cấp thiết để giải quyết vấn đề nêu ra.

Quản lý tiến độ theo sổ tay giám sát thi công

Tính năng quản lý tiến độ trên phần mềm quản lý dự án Faceworks giúp nhà quản trị theo dõi chặt chẽ thời gian khởi đầu, hoàn thành công việc.

Trong quản lý thi công xây dựng công trình, sổ tay giám sát thi công dùng để theo dõi, kiểm soát khối lượng – chất lượng công trình thi công theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành nhằm mục đích đảm bảo tiến độ xây dựng và vấn đề an toàn lao động. Thông thường sau khi ký hợp đồng, Tư vấn giám sát trưởng sẽ ban hành Sổ tay giám sát thi công, sổ tay này sẽ được hoàn chỉnh với sự góp ý của Chủ đầu tư và sẽ trở thành quy tắc cho hoạt động của đội ngũ giám sát.

Sổ tay giám sát thi công gồm các nội dung chủ yếu quy định trách nhiệm của các chức danh trong tổ chức giám sát; nêu rõ các công việc tiến hành từ khi khởi công, tới khi kết thúc công việc thi công cũng như các nhiệm vụ nghiệm thu, bàn giao, thanh toán. Nội dung của sổ tay giám sát thi công cũng sẽ quy định rõ mọi công việc nội nghiệp cũng như ngoại nghiệp. 

Quản lý tiến độ theo sổ tay giám sát thi công, các bên liên quan sẽ nắm được các quy định chi tiết về biểu mẫu áp dụng, phương thức quản lý hồ sơ, bản vẽ thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công hay thư từ giao dịch giữa Tư vấn, Nhà thầu và Chủ đầu tư – Tất cả những tài liệu này đều được lưu trữ, tra cứu dễ dàng nhờ chức năng quản lý danh mục hồ sơ, tài liệu trên phần mềm quản lý dự án Faceworks. 

Dĩ nhiên, sổ tay giám sát thi công cũng quy định rõ các mốc thời gian cho việc trình duyệt hồ sơ Bản vẽ thi công, hoàn công, các bản vẽ tổ chức thi công, việc giải quyết các tranh chấp các tình huống trên công trường đồng thời quy định rõ về công tác đo đạc, thanh toán, chứng chỉ thanh toán, công việc điều chỉnh, bổ sung khối lượng v.v

Ưu tiên kiểm tra và phê duyệt bản vẽ của Nhà thầu 

Một kế hoạch hợp lý cho việc lập và phê duyệt các bản vẽ thi công, bản vẽ lắp dựng (với trình chi tiết của tất cả các kết cấu và máy móc sử dụng) kèm theo ưu tiên cho các hạng mục quan trọng cũng giúp đẩy nhanh tiến độ của dự án. Triển khai phần mềm quản lý dự án Faceworks, nhà quản trị có thể thực hiện các công việc liên quan đến kiểm tra, phê duyệt bản vẽ của Nhà thầu rồi quản lý tiến độ ở bất kỳ đâu và vào bất cứ thời điểm nào. 

Theo quy trình, ban quản lý sẽ bố trí các nhận sự có trình độ và kinh nghiệm để  kiểm tra phê duyệt bản vẽ thi công do Nhà thầu trình đồng thời nhanh chóng đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng để nhà thầu khắc phục các sai sót trong trường hợp bản vẽ thi công chưa đạt yêu cầu.

Sau khi kiểm tra, các bản vẽ sẽ được gửi lại để thay đổi, chỉnh sửa, sau đó tiếp tục được nộp để phê duyệt. Điều này giúp ngăn chặn các chậm trễ, đặc biệt với các công tác nằm trong kế hoạch rút ngắn thời gian thi công, đẩy nhanh tiến độ dự án.

Các chuyên gia cao cấp sẽ được huy động tới công trường vào những thời điểm thích hợp để hỗ trợ công tác kiểm tra và phê duyệt bản vẽ thi công đối với các hạng mục phức tạp hơn.

Bác bỏ kịp thời các hạng mục/công trình không đạt chuẩn – Kịp thời khắc phục các chậm trễ

Ảnh 3: Phần mềm quản lý dự án Faceworks cho phép người dùng cập nhật thường xuyên các vấn đề thực tế chưa giải quyết tại công trường.

Khi thực hiện nhiệm vụ quản lý tiến độ, việc phát hiện sớm và bác bỏ các công trình kém chất lượng sẽ giúp ngăn chặn kịp thời các chậm trễ, tiết kiệm chi phí cho việc làm lại công trình trong tương lai.

Trong khi đó, phần lớn các chậm trễ ngoại trừ trường hợp bất khả kháng thường diễn biến vào một khoảng thời gian nhất định và có thể khắc phục một khi xu hướng của chúng được lưu ý. Do vậy, phương pháp hợp lý nhất để khắc phục các chậm trễ trong quản lý tiến độ là xác định vấn đề và tìm ra căn nguyên càng sớm càng tốt. Tại giai đoạn này các hành động khắc phục được áp dụng, thực hiện và chắt lọc để phát huy hiệu quả tối đa.

Phần mềm quản lý dự án Faceworks cho phép người dùng cập nhật một cách chi tiết, chính xác các vấn đề thực tế chưa giải quyết tại công trường, bao gồm cả các chậm trễ nhỏ, thường xuyên gửi thông báo đến các bộ phận, phòng ban liên quan, nhờ đó các biện pháp xử lý sẽ được áp dụng kịp thời và hiệu quả.

Trên đây là những nội dung chi tiết liên quan đến công tác quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình. Quý khách hàng hãy liên hệ ngay qua số hotline 0974 69 6600  để nhận tư vấn thiết kế và báo giá phần mềm quản lý dự án Faceworks!