Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, tiết kiệm nhất

Đánh giá của khách hàng ngày nay cực kỳ quan trọng. Để nhận được một đánh giá 5 sao từ khách hàng thì cửa hàng phải quản lý tốt từ khâu bán hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hóa và chăm sóc khách hàng. Đây cũng chính là những bước cơ bản trong một quy trình quản lý đơn hàng. Bài viết sau đây Faceworks sẽ chia sẻ quy trình quản lý đơn hàng chuẩn nhất có thể áp dụng với mọi mô hình kinh doanh. Đồng thời cũng sẽ trình bày về phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks thông minh, tiện ích để giúp doanh nghiệp vận hành quy trình quản lý đơn hàng trơn tru và dễ dàng hơn.

1. Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn nhất

Một đơn hàng ít nhất phải trải qua ba bước. Thứ nhất là bước chuẩn bị hàng, thứ hai là bước vận chuyển và cuối cùng là bước nhận hàng thanh toán. Đối với các đơn hàng cồng kềnh hoặc vị trí vận chuyển xa thì mỗi bước lại được chia nhỏ thành nhiều bước khác nhau. Nhưng thông thường một quy trình quản lý đơn hàng sẽ diễn ra như sau.

Ảnh 1: Các bước quản lý đơn hàng

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Tùy vào số lượng kênh bán hàng của doanh nghiệp mà việc tiếp nhận đơn hàng sẽ được phân bổ theo nhiều cách khác nhau. Thông thường sẽ có những cách tiếp nhận đơn hàng như sau.

– Đơn hàng đặt trước: Là đơn đặt hàng với các sản phẩm sắp được ra mắt trên thị trường của doanh nghiệp. Với những đơn hàng này người mua thường phải đặt tiền trước. Vì thế doanh nghiệp thường phải xây dựng quy trình tiếp nhận và xử lý riêng.

– Đơn hàng đặt online: Là đơn hàng doanh nghiệp nhận được trên các kênh bán hàng trực tuyến, trang thương mại điện tử như website bán hàng, sàn Shopee, Tiki, Lazada, Vật giá,…Với những đơn hàng này doanh nghiệp có thêm bước lọc đơn ảo trước khi tiến hành các bước bán hàng tiếp theo.

– Đơn hàng của đại lý: Đại lý phân phối khi hết hàng bán sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm. Lúc này doanh nghiệp phải nhanh chóng xử lý và gửi hàng cho đại lý để kịp thời cung cấp cho khách hàng.

– Đơn hàng của khách hàng lẻ: Với những đơn hàng mua trực tiếp tại cửa hàng sẽ tiết kiệm được bước vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, bước chăm sóc khách hàng trong khi mua và sau khi mua phải được thực hiện chuẩn chỉnh hơn.

Việc hiểu rõ các loại đơn hàng sẽ giúp người quản lý đơn hàng có cách tiếp nhận đúng và phù hợp nhất. Đồng thời giúp việc giám sát và theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn.

Bước 2: Xử lý yêu cầu đặt hàng

Bước xử lý yêu cầu đặt hàng là bước quan trọng nhất trong cả quy trình đơn hàng được luân chuyển từ người bán đến tay người mua. Nếu xử lý đơn hàng sai thì tất cả các bước sau trong quy trình bán hàng sẽ gặp lỗi. Xử lý yêu cầu đặt hàng bao gồm lấy hàng, đóng gói hàng hóa và vận chuyển.

– Lấy hàng: Yêu cầu phải lấy đúng mặt hàng khách hàng yêu cầu chính xác đến từng mẫu mã, chủng loại, màu sắc. Có nhiều cách để lấy hàng từ kho như lấy từng cái một, lấy theo nhóm hoặc lấy hàng theo khu vực được sắp xếp.

– Đóng gói hàng hóa: Tùy vào từng sản phẩm mà yêu cầu với công đoạn đóng gói hàng hóa sẽ khác nhau nhưng yêu cầu bắt buộc là không được làm ảnh hưởng đến mẫu mã, hình thức sản phẩm. Quy trình đóng gói gồm chọn vật liệu bao bì đóng gói có kích thước phù hợp, thực hiện đóng gói và dán nhãn thông tin nhận hàng vào gói hàng.

– Giao hàng: Doanh nghiệp có thể tự thực hiện giao hàng hoặc liên kết với bên cung cấp dịch vụ giao hàng miễn là phương pháp vận chuyển đáp ứng yêu cầu giao nhanh và an toàn. Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn cách thức vận chuyển có thể theo dõi chính xác vị trí trên hàng trình đơn hàng di chuyển để tránh thất lạc hàng hóa.

