Tại sao doanh nghiệp cần có phần mềm để quản lý?

Tại sao doanh nghiệp cần có phần mềm để quản lý?

Ngày nay, một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tin rằng họ có thể quản lý tốt doanh nghiệp mà không cần đến hệ thống ERP. Có thể bởi họ đã quen với phương thức quản lý cũ và ngại đổi mới, có thể họ tự tin rằng mô hình hoạt động của họ đủ đơn giản để chỉ cần quản lý doanh nghiệp bằng vài google sheets hoặc các bảng tính excels. Đây là những tư duy sai lầm và sẽ khiến các chủ doanh nghiệp rơi vào một ma trận những dữ liệu lộn xộn. Để không bị rơi vào tình trạng đó, các doanh nghiệp nên sử dụng đến giải pháp ERP. Nếu như còn mơ hồ về giải pháp này, thì những lý do sau đây sẽ khiến doanh nghiệp không thể chần chừ nữa mà ngay lập tức tìm đến ERP.

Giải pháp ERP giúp đồng nhất dữ liệu

Một doanh nghiệp phải quản lý nhiều mảng như quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, chấm công, tính lương,… ; tuy vậy, thường thì mỗi phòng ban sẽ sử dụng một loại phần mềm riêng lẻ để quản lý dữ liệu, dẫn tới việc trao đổi, liên kết, đồng bộ dữ liệu sẽ rất khó khăn và mất thời gian, dễ gây nhầm lẫn, sai xót trong quá trình quản lý. Điều này làm giảm năng suất công việc, và nhà quản lý không nắm chính xác được tình hình công việc dẫn tới không đưa ra được các quyết định đúng đắn kịp thời. Đặc biệt, khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, các đơn hàng, lượng hàng hóa ngày một tăng, đội ngũ nhân sự ngày một phức tạp thì chủ doanh nghiệp sẽ mắc vào đống “tơ vò”.

ERP có khả năng quản lý nhân sự, tài chính, sản xuất, đơn hàng, và rất nhiều những mảng khác. Nhờ có ERP, tất cả dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp đều được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Mọi dữ liệu đều được liên kết với nhau trên hệ thống khổng lồ này. Chỉ với một hệ thống duy nhất, các phòng ban có thể dễ dàng liên kết với nhau và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Gói dịch vụ ERP là không rẻ, vì vậy nên trông có vẻ như là nó không thực sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách. Nhưng sự thực là giải pháp này lại giúp tiết kiệm ngân sách rất nhiều. Bởi như đã nói, giải pháp ERP giúp đồng nhất rất nhiều mảng bị quản lý rời rạc trong hệ thống của tổ chức. Bằng cách đồng nhất hệ thống, doanh nghiệp đạt được hiệu quả thiết thực trong chi tiêu và cải thiện quá trình vận hành doanh nghiệp. Không chỉ vậy, với một hệ thống duy nhất, nhà quản trị không mất chút thời gian nào để thống kê, trao đổi, liên kết lại các dữ liệu, nhờ đó nhà quản trị doanh nghiệp có thêm quỹ thời gian để làm những công việc khác, tăng hiệu suất công việc. Do vậy, thay vì đầu tư vào nhiều hệ thống rời rạc, không thống nhất, hoặc phải tiêu tốn ngân sách và thời gian để xử lý các vấn đề do sự lộn xộn trong quản lý rời rạc mang lại, việc  đầu tư cho giải pháp ERP là thiết thực hơn nhiều.

Thông tin được cung cấp kịp thời

Không có ERP, phòng ban của bạn sẽ có thể bị mơ hồ về thông tin và lạc lối do thông tin chưa được liên kết và chia sẻ kịp thời. Điều đó dẫn tới các thành viên trong phòng ban chỉ đưa ra các quyết định dựa theo kinh nghiệm và cảm tính, bởi họ không nắm được dữ liệu đầy đủ để có căn cứ đưa ra quyết định. Thỉnh thoảng đó cũng là quyết định đúng đắn, nhưng thường thì đó là những quyết định kém tối ưu, có thể xảy ra tình trạng doanh nghiệp tốn tiền vô ích và mất lòng tin của khách hàng. Với ERP, mọi dữ liệu được liên kết và chia sẻ ngay lập tức, các phòng ban nắm được thông tin của nhau kịp thời, giúp đưa ra những quyết định đúng đắn và hiệu quả.

Phân tích, thống kê dễ dàng hơn

Giải pháp ERP đúng đắn có thể giúp phòng ban viết các bài báo cáo dễ dàng và nhanh chóng hơn, và nó có thể bao gồm tất cả mọi thứ, từ thống kê doanh thu, các khoản chi tiêu, cho đến các bản báo cáo theo xu hướng hiện hành thay vì những bản báo cáo theo lối cổ điển cũ kỹ. Khả năng cho phép truy cập vào các bản báo cáo nhanh chóng giúp nhà quản lý doanh nghiệp cũng như các phòng ban đưa ra các quyết định đúng đắn và nhanh chóng hơn rất nhiều. Doanh nghiệp không cần phải phụ thuộc vào nhân viên IT để thiết lập các báo cáo cần thiết.

Giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng

ERP là một hệ thống mang tính nội bộ, do đó doanh nghiệp có thể sẽ nghĩ rằng ERP chẳng có liên hệ gì đến sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, đây là một ngoại lệ. Một giải pháp phần mềm ERP đúng đắn có thể sử dụng trong nhiều công việc marketing, và nó liên quan đến những quy trình bao gồm khởi động và tìm kiếm khách hàng, cho đến những giai đoạn cuối như dịch vụ chăm sóc khách hàng và giữ chân khách hàng. Tựu chung, nó có thể giúp giao tiếp tốt hơn với khách hàng trong tất cả các giai đoạn của quá trình.

Đáp ứng được nhu cầu của tất cả các loại hình doanh nghiệp

ERP là không cố định cho bất kỳ một doanh nghiệp nào, bởi mỗi doanh nghiệp dù hoạt động khác lĩnh vực hay cùng một lĩnh vực, thì mô hình và cấu trúc hoạt động cũng khác nhau. Do đó, một giải pháp ERP đúng đắn sẽ đáp ứng được một cách đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động tốt trong mọi quy trình nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

Ở Việt Nam, số doanh nghiệp sử dụng ERP là không nhiều, bởi đây là một vấn đề còn khá mới mẻ và phức tạp. Tuy nhiên, trước ngưỡng cửa hội nhập thế giới, các nhà quản trị doanh nghiệp nên bắt đầu làm quen với hệ thống này càng sớm càng tốt để có thể quản lý doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả nhất.