TẦM QUAN TRỌNG CỦA BÁO CÁO SẢN LƯỢNG DỰ ÁN VỚI DOANH NGHIỆP TRONG QUẢN LÝ SẢN XUẤT, THI CÔNG

Báo cáo sản lượng dự án có thể là tài liệu quan trọng nhất đối với nhà quản trị doanh nghiệp trong ngày. Đó là cơ sở để phát hiện hoạt động kém hiệu quả ở từng khâu sản xuất, thi công xây dựng,  đánh giá tiến độ dự án và theo dõi chi phí trong quản lý sản xuất theo thời gian sản xuất, thi công thực tế.

Báo cáo sản lượng dự án là gì? Muốn viết báo cáo sản lượng dự án cần thu thập những thông tin, dữ liệu sản xuất, thi công nào?

Báo cáo sản lượng dự án là một văn bản báo cáo định kỳ hoặc báo cáo theo giai đoạn sản xuất thi công xây dựng, được lập ra hàng ngày, hàng tháng, hàng quý… nhằm tóm tắt tất cả tình hình hoạt động sản xuất, thi công theo tiến độ dự án, thường đi kèm chi phí chi tiết. Báo cáo sản lượng dự án cũng được lập khi tổ chức nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành gói thầu, hạng mục công trình, công trình xây dựng theo quy định.

Tùy theo tính chất công việc và mục đích thực hiện mà một bản báo cáo sản lượng dự án có thể gồm những nội dung chính liên quan đến một dự án sản xuất, thi công xây dựng cụ thể như: Thời gian thực hiện; hạng mục sản xuất, thi công; đơn vị, khối lượng, chi phí vật liệu, nhân công tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, thi công; tổng mức đầu tư dự án; chi phí lãi vay; tiến độ sản xuất, thi công v.v

Ví dụ: Đọc bản báo cáo sản lượng thi công xây dựng hàng ngày, chủ đầu tư có thể biết được đơn vị thi công đã hoàn thành được bao nhiêu hạng mục thi công, xây được bao nhiêu m2 tường, tiến độ thi công đạt được bao nhiêu % so với hợp đồng, chi phí triển khai cụ thể ra sao…

Ảnh 1: Báo cáo sản lượng dự án có vai trò cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp trong quản lý sản xuất, thi công.

Thông thường, báo cáo sản lượng là bản báo cáo nội bộ nộp lên các cấp có thẩm quyền quản lý (ban giám đốc, chủ đầu tư, các phòng ban lãnh đạo quản lý sản xuất, quản lý dự án v.v) nhằm mục đích kiểm soát, điều hành quá trình sản xuất và sử dụng ngân sách. Tuy nhiên cũng có trường hợp báo cáo sản lượng dự án cần được gửi đến các đối tác, hoặc ngân hàng cho vay theo yêu cầu đặc biệt.

Trước khi viết báo cáo sản lượng dự án, bạn cần chuẩn bị, thu thập hàng loạt dữ liệu thiết yếu gồm:

• Thông tin giới thiệu chung về: Quy mô, tổng mức đầu tư, địa điểm triển khai dự án; thực hiện sản xuất, thi công
• Yếu tố pháp lý của dự án: Đã được phê duyệt, cấp phép hay chưa?
• Quy trình quản lý, điều hành dự án sản xuất, thi công
• Dự trù thiết bị, vật liệu, hệ thống máy móc, công cụ, nguồn năng lượng phục vụ dự án sản xuất, thi công kèm theo chi phí cụ thể.
• Yêu cầu về nhân công tham gia dự án sản xuất, thi công (số lượng, trình độ, tuổi tác…)
• Tiến độ thực hiện quy trình dự án sản xuất, thi công
• Thời gian thực hiện, bàn giao sản phẩm hoặc công trình dự kiến
• Những tồn tại, khiếm khuyết về chất lượng, sự cố công trình kèm theo đề xuất điều chỉnh dự án (nếu có)
• Kiểm tra công tác nghiệm thu, sử dụng sản phẩm…

Dễ thấy xung quanh quá trình quản lý sản xuất luôn tồn tại rất nhiều dữ liệu, thông tin chi tiết cần sắp xếp, xử lý và phân tích. Nhưng lựa chọn dữ liệu như thế nào giữa lượng dữ liệu khổng lồ đó để hoàn thành bản báo cáo sản lượng một cách thông minh, khoa học; hỗ trợ tăng năng suất, sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường – Bài toán tưởng như khó giải nay đã tìm ra đáp số ở công cụ báo cáo tự động trong một số phần mềm quản lý sản xuất hiện đại, tiêu biểu như phần mềm Faceworks. 

Các bản báo cáo sản lượng dự án được lập từ phần mềm quản lý sản xuất, thi công xây dựng này có khả năng lưu trữ, xử lý lượng lớn thông tin một cách đơn giản, trực quan với phần trình bày đẹp mắt, dễ nhìn mà vẫn đảm bảo yêu cầu chính xác tuyệt đối.

Báo cáo sản lượng dự án có vai trò như thế nào với doanh nghiệp trong quản lý sản xuất, thi công?

Báo cáo sản lượng dự án là một trong những bản báo cáo quan trọng bậc nhất đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thi công.  

Ảnh 2: Phần mềm Faceworks giúp việc lập báo cáo sản lượng dự án sản xuất, thi công trở nên dễ dàng hơn.

Một bản báo cáo sản lượng dự án chỉn chu, chính xác sẽ giúp nhà quản lý sản xuất trả lời những câu hỏi cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp như:

• Mỗi đơn vị sản phẩm, diện tích thi công xây dựng mất bao nhiêu thời gian để hoàn thiện, chi phí cho mỗi bộ phận sản xuất, thi công là bao nhiêu?
• Chi phí thi công xây dựng, chi phí sản xuất nào là cao nhất: nguyên vật liệu, nhân công hay chi phí quản lý, tư vấn và lãi vay?
• Dự án đang gặp khó khăn, vướng mắc ở công đoạn hay bộ phận cụ thể nào trong quá trình thi công, quản lý sản xuất? Trong bất kỳ bộ phận cụ thể?
• Việc áp dụng những cải tiến trong quy trình như sử dụng phần mềm quản lý sản xuất có đem lại hiệu quả tích cực (so với báo cáo sản lượng dự án trước đó) không?
• Trong quá trình quản lý sản xuất có xảy ra biến động đáng kể ở giá nguyên vật liệu, nhân công ảnh hưởng đến tổng chi phí không? Nếu có thì nguyên nhân do đâu?

Tựu chung lại, báo cáo sản lượng dự án đưa ra một tầm nhìn sâu rộng cho ban lãnh đạo và nhà quản trị thông qua việc cung cấp dữ liệu liên quan đến dự án sản xuất, thi công theo thời gian thực tế cũng như liên tục cập nhật về vật liệu, nhân công và các hạng mục khác cần xem xét để hoàn thành dự án đúng tiến độ. Đây cũng là nền tảng giúp doanh nghiệp theo dõi quy trình vận hành sản xuất, thi công một cách toàn diện, đầy đủ nhất.

Một văn bản báo cáo sản lượng dự án chi tiết cũng đính kèm bản kế hoạch quản lý sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm sơ đồ mặt bằng của dự án sản xuất, thi công; chất lượng thành phẩm đầu ra và các công việc giúp đảm bảo chất lượng thành phẩm. Báo cáo sản lượng dự án còn thể hiện doanh nghiệp có đang tuân thủ nghiêm các quy định, điều khoản về việc thực hiện quy trình sản xuất, thi công tại địa điểm cụ thể nào đó hay không.

Được phát triển bởi Công ty cổ phần dịch vụ và công nghệ TIT – đơn vị cung cấp phần mềm uy tín trong ngành, phần mềm Faceworks đã, đang và sẽ trở thành trợ thủ đắc lực của hàng ngàn nhà quản trị doanh nghiệp trong việc lập báo cáo sản lượng dự án một cách cụ thể, chi tiết với độ chính xác tuyệt đối mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức. 

Ngoài các mẫu báo cáo sản lượng dự án được thiết kế, cài đặt sẵn trong phần mềm Faceworks, chúng tôi luôn sẵn sàng thiết lập thêm các mẫu báo cáo dự án phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị, lãnh đạo công ty, đảm bảo theo sát quy trình vận hành, quản lý sản xuất của doanh nghiệp.

Ảnh 3: Bên cạnh báo cáo sản lượng dự án, phần mềm Faceworks còn có nhiều chức năng báo cáo khác phục vụ quản lý sản xuất, thi công.

Chức năng báo cáo của phần mềm Faceworks cực kỳ đa dạng, phù hợp với mọi dự án sản xuất, thi công xây dựng, trong đó có cả báo cáo sản lượng dự án. Các chức năng điển hình được đề xuất cài đặt trong phần mềm quản lý sản xuất bao gồm:

• Báo cáo xuất nhập tồn kho thành phẩm
• Báo cáo thực tế sản xuất theo mỗi công đoạn trong ngày
• Báo cáo thực tế sản xuất theo mỗi công đoạn theo thời gian
• Báo cáo sản phẩm lỗi theo mỗi công đoạn (số lượng lỗi, loại lỗi, tỉ lệ sản phẩm bị lỗi so với số lượng sản xuất)
• Báo cáo thực tế sản xuất theo đơn hàng
• Báo cáo thực tế sản xuất theo tổ sản xuất theo thời gian.

Ngoài danh mục các chức năng đề xuất kể trên, đội ngũ phát triển và cung cấp phần mềm Faceworks còn có khả năng thiết kế chức năng báo cáo sản lượng dự án dựa theo nhu cầu cập nhật thông tin của từng doanh nghiệp sản xuất, thi công.

Quản lý sản xuất bằng phần mềm Faceworks, nhà quản trị doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình và hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Ngoài chức năng gửi báo cáo sản lượng dự án tự động, phần mềm Faceworks còn được sử dụng để tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các dự án sản xuất, thi công xây dựng từ đầu đến cuối. Danh sách công cụ cài đặt trong phần mềm Faceworks cũng cung cấp cho nhà quản lý sản xuất thông tin chi tiết về khách hàng, xu hướng thị trường, lập ngân sách và dự báo định mức công việc sản xuất, thi công. 

Thay đổi và tối ưu quy trình bằng phần mềm quản lý sản xuất Faceworks ngay hôm nay – cơ hội nằm trong tay bạn! Hãy thử trải nghiệm, lắng nghe tư vấn thiết kế phần mềm Faceworks – một trong những phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất hiện nay qua số điện thoại đường dây nóng:  0974 69 6600 hoặc truy cập https://faceworks.vn để biết thêm thông tin chi tiết.