Sơ đồ và giải pháp quản lý cơ cấu tổ chức của đơn vị Tư vấn quản lý dự án bằng phần mềm Faceworks

Công việc quản lý cơ cấu tổ chức làm rõ trách nhiệm của từng nhân sự thuộc đơn vị Tư vấn quản lý dự án, giúp bộ máy vận hành trơn tru, đóng góp không nhỏ vào thành công chung của dự án. Quản lý bằng phần mềm Faceworks đảm bảo tất cả các dữ liệu trong quá trình giám sát thi công xây dựng được lưu trữ và trình bày rõ ràng, đặc biệt hữu ích với những dự án có công nghệ phức tạp, thời gian thi công kéo dài… 

Chức năng quản lý cơ cấu tổ chức trên phần mềm Faceworks.

Vai trò và nghĩa vụ của đơn vị Tư vấn quản lý dự án 

Đơn vị Tư vấn quản lý dự án đảm trách vai trò giúp dự án của Chủ đầu tư được xây dựng đúng theo mục đích và đáp ứng mọi tiêu chuẩn kỹ thuật với kinh phí nằm trong giá trị hợp đồng, được hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo các lợi ích về kinh tế cho Chủ đầu tư.

Đơn vị Tư vấn quản lý dự án cần thực hiện đầy đủ và chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và trước Pháp luật về những công việc, quản lý cơ cấu tổ chức theo đúng hợp đồng đã ký kết. Bên cạnh đó, Tư vấn quản lý dự án cũng có nghĩa vụ:

• Thực hiện đầy đủ vai trò quản lý dự án theo quy định. Trong đó, Tư vấn giám sát phải chỉ định và cung cấp đúng người, đúng việc
• Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Từ chối nghiệm thu khi nhà thầu thi công không đảm bảo yêu cầu về chất lượng 
• Không được thông đồng với Nhà thầu, Chủ đầu tư hoặc có hành vi làm sai lệch kết quả giám sát hoặc nghiêm thu không đúng khối lượng thực hiện
• Yêu cầu nhà thầu dừng thi công và thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tư hoặc khắc phục hậu quả nếu phát hiện Nhà thầu có vi phạm, sai phạm trong quá trình thi công; đồng thời phải thông báo ngay cho Chủ đầu tư bằng văn bản để xem xét quyết định xử lý
• Bồi thường thiệt hại nếu cố ý làm sai lệch kết quả giám sát đối với khối lượng thi công không đúng thiết kế, không tuân thủ theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng và chỉ dẫn kỹ thuật của dự án

Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ bản của một đơn vị Tư vấn Quản lý dự án điển hình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của một đơn vị Tư vấn Quản lý dự án 

1. Trưởng ban quản lý dự án

Đây là nhân sự có chức danh cao nhất của đội ngũ Tư vấn quản lý dự án trên công trường và chịu trách nhiệm chung với tất cả các hoạt động của toàn dự án. Tất cả các báo cáo và thư từ gửi đi và gửi đến Tư vấn quản lý dự án phải được chuyển trực tiếp cho Trưởng ban quản lý dự án hoặc thông qua nhân viên chủ chốt của người này theo quy định quản lý cơ cấu tổ chức của đơn vị. Trưởng ban quản lý dự án cũng sẽ đại diện cho Chủ đầu tư khi làm việc với Nhà thầu.

2. Phó ban quản lý dự án

Trong quản lý cơ cấu tổ chức, khi Trưởng ban quản lý dự án vắng mặt, Phó ban quản lý dự án sẽ đảm nhận các nhiệm vụ và trách nhiệm của Trưởng ban.

Nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công tác giám sát việc chế tạo và lắp đặt các kết cấu công trình cũng như các hoạt động phụ trợ nhằm đảm bảo duy trì liên tục sản lượng thi công. Phó ban quản lý dự án sẽ phối hợp chặt chẽ với Kỹ sư cao cấp và các Kỹ sư khác trong công việc hàng ngày; liên hệ phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chính quyền địa phương và các bên liên quan để hoàn thành dự án đúng tiến độ.

3. Kỹ sư tư vấn cấp cao

Đây là nhóm kỹ sư có kinh nghiệm được huy động và sẽ chịu trách nhiệm về việc kiểm tra các hoạt động thi công. Quản lý cơ cấu tổ chức đảm bảo họ sẽ giám sát tất cả các thí nghiệm quan trọng liên quan đến công tác thi công các hạng mục khác nhau. Kỹ sư tư vấn cấp cao cần phải báo cáo trực tiếp tình hình công việc hàng ngày cho Trưởng và Phó ban quản lý dự án. Khi triển khai phần mềm Faceworks trong quản lý dự án Kỹ sư tư vấn cấp cao sẽ không phải ghi chép thủ công hàng ngày nữa mà có thể trực tiếp điền thông tin và gửi báo cáo đúng theo mẫu quy định lên hệ thống. Ngoài ra, Kỹ sư tư vấn cấp cao cũng có trách nhiệm diễn giải các bản vẽ thi công phù hợp với biện pháp thi công và quy trình thi công. 

4. Kỹ sư kiểm soát khối lượng

Nhân sự này sẽ phải kiểm tra toàn bộ biểu khối lượng trong hồ sơ hợp đồng, xác định các khu vực cần đo đạc kiểm tra thực tế và chịu trách nhiệm về tất cả các hạng mục có liên quan đến thanh toán và khối lượng (các đề nghị thanh toán, chỉ dẫn hiện trường, phát sinh, đề xuất kéo dài thời gian…). Quản lý cơ cấu tổ chức yêu cầu Kỹ sư kiểm soát khối lượng phải cung cấp các thông tin đầu vào để xác định quyết toán và chuẩn bị tất cả các báo cáo liên quan đến vấn đề tài chính và các hạng mục có ảnh hưởng đến tổng giá thành của dự án.

5. Kỹ sư kiểm soát trắc đạc

Nhân sự này có trách nhiệm kiểm tra đánh giá số liệu khảo sát địa hình và thủy văn do Nhà thầu tiến hành, kiểm tra cao độ và vị trí của mọi kết cấu để đánh giá sự phù hợp và chính xác trước khi kết cấu này được cố định vào vị trí vĩnh viễn .

Trong quản lý cơ cấu tổ chức, kết quả công tác đo đạc hàng tháng do Kỹ sư trắc đạc tiến hành sẽ là căn cứ để Kỹ sư kiểm soát khối lượng xác nhận hoàn thành và thanh toán.

6.  Kỹ sư kiểm soát chất lượng

Kỹ sư kiểm soát chất lượng sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo mọi vật liệu bao gồm bê tông, cốt thép, ống thép, thép bản, nhựa đường, cáp… đưa vào sử dụng trong dự án đều đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nhân sự này sẽ chứng kiến các kết quả thí nghiệm, kiểm tra chứng chỉ nhà sản xuất và sử dụng các công cụ cần thiết khác nhằm xác định tính phù hợp của các loại vật liệu.

Kỹ sư kiểm soát chất lượng còn phải chịu trách nhiệm theo dõi quá trình gia công chế tạo để có được thành phẩm, chẳng hạn như bê tông là sản phẩm của quá trình phối trộn rất nhiều loại vật liệu.

7. Chuyên gia tư vấn thiết kế

Thông thường, chuyên gia tư vấn thiết kế được chọn là người đã có rất nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, phân tích kết cấu và kiểm định. Quản lý cơ cấu tổ chức đòi hỏi Chuyên gia tư vấn thiết kế hiểu rõ về kết cấu kỹ thuật, hiểu biết rộng về quản lý dự án trong nước và tình hình của địa phương nhằm đảm bảo hoạt động thi công xây dựng đúng theo các tiêu chuẩn và yêu cầu thiết kế. Chuyên gia tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm phân tích các bản vẽ đảm bảo các tiêu chí kỹ thuật đồng thời đề xuất các điều chỉnh phù hợp nếu cần thiết. 

Quản lý cơ cấu tổ chức trên phần mềm quản lý dự án Faceworks phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhân sự của hệ thống.

8. Chuyên gia cao cấp về hạ tầng, giao thông

Tương tự, chuyên gia cao cấp về hạ tầng, giao thông cũng đòi hỏi có nhiều kinh nghiệm về các công trình tại Việt Nam và am hiểu thực tế địa phương. Quản lý cơ cấu tổ chức đảm bảo chuyên gia này theo dõi suốt quá trình trình thi san nền, đường giao thông, hạ tầng, đảm bảo thực hiện thi công theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật; hỗ trợ kiểm tra giám sát, đề ra các giải pháp kỹ thuật, xử lý các vấn đề xảy ra trong quá trình thi công.

9. Nhân sự văn phòng quản lý cơ cấu tổ chức

Nhân sự văn phòng quản lý cơ cấu tổ chức sẽ làm rõ trách nhiệm của từng thành viên với nhiệm vụ cụ thể về công việc được phân công, trong đó một số công việc cần có sự phối hợp, cộng tác giữa các thành viên. Số lượng cán bộ chuyên ngành, cố vấn chuyên gia tại các hạng mục quan trọng cần được điều chỉnh phù hợp tùy theo từng giai đoạn thực hiện dự án. 

Dễ thấy, ở những dự án có công nghệ phức tạp, khối lượng và giá thành lớn, thời gian thi công kéo dài, việc quản lý cơ cấu tổ chức tổ chức đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tất cả các dữ liệu trong quá trình quản lý giám sát được lưu trữ và trình bày rõ ràng, góp phần vào thành công chung của dự án. 

Công cụ Quản lý cơ cấu tổ chức trên phần mềm quản lý dự án Faceworks sẽ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhân sự của hệ thống với đầy đủ các chức năng chính sau đây:

1. Quản lý danh mục phòng ban, các đơn vị trực thuộc

• Chức năng thêm mới phòng ban
• Chức năng sửa thông tin phòng ban
• Chức năng xoá thông tin phòng ban
• Chức năng quản lý danh sách phòng ban

2. Quản lý Danh mục chức vụ

• Chức năng thêm mới chức vụ
• Chức năng sửa thông tin chức vụ
• Chức năng xóa chức vụ
• Chức năng quản lý danh sách chức vụ

3. Quản lý danh mục nhân viên

• Chức năng thêm mới nhân viên
• Chức năng sửa thông tin nhân viên
• Chức năng xóa nhân viên
• Chức năng quản lý danh sách nhân viên

Đội ngũ phát triển phần mềm Faceworks tin rằng những kinh nghiệm dày dạn trong việc nghiên cứu, phát triển cũng như triển khai giải pháp quản lý dự án lâu năm của chúng tôi sẽ đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất trong hoạt động quản trị cho quý khách hàng. Đừng ngần ngại nhấc máy liên hệ ngay qua hotline tư vấn miễn phí 0974 69 6600 để nhận được giải pháp phần mềm quản lý cơ cấu tổ chức phù hợp nhất với quy trình vận hành của doanh nghiệp!