Bước 3: Chăm sóc khách hàng, giải quyết vấn đề phát sinh sau khi đơn hoàn thành.

Bước cuối của quy trình quản lý đơn hàng là chăm sóc khách hàng hoặc xử lý các vấn đề phát sinh sau khi người mua nhận hàng. Một số vấn đề thường gặp bao gồm khách muốn trả hàng, hàng bị lỗi, giao chậm, thiếu hàng, khách phàn nàn về quá trình mua hàng. Để đem đến khách hàng trải nghiệm tốt nhất, tăng lòng trung thành của họ thì bạn bắt buộc phải giải quyết tốt các vấn đề phát sinh.

2. Khó khăn khi vận hành quy trình quản lý đơn hàng

2.1. Quản lý phải thực hiện quá nhiều việc khác nhau

Khó khăn đầu tiên khi một người thực hiện quản lý đơn hàng có là có quá nhiều nhiệm vụ và yêu cầu phải hoàn thiện. Bao gồm:

– Theo dõi quá trình lên đơn hàng.

– Theo dõi các bước trong quy trình xử lý đơn hàng đúng với yêu cầu và tiêu chuẩn đã lập kế hoạch.

– Giám sát và liên tục cập nhật tình trạng đơn hàng giữa các bộ phận liên quan từ khâu đóng gói đến vận chuyển hàng hóa.

– Giám sát hàng hóa từ nhà cung cấp và hàng hóa trong kho để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng hàng hóa để quy trình xử lý đơn không bị gián đoạn.

– Giám sát tiến độ xử lý đơn hàng để nhanh chóng giải quyết vấn đề phát sinh.

– Tạo kết nối với khách hàng để lắng nghe và giải quyết vấn đề sau bán.

– Ghi chép, lập báo cáo về chi phí, doanh thu đơn hàng.

Chính vì khối lượng công việc cần làm và lượng thông tin phải quản lý quá lớn nên việc phát sinh lỗi là không thể tránh khỏi.

Một vài trường hợp lỗi phát sinh có thể gặp

– Quản lý không thể biết số lượng hàng tồn kho dẫn đến việc thiếu hàng. Việc này gây giảm doanh số bán hàng hoặc tăng số lượng đơn hàng tồn cần xử lý. Đồng thời cũng khiến thời gian khách hàng phải chờ để nhận hàng kéo dài hơn. Vừa ảnh hưởng đến doanh số vừa ảnh hưởng đến thương hiệu công ty.

– Quản lý không thể quản lý chính xác tình trạng đơn hàng ví dụ như nhân viên chọn sai sản phẩm, địa chỉ đơn hàng không chính xác, sản phẩm bị đóng gói sai quy cách,…Việc này cũng ảnh hưởng nặng nề đến thời gian giao hàng. Hơn nữa, việc sửa và cập nhật lại thông tin cũng mất rất nhiều thời gian xử lý.

Ảnh 2: Khó khăn khi vận hàng quy trình quản lý đơn hàng

2.2. Quy trình quản lý đơn hàng thủ công, rườm rà

Việc quy trình quản lý đơn hàng vẫn hoạt động theo cách thủ công sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí rất nhiều công sức và thời gian. Quản lý phải tự giám sát hoạt động của từng nhân viên, tự giám sát tài xế, tự giải quyết đơn đặt hàng,…khiến áp lực công việc tăng cao và năng suất làm việc giảm sút nghiêm trọng. Với các doanh nghiệp lớn thì quy trình xử lý đơn hàng có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau khiến thủ tục trở nên rườm rà. Hậu quả là thời gian xử lý đơn kéo dài, khách hàng phàn nàn, hình ảnh thương hiệu giảm sút.

2.3. Dữ liệu rời rạc, thiếu chính xác

Một quy trình quản lý đơn hàng sẽ có rất nhiều dữ liệu cần xử lý và được lưu ở nhiều nguồn khác nhau. Mỗi tháng doanh nghiệp cần tốn hàng giờ để tổng hợp kết quả đơn hàng và lập báo cáo. Dữ liệu không được tổng hợp dưới dạng biểu đồ, bảng biểu khoa học khiến người quản lý đơn hàng khó phân tích hiệu quả vận hành đơn hàng từ đầu đến cuối quy trình. Việc quản lý đưa ra giải pháp cải thiện vấn đề phát sinh trong đơn hàng cũng gặp nhiều khó khăn.

3. Phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks – Giải pháp thông minh để quản lý đơn hàng hiệu quả.

Một quy trình xử lý bán hàng chuẩn sẽ giúp quá trình bán hàng hiệu quả và hoạt động trơn tru hơn. Tuy nhiên nếu việc quản lý đơn hàng chỉ dựa vào sức người thì chưa đủ. Con người vẫn luôn có thể xảy ra sai sót do thiếu tập trung hoặc các yếu tố ngoại cảnh khác nhưng máy móc thì không. Việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng trong quản trị quy trình bán hàng là cực kỳ cần thiết.

Phần mềm quản lý đơn hàng sẽ sắp xếp và tự động hóa mọi bước trong quy trình bán hàng để đơn hàng có thể hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng đảm bảo mà vẫn mang đến cho khách hàng trải nghiệm mua hàng tốt nhất.

Ảnh 3: Phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks

Phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình đơn hàng luân chuyển từ doanh nghiệp đến tay khách hàng. Thông qua hệ thống thông tin được lưu trữ tập trung trên phần mềm, quản lý dễ dàng xử lý các thông tin về yêu cầu đặt hàng, quản lý hàng hóa tồn kho, lập danh sách hàng hóa, xuất phiếu đóng gói, quản lý trạng thái vận chuyển và thanh toán đơn hàng. Mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến đơn hàng và khách hàng sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm để mọi thông tin luôn đảm bảo minh bạch và chính xác nhất.

Những tính năng nổi bật mà phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks sở hữu

– Tính năng quản lý nhận đơn và báo giá sản phẩm: Phần mềm có khả năng tiếp nhận và tổng hợp từ tất cả các kênh bán hàng mà doanh nghiệp đã liệt kê sau đó tự phân loại theo nguồn đơn hàng và kiểu đơn hàng. Từ đó người quản lý đơn hàng có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng và không tốn thời gian phân loại đơn đặt hàng. Đồng thời phần mềm cho phép theo dõi, báo giá thành hóa đơn dựa theo yêu cầu đặt hàng.

– Tính năng quản lý đơn hàng: Phần mềm hỗ trợ theo dõi chi tiết tình trạng đơn hàng, doanh số bán hàng. Các thông báo về tình trạng đơn hàng, vị trí lưu đơn, thời gian lưu đơn sẽ liên tục được gửi đến nhân sự phụ trách quản lý đơn hàng. Từ đó người quản lý có thể đưa ra cách giải quyết tốt nhất để hoàn thiện đơn hàng đúng thời hạn.

– Tính năng quản lý thông tin đơn hàng và khách hàng: Do được lưu trữ trên hệ thống tập trung nên thông tin đơn hàng và khách hàng sẽ dễ dàng được tìm kiếm nhanh chóng. Mọi thông tin ghi chú đi kèm đơn hàng cũng giúp việc xử lý đơn hàng hiệu quả hơn.

– Tính năng báo cáo tự động: Phần mềm quản lý đơn hàng cho phép tổng hợp và hiển thị báo cáo theo nhiều dạng khác nhau. Biểu đồ đảm bảo trực quan, chi tiết, chính xác, minh bạch. Từ đó mọi dự đoán để cải thiện quy trình xử lý đơn hàng sẽ chính xác hơn.

4. Lời kết

Một quy trình quản lý đơn hàng bao gồm ba bước chính: quản lý tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và giải quyết vấn đề phát sinh sau bán. Tuy nhiên, trong mỗi bước lại phát sinh rất nhiều công việc cần xử lý để đảm bảo đơn hàng được giao đúng hạn và nhận được phản hồi tốt từ khách hàng. Vì thế, việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để quá trình vận hành đơn hàng hiệu quả hơn là cần thiết.

Phần mềm quản lý đơn hàng Faceworks là lựa chọn tốt nhất giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro mà cách thức quản lý quy trình đơn hàng thủ công gặp phải. Khi sử dụng phần mềm đảm bảo doanh nghiệp giảm thiểu được thời gian, công sức quản lý đơn hàng mà vẫn tối đa hóa doanh số. Giá để doanh nghiệp có thể trải nghiệm sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng cũng cực kỳ hợp lý. Faceworks đảm bảo có giải pháp để xử lý tất cả các vấn đề trong vận hành doanh nghiệp mà doanh nghiệp đang gặp phải. Vì thế nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn và cần một giải pháp tối ưu nhất thì hãy liên hệ thông tin sau. Faceworks chắc chắn không làm quý doanh nghiệp thất vọng.

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Và Công Nghệ TIT

(Tit Technology And Service Joint Stock Company)

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